¿Qué son los Editores PDF?
Los editores PDF son programas informáticos diseñados para crear y modificar archivos PDF. En la actualidad, existen diversos productos relacionados con los editores PDF ofrecidos por varios fabricantes.
Cabe destacar que PDF es la abreviatura de “Portable Document Format”, que es un formato de archivo de documento electrónico desarrollado originalmente por Adobe Systems Incorporated (ahora Adobe) y estandarizado por la Organización Internacional de Normalización (ISO) en 2008.
Usos de los Editores PDF
Como los editores PDF eliminan la necesidad de imprimir en papel, pueden reducir significativamente el espacio de almacenamiento de documentos abrumadores en comparación con el uso de papel.
A partir de 2022, el software PDF se puede utilizar en cualquier ordenador, smartphone o tableta, independientemente del navegador web o del sistema operativo, y el software PDF está relativamente extendido.
Existen diferentes tipos de PDF, como el “PDF/A para almacenamiento a largo plazo”, el “PDF/E para ingeniería” y el “PDF/X para impresión”, que también se ajustan a estándares para fines específicos.
También es posible crear PDF que cumplan todas las normas de accesibilidad para facilitar su uso a usuarios con discapacidades.La seguridad es un factor muy importante a la hora de crear PDF; los PDF se utilizan para documentos oficiales por su relativa comodidad.
Por lo tanto, hay que tener mucho cuidado con las filtraciones de información y la manipulación de documentos. Algunos ejemplos de seguridad son la protección de documentos con contraseñas, la iluminación de documentos con certificados de clave pública (ID digitales), el cifrado de documentos con sobres electrónicos, la eliminación de información confidencial y la adopción de medidas de seguridad por parte del destinatario.
Ventajas de los Editores PDF
Recientemente, la digitalización de documentos se ha convertido en un reto para fomentar el teletrabajo. Una de las medidas más seguras para resolver el reto es convertir los documentos en papel a PDF. A continuación se explican tres ventajas de utilizar editores PDF.
1. Promueve el Teletrabajo
El uso de editores PDF puede resolver problemas relacionados con la comunicación fluida, la independencia del software y la seguridad, que son necesarios para promover el teletrabajo. Por ejemplo, los PDF pueden crearse a partir de las funciones de impresión de Microsoft Word y otras aplicaciones utilizando una impresora virtual, lo que resulta extremadamente cómodo y permite preparar los documentos lo antes posible; además, los PDF pueden editarse de forma colaborativa.
Además, permite una comunicación fluida y es independiente del software, por lo que los PDF pueden verse e imprimirse desde cualquier lugar con un lector de PDF.
2. Medidas de Seguridad Eficaces
A los PDF se les puede añadir una serie de ajustes como información de seguridad: dado que los PDF son relativamente fáciles de distribuir y visualizar, es necesario establecer restricciones de visualización, modificación, copia e impresión en los documentos importantes.
Si se establecen estas restricciones y se impide la visualización a personas no autorizadas, se puede proteger la información confidencial importante. Además, los PDF también pueden firmarse digitalmente, incorporando un mecanismo para evitar su manipulación.
3. Documentos Existentes se Pueden Convertir a PDF
PDF puede convertir fácilmente documentos en papel existentes a PDF. En primer lugar, se utiliza la función de escaneado de la imprenta para obtener imágenes de los datos del documento y, a continuación, se utiliza la función de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) del software PDF para extraer información de texto de los datos de la imagen. Estos dos pasos permiten la búsqueda de caracteres y la edición comparativa.
Se espera que las ventajas anteriores sean aún más eficaces cuando se utilicen en combinación con el software PDF basado en la nube, y los desarrolladores de software las recomiendan actualmente.
¿Cómo Elegir Editores PDF?
A la hora de elegir editores PDF, es importante tener en cuenta cómo desea editar los archivos PDF. Por ejemplo, si desea compartir archivos PDF dentro de su empresa y editarlos en colaboración, debe elegir un producto que incluya una función de edición en colaboración.
También es importante tener en cuenta si puede editar archivos PDF directamente. Esto se debe a que, aunque intente mejorar la eficacia de su trabajo, puede encontrarse con problemas como no poder insertar imágenes en un PDF o no poder introducir texto directamente.
Además, algunos productos que se comercializan como software de edición de PDF recomendados sólo añaden texto nuevo, por lo que siempre es aconsejable comparar y comprobar lo que el software puede hacer realmente, incluidos los detalles de su funcionalidad.
Un último punto a tener en cuenta es si se incluyen las funciones de protección por contraseña y OCR. La función de protección por contraseña cifra y autoriza los archivos PDF. Esta función reduce el riesgo de fuga de información a terceros.
Y la función OCR permite editar como archivos PDF documentos recibidos por fax o PDF convertidos en imágenes. Esta función permite editar como archivos PDF documentos como los enviados por correo electrónico.
Más Información sobre Editores PDF
1. Precio de los Editores PDF
El precio de los editores PDF depende de si se trata de una versión en línea o descargable. Por lo general, las versiones en línea se pagan mensualmente y cuestan entre 1.000 y 10.000 yenes.
Las versiones descargables, por su parte, descargan el software en un ordenador y suelen pagarse por uso. Los precios oscilan entre 1.000 y 50.000 yenes en comparación con los métodos de pago mensual, y varían mucho en función de las funciones recomendadas que incluyan.
2. Funciones de los Editores PDF
Las funciones de los programas PDF incluyen principalmente funciones de edición para modificar el texto de los PDF y combinar archivos PDF. Además, algunos editores PDF disponen de una serie de funciones adicionales recomendadas. Por ejemplo, la capacidad de dividir PDF, comprimir el propio PDF o reordenar o reemplazar PDF.
La división de PDF suele ser una función estándar. Sin embargo, si se desea comprimir el propio PDF, el volumen del PDF debe comprimirse mediante una función de compresión de PDF específica.
Al convertir al formato común ZIP, es posible comprimir el PDF sin utilizar un software dedicado, pero este método no comprime la capacidad del propio PDF. Además, muchos editores PDF pueden compilar PDFs pero no pueden reordenar o reemplazar PDFs, por lo que la posibilidad de cambiar el orden de los PDFs mejora la comodidad.
3. Editores PDF Basados en la Nube
Como ya se ha mencionado, el uso de editores PDF para el teletrabajo está aumentando en línea con la reciente promoción del teletrabajo, incluso como medida contra Corona. Uno de los retos para los teletrabajadores es mejorar la comodidad a la hora de acceder a la LAN de la empresa o al entorno del servidor y garantizar la seguridad al utilizar el software, y cada vez son más las empresas que trasladan el software a la nube para resolver esta cuestión.
Esto se debe a que la nube permite utilizar el software en un entorno seguro en cualquier lugar siempre que exista una conexión web, independientemente del entorno externo, como los dispositivos o el entorno de Internet. En otras palabras, el cambio a editores PDF basados en la nube es una de las tendencias en los servicios de provisión de software en general.
Por lo tanto, recientemente hay productos de software PDF que utilizan la nube no sólo para ver PDFs con un navegador sin instalar ningún software en el dispositivo, sino también para crear, editar, OCR y compartir PDFs para mejorar su usabilidad para los teletrabajadores.
4. Sobre los SDK de PDF
Junto con la computación en nube, otra tendencia en el software PDF es el SDK de PDF, que significa kit de desarrollo de software (SDK) y se utiliza como kit de desarrollo de software cuando el software PDF se va a incrustar en software web o herramientas de la empresa.
El SDK de PDF ofrece una amplia gama de funciones como kit de desarrollo de software, incluidas funciones de plug-in (extensión de funciones), funciones para controlar PDF en la comunicación entre software externo, compatibilidad con scripts como Java, firmas, búsqueda y anotación, y funciones para incrustar la edición de PDF en su propio software. Hay disponibles bibliotecas de aplicaciones y código de muestra para su uso.
Como ya se ha mencionado, las recomendaciones recientes de los desarrolladores de software para editores PDF son el SDK de PDF y las versiones habilitadas para la nube.