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プロジェクト管理システムについての概要、用途、原理などをご説明します。また、プロジェクト管理システムのメーカー34社一覧や企業ランキングも掲載しております。プロジェクト管理システム関連企業の2025年3月注目ランキングは1位:株式会社ミツモア、2位:株式会社アイルとなっています。
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プロジェクト管理システムとは、チームで進めるプロジェクトの目標、予算、スケジュール、タスク、リソースなどを監視、制御するための情報管理システムです。
1つのプロジェクト案件ごとに、受注・開発・購買・生産・出荷などの各プロセスを統合的に管理することによって、複雑化・大型化が進むプロジェクト全体の管理を支援します。スケジュールなどを管理する同様のシステムとして、生産管理システムや工程管理システムなどがありますが、これらは主に製造業で使われるシステムです。
一方、プロジェクト管理システムは製造業に限らず、全ての産業分野に適用できます。プロジェクトの分野、規模、複雑度などによって、エクセルのテンプレートを使用する簡易的なものから、企業の業務形態に合わせてカスタマイズされたものまで、さまざまなレベルのシステムがあります。
プロジェクト管理システムは、製造業やソフトウェア開発、情報サービス、小売業、商社、飲食産業、建設業、金融機関など、あらゆる産業分野で使用されます。特に、業務フローが複雑でタスク管理が難しい場合や、大人数が関わる規模の大きいプロジェクトの場合、複数の企業で1つのプロジェクトを進める場合などで大きな効果を発揮します。
プロジェクト管理システムでは、プロジェクトごとに全プロセスを管理しますが、産業分野によってプロセスが異なり、必要とされる機能のセットも異なります。プロジェクトマネージャーやプロジェクトチームメンバーがプロジェクトをより効果的かつ効率的に管理するためのツールとして有用です。
プロジェクトマネージャーはプロジェクトの全体進捗を常に把握しておく必要があるため、特に使用頻度が高いことと、そのプロジェクトや産業分野にとって最適なプロジェクト管理システムを選定することが不可欠です。
プロジェクト管理システムにはさまざまな機能がありますが、基本的に以下の機能で成り立っています。
プロジェクトの業務フローを小さい作業単位のタスクに分解し、それぞれのタスクのインプット (材料や書類など) 、具体的な作業内容、アウトプット (投資対効果・成果物) 、タスク完了の条件、タスクの優先度などを設定します。タスクの優先度は、タスク間の依存関係を明確にして、そのタスクが終了しないと開始できないタスクがある場合や影響度の大きい場合は、優先度を上げるよう設定します。
タスク完了の条件に責任者の承認がある場合など、承認プロセスをシステム上で実施できる機能を持つものもあります。
プロジェクトのタスク、または複数のタスクをまとめた工程ごとに、作業内容・作業時間・人員などからスケジュールを策定し、ガントチャートに落とし込みます。ガントチャートは、各工程の業務内容を縦軸に、スケジュール・バーを横軸に記載したものです。
工程間の依存関係やプロジェクトの状況を視覚的に確認できる図を指します。このガントチャートを使って工程の進捗状況を把握し、納期を厳守できるようスケジュールを管理します。進捗状況を分かりやすくするために、グラフィカルなダッシュボードで表示させる機能もあります。
スケジュールに遅延が発生した場合にアラート表示・アラート発信する機能、AI機能を搭載したプロジェクト管理システムにおいては、過去の遅延状況や後工程の工数をもとにシミュレーションし、最適なリソース管理の提案やリスク抽出をしてくれる機能もあります。
プロジェクトに関わる人員全員が必要な情報を共有できる機能です。スケジュールだけでなく、作業手順などのドキュメント、議事録、レポートなどの文書、資材の在庫状況、設備のメンテナンス情報など、プロジェクト全体を通した情報を一元管理します。
コラボレーションツールとも言われ、電子メールやチャット、ビデオ会議などを提供することで、チーム全員とのコミュニケーションと協力を促進します。
プロジェクト管理システムを選ぶ際は、以下の点に注意する必要があります。
システム自体が使いやすく、ユーザーが直感的に操作できることが重要です。また、スマートフォンやタブレットからもアクセス可能であることや、各端末からの更新内容がリアルタイムに反映されることは、プロジェクト管理において重要なポイントになります。
プロジェクト管理システムは、企業やプロジェクトの今後の規模の拡張性に応じてシステム自体の拡張性も重要になります。追加機能やモジュール追加、容量の拡張ができるかどうかを確認する必要があります。
企業やプロジェクトに合わせてカスタマイズできるかどうかを確認します。プロジェクトは企業の方針、取引先の方針、世間の動向など、さまざまな形で変動します。常に変わるプロジェクトに柔軟に対応できるカスタマイズ性を兼ね備えた機能があるかが重要です。
プロジェクト管理システムには、機密性の高い情報が含まれています。システムが適切なセキュリティ対策を講じていることの確認と、万が一のときのバックアップ体制が整っていることを確認する必要があります。
問題が発生した場合、適切なサポートを受けられることが重要です。迅速かつ的確にサポートが受けられるかどうかを確認します。プロジェクト管理システムは海外製のものもあるため、その場合はサポートが日本語対応しているかどうかも確認が必要です。
参考文献
https://jp.smartsheet.com/top-project-management-excel-templates
https://www.obic.co.jp/project/serviceindustry_solution/project_management.html
https://products.sint.co.jp/obpm/blog/task-management
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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