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グループウェアについての概要、用途、原理などをご説明します。また、グループウェアのメーカー12社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
グループウェアとは、企業や団体内の情報共有やコミュニケーションを円滑化して、業務効率化を促進するソフトウェアです。
グループウェアには自社サーバーにソフトウェアをインストールする方式のオンプレミス型とインターネット上のサーバーを利用してソフトウェアを使う方式のクラウド型の2種類あります。オンプレ型は自社のニーズに合ったカスタマイズをでき、既存システムでの連携がしやすいところ、クラウド型はクラウドサーバー上のソフトウェアを使うためインターネット環境さえあれば社内外問わずどこでも使う事ができるところがメリットです。
グループウェアは以下の用途で使われています。
グループウェアを導入する事で業務に必要な知識や進歩の状況、新しい情報などをオンタイムで他の人と簡単に共有可能です。これまで電話やメールなどで伝えていた情報も回覧板や掲示板などの機能でたくさんの相手に一斉送信できるようになっています。ファイル共有をすれば資料や新たなナレッジなどの共有・保存も簡単で、仕事にも色々生かせられます。
会議機能やチャット機能もグループウェアにあり、電話やメール、FAXなどでしていた連絡・相談を一層簡単にできます。複数のメンバーがチャット機能に参加してれば、オンライン会議も開けます。オンライン会議では画面上ではありますが、実際に話して議論を進められます。どの機能でも気軽にコミュニケーションを取る事が可能で、それぞれの人との関係を一層深められます。
書類作りなどの事務作業がどこまで進んでいるか、どこで止まっているかなどがすぐに分かるようになり、事務作業の効率をアップさせる事ができます。情報共有の活性化と同じように回覧板機能を使えば、事務作業に関わる必要な情報を全員にもれなく周知も可能で、便利です。ワークフロー機能で各種申請や稟議書類の回付などをペーパーレス化させれば、進捗の可視化や遠隔での決済も行えるようになります。
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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