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ワークフローについての概要、用途、原理などをご説明します。また、ワークフローのメーカー5社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
ワークフロー (英: Workflow) とは、企業等の業務を進める上での、様々やり取りや手続きの一連の流れのことです。
また、その流れを図示化したものを指します。例えば、備品購入や経費精算で、「どのように申請して誰の承認を得る必要があるのか」といった手順を定めたものです。
ワークフローの可視化により、業務の流れを見直すことが可能で、それによって業務効率の向上を実現できます。その際、従来の紙媒体でのやり取りを排除し、電子的な手段に置き換えることで、業務スピードアップや人的ミスの削減などをさまざまな業務改善につなげられます。
ワークフローシステムは、物品購入や契約などの各種稟議、総務・経理・人事関連などの各種申請、報告書の提出、企画提案書の提出など、さまざまな業務に利用されます。特に、物品の購入や取引先などとの契約に関する社内稟議の自動化がワークフローシステムの得意とする分野です。
一般的に、ワークフローは複数のタスクを関連付け、順序付け、自動処理により、生産性を向上させ、エラーを減らし、時間とコストを節約できます。
ワークフローは、一般的に以下のような手順で構成されています。
業務プロセスを分析します。これには、業務の目的、作業の流れ、役割、責任などが含まれます。
業務プロセスを改善するために、ワークフローを設計します。これには、タスクの定義、タスクの順序、役割と責任の定義、およびワークフローの自動化に必要なツールとシステムの選択が含まれます。
ワークフローを実装するために、必要なシステムとツールを導入し、自動化されたプロセスを設定します。これには、ワークフローの自動化、ワークフローの監視、およびワークフローの改善が含まれます。
ワークフローが正常に機能しているかどうかを監視し、必要に応じて改善します。これには、ワークフローの分析、ワークフローの改善、およびワークフローの改善に必要なシステムとツールの選択が含まれます。
ワークフローの自動化により、時間とコストを削減し、生産性を向上させることができます。また、ワークフローの設計と実装により、業務プロセスを最適化し、エラーを減らし、効率を高められます。
ワークフローシステムを選択する前に、自社が抱える課題や目的を明確にし、要件を洗い出す必要があります。また、どの程度のワークフローが流れるのかも見積もっておくことをおすすめします。
直列承認や並列承認、合議承認、フロー分岐など企業や組織ではさまざまなフローが存在します。自社で必要とする承認フローが実現できるかを見極めます。
例えば、人事異動があった場合に、人事システムとの連携により承認者の変更が自動的にできると運用の手間が減ります。
スマートフォンを社員に支給している場合、ワークフローシステムがスマートフォンに対応していれば、出先でも操作できるため素早い処理が可能となります。
ワークフローの導入による電子化によって、多くのメリットが得られます。主なメリットは以下のとおりです。
その他にも、紛失リスクを削減できる、保管場所を削減できる、検索が容易になる、印刷コストを削除できるなどのメリットがあります。
参考文献
https://www.ndensan.co.jp/dugong/workflow.html
https://www.atled.jp/workflow/
https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/blog/workflow-advantages-and-disadvantages
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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