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電子契約システムについての概要、用途、原理などをご説明します。また、電子契約システムのメーカー10社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
電子契約システムとは、紙媒体の契約書に代わって、電子的に契約を締結したり管理したりするシステムです。
システム内における主な機能は、契約締結、契約書の管理、契約に関わる業務を効率化する機能の3種類に大別されます。電子契約とは電子データ上の契約書に電子署名を付与することで契約を締結する契約です。電子契約を用いることにより、印紙代や印刷コスト、印刷や製本に関わる人的コストを削減することが可能です。また、契約を完全にオンライン上で行うこともできテレワークにも対応できる他、契約済みの契約書の管理もペーパーレスで効率化されます。
電子契約システムを利用することにより、電子署名やタイムスタンプなど、高度なセキュリティ機能により、契約内容の改ざんを防ぎ、紙の契約書を電子データで管理することで、保管スペースの削減や情報管理の効率化が図れます。
様々な種類の製品があり、電子契約と合わせて紙の契約書も一括で管理を行うものができる製品もあります。また、営業支援・顧客管理・請求管理・決済管理などの他サービスとの連携が可能なものでは、幅広い業務範囲の効率化に貢献が可能です。
電子契約システムが使用される用途には、次のような契約の締結・管理があります。
電子契約システムで取り扱われる契約書には、業務委託契約書や請負契約書、製造委託契約書、金銭消費貸借契約書などがあります。
例えば、携帯電話会社では月に数万件もの契約書・申込書が取り扱われますが、電子契約システムを用いることでこれらを電子化することで業務内容が大きく改善されました。また、協力会社などと請負契約や委託契約を結ぶことの多い建設関係やビルメンテナンス会社などでは印紙代などコストの削減に有効です。
人事関連の契約は、入社から退職まで、従業員との間で様々な契約を締結する必要があります。電子契約システムを導入することで、人事手続きの効率化を図ることができ、従業員の契約情報を一元管理し、データの正確性を確保できます。
また、紙の書類作成や郵送の手間が省け、入社手続きなどを迅速に行えます。
電子契約システムで取り扱われる売買契約には物品の売買契約書や、不動産売買契約書 (土地、建物) などがあります。契約書の作成、送付、受領といった一連の手続きがオンライン上で完結するため、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。特に、遠隔地との契約や、多数の契約を同時に進める場合にその効果を発揮します。
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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