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ペーパーレス会議システムについての概要、用途、原理などをご説明します。また、ペーパーレス会議システムのメーカー9社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
ペーパーレス会議システムとは、会議の資料を紙ではなくデジタルデータで共有して会議を行うシステムの事です。
クラウドやオンプレミス環境で保存された資料をパソコンやタブレット、スマートフォンなどでアクセスして閲覧・共有可能です。ネットにアクセスできる環境と端末さえあれば、外にいたとしても資料を確認できるようになっていて便利です。画面上の資料に書き込んだり他の人と画面を同期させたりもでき、活用の方法も色々あります。
ペーパーレス会議システムは以下の用途で使われています。
ペーパーレス会議システムを導入する事で資料共有・閲覧、リアルタイム編集、画面共有などたくさんの事を一度に行えます。資料のデジタル化により会社の中にいなかったり出張に行ったりしている人でも簡単に資料を見て内容を確認でき、非常に便利です。リモート会議も可能のため、その場で会議を開けるようにもなっています。一方で色々な操作に慣れる必要があるため、そこは注意が必要です。
従来の紙ベースの会議であれば、作成した資料の印刷や配布のために紙をたくさん使わなければいけなかったのですが、ペーパーレス会議システムにより紙を一枚も使わなくても良くなりました。紙の消費を避ける事ができ、環境にも良い影響をもたらす事ができます。資料の更新や修正もすぐにできるため、手間もほとんどかからないです。
ペーパーレス会議システムの中にはアクセス制御機能という資料へのアクセスや閲覧を制限する機能もあります。認証方法はパスワードやID、顔認証、指紋認証などさまざま用意されていて、必要なシーンや人に絞って権限を与えられます。一定時間操作がなかった場合は自動ログアウトする、5回連続でパスワード失敗するとアカウントがロックされる、リストに載っている対象以外を拒絶するシステムのホワイトリストを設定するなども備わっているところも特徴です。スマートフォンなどの端末を紛失した際にはデータの強制削除も可能です。
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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