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契約書管理システムについての概要、用途、原理などをご説明します。また、契約書管理システムのメーカー13社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
契約書管理システムとは、契約書を電子データ化して一元管理するシステムの事です。
電子データの契約書であれば管理しやすく、契約を交わす際もオンライン上で簡単に行う事ができます。紙の契約書だと紛失や破損のリスクがありますが、電子データであればそのような事もないです。検索機能があるものだと必要な時に短時間で契約書を見つけ出す事ができ、便利です。他には、契約終了後も契約書を保管する場合に管理システムがある事で場所を取らずに済みます。
契約書管理システムは以下の用途で使われています。
契約管理システムを導入する事で、これまで紙媒体で管理していた契約書をデータ化でき、作業時間を大幅に削減できます。契約書の作成と締結、管理などを画面上で進められて、業務の効率化を図れます。契約書に関する事に使っていた時間を他の業務に使えるところも良いポイントです。
契約書を電子化してデータで管理するようになると、用紙代やインク代、収入印紙代、郵送代などの料金が掛からなくなり、コストをカットできます。紙で契約書を作っていた時と比較するとコストのカット額は大幅なものがあり、財務面でも電子化は大きいです。一方で契約管理システムの利用料は発生するため、そこは注意が必要です。システムの利用料はサービスによって変わってくる上に、初期費用が高いところも中にはあるため利用料をしっかりと事前に確認しておきましょう。
契約書管理システムの多くは、通信の暗号化などにより外部からの不正アクセスを防止できるようになっています。契約書には企業の重要な情報や個人情報など大事な情報が含まれている事が多いため、外部からの不正アクセス防止などのセキュリティ対策は非常に大事です。紙の契約書だと紛失したり盗難される可能性がありますが、データの契約書だとそれもなく、保管する際の安心感が高いです。また、契約書の有効期限の管理も可能で、期限切れのリスクもないです。
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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