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人事情報システムについての概要、用途、原理などをご説明します。また、人事情報システムのメーカー28社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
人事情報システムとは、従業員に関する情報を一元的に管理・運用するためのシステムのことです。
具体的には、「従業員の基本情報」「採用」「勤怠管理」「労務」「人事評価」など人事業務に関連するデータをデジタルで集約・管理します。集約・管理することにより、情報が散在する状況を改善し、業務効率の向上を図ることが可能です。
多くの企業では、従業員の情報をエクセルや紙ベースで管理していますが、「必要な情報を探す手間がかかる」「情報の更新にミスが生じる」といった課題があります。また、組織変更や従業員の入退社時には膨大な量のデータ処理が必要であり、労働力と時間が取られることが一般的です。
人事情報システムを導入すれば、こうした問題を解決し、ペーパーレス化や業務の省力化が可能になります。特に、データの一元化によりスピード感のある情報の検索や、戦略的な人事施策の実行が容易になる点が、導入の大きなメリットです。
人事情報システムの使用用途として従業員基本情報の管理、勤怠管理の効率化、採用プロセスの管理、人事評価のデータ化と透明化の4つを解説します。
人事情報システムは、氏名、生年月日、住所、家族構成、入退社日などの従業員情報を管理します。従業員情報は、ライフイベントや異動に応じて頻繁に更新されるため、正確な管理が求められます。
システムを導入することで、情報を1か所で集中管理でき、各部門が必要に応じて迅速に検索することが可能です。また、従来の紙ベースやエクセルでの管理と異なり、データの重複や更新漏れを防ぐ効果も期待できます。
勤怠管理は、従業員の労働時間や休暇取得状況を把握し、正確な給与計算や労務管理を行うために重要です。人事情報システムでは、勤務時間の記録を自動化し、リアルタイムで勤務状況を確認することが可能です。
さらに、法定労働時間や残業時間の集計もシステム上で行えるため、労働基準法に基づいた適切な勤怠管理を実現できます。
採用活動では、応募者情報、面接日程、選考の進捗状況、面接評価など、膨大な情報を適切に管理する必要があります。人事情報システムを活用すれば、情報を一元化し、選考過程でのミスや漏れを防ぐことが可能です。
人事評価は従業員の成長やモチベーション向上につながります。人事情報システムを活用することで、各従業員のスキルや実績をデータとして可視化し、評価の過程を透明化できます。結果として、評価基準が明確になり、評価を受ける側の納得感を高めることが可能です。
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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