業務効率化システム・ソフトウェア

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業務効率化システム・ソフトウェアの9カテゴリ一覧

業務効率化システム・ソフトウェアとは

業務効率化システム・ソフトウェア

業務効率化システム・ソフトウェアとは、私たちが必ずやらなければならない細やかな反復タスクをシステムに代替させることで、業務の効率化を実現するシステム・ソフトウェアです。

これまで、各業務の微妙な差異から、いちいち開発する必要があり高単価だった業務効率化システム・ソフトウェアですが、AI・RPAなどのロボティクスやSaaSなどのクラウドサービスの登場により、利便性は向上し導入コストは低下しています。

昨今働き方改革に関する法改正に伴い、通常業務おける効率化や生産性の向上を図る取り組みが様々な業界・業種において注目されています。 働き方改革の風潮を受け、導入需要も高まっています。

業務効率化システム・ソフトウェアの種類

様々なルーチンワークを効率化できるシステム・ソフトウェアには以下のような種類があります。

  • 電子帳票
    電子帳票とは、契約書・請求書・納品書といったビジネスで作成される書類を電子データとして保存しているものです。保存と管理が煩雑な紙媒体と異なりデータベース上での検索も容易で、保存スペースの節約・調査確認コストの削減につながります。
  • OCR
    OCRとは、紙面の文字をスキャンした後、コンピュータが利用できるデジタル文字コードに変換する技術です。電子帳票は初めから対象がデジタルである必要がありますが、現実には過去の履歴の多くが紙資料でしょう。そうした資料をデジタル化する技術です。
  • ERPパッケージ
    ERPとは、「会計」「人事」「生産」「物流」「販売」といった企業の中心的な活動なのに個別に管理されていた部門システムを、連携して統合運用しようという考え方です。ERPとは、Enterprise Resources Plannningの頭文字をとったもので、資材所要量計画と呼ばれています。従来はカスタマイズ性がたかかったERPシステムを汎用化したものをERPパッケージと呼びます。
  • RFIDシステム
    RFIDシステムとはRadio Frequency IDentification Systemの略で、媒体に電波や電磁波を用いたIDシステムです。運送するものや移動している人がつけている「RFタグ」と拠点に設置された「リーダライタ」との間で通信を行い、必要なやりとりを行う一種の無線通信システムです。製品の仕分けなどに応用されており、無人工場の基幹技術にもなっています。
  • コンフィグレータ
    製品の構成や仕様などに応じて見積を算出するシステムです。特に製造業や住宅業などは、顧客の細かい仕様要求にこたえなければいけない場合も多く、従来は見積に時間がかかっておりました。しかし、このコンフィグレータを活用することで営業担当者がその場で概算や納期についても回答できるレベルまで進化してきています。
  • コミュニケーションツール
    在宅・リモートワークが促進される中で会社内や企業間におけるコミュニケーションツールは業務の効率化を図る上で非常に重要なものになりつつあります。 代表的なものとして、社内専用のSNS、ビジネスチャット、ウェブ会議用のツール・システムが挙げられます
  • RPA
    RPAとはロボティクス・プロセス・オートメーションの略で、普段パソコンなどを用いて行なっている業務や作業(データ収集・バックオフィス作業など)を自動化して行うことのできるシステムです。 機械学習や人工知能のようなものではなく、判断を伴わない単純な作業を素早く処理できるため、膨大なデータ量を取り扱うような業務において大幅に作業時間を短縮することが可能です。
  • ペーパーレス化システム
    署名や捺印などこれまで紙面上しか行えなかった業務をクラウド上で行うことできるツールです。 文書保管に関する法改正が行われたために最近注目を集めているシステムです。 ペーパーレス化の対象となっている書類は年末調整の書類・予算申請・契約書・請求書などどの業種でも重要な書類がほとんどで、導入により迅速な処理が可能となります。

業務効率化システム・ソフトウェアの成功事例

代表的な業務効率化システム・ソフトウェアの導入成功事例をご紹介します。

  • 株式会社マイナビによる部門横断型顧客管理システムの導入
    株式会社マイナビでは部門ごとに異なるソフトウェアを利用して顧客情報を管理していたため、顧客とのやり取りに効率を欠いていた。また、既存で利用してたソフトウェアがサポート終了になるケースも出てきたので、全社横断型の顧客情報データベースと帳票出力システムを導入した。
  • 横河電機株式会社によるコンフィグレータシステムの導入
    横河電機では負荷の高い特注対応をいちいち持ち帰って見積もるのではなく、組み合わせの可否判断も可能なコンフィグレータシステムを導入することで、組み合わせ可否と価格概算をその場で算出するシステム導入した。オーダー仕様不備を抑制することができ、迅速な営業対応が可能となった。

非常に便利な業務効率化システム・ソフトウェアですが、ただ闇雲に導入するのではなく、企業や部署の現状・現況を把握した上でどのようなシステムを導入するかを吟味することが重要となります。

また便利なシステム・ツールの中には新しい技術ゆえに取り扱いが難しいものも存在するので、導入予定の部署のITレベルに合わせたシステムの選択も重要です。

参考文献
・株式会社マイナビのUnitBase導入事例
https://www.justsystems.com/jp/products/unitbase/casestudy/mynavi.html
・横河電機株式会社によるKKE/OrderConfigの導入事例
https://www.kke.co.jp/solution/casestudy/manufacturing/kkeorderconfig-yokogawa.html



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