¿Qué es una Firma Electrónica?
Las firmas electrónicas son un mecanismo para registrar una forma legalmente válida de consentimiento o aprobación de un texto o formulario en formato electrónico. Esto significa que un documento creado en línea y firmado electrónicamente tiene la misma validez que si se hubiera hecho en papel y tinta.
Ventajas de las Firmas Electrónicas
Entre las ventajas de las firmas electrónicas se incluye la reducción de costos, la mayor eficiencia operativa y la eliminación del espacio administrativo innecesario.
En el caso de los contratos en papel, es necesario adjuntar sellos de ingresos al documento original, lo que puede conllevar costos adicionales. Asimismo, el envío de contratos por correo implica gastos de franqueo y otros costos asociados.
Además de los costos financieros, el proceso de completar un contrato en papel puede llevar mucho tiempo. Además, en algunos casos, es necesario contar con espacio físico para almacenar estos documentos, lo que implica costos adicionales en términos de mano de obra y alquiler de espacio.
La implementación de firmas electrónicas puede contribuir significativamente a la reducción de estos costos.
Base Jurídica y Efectos Jurídicos de las Firmas Electrónicas
Tradicionalmente, sellar o firmar un documento en papel demostraba su validez legal y que el documento era original.
Sin embargo, la Ley de firma electrónica, que entró en vigor el 1 de abril de 2001, hace que las firmas electrónicas sean jurídicamente vinculantes. En virtud de esta ley, un documento se reconoce como jurídicamente válido si ha sido creado por la persona que lo ha creado y si puede garantizarse su identidad y su carácter no manipulable.
Las firmas electrónicas, por lo tanto, utilizan la autenticación del firmante como una función para verificar la autenticidad. La autenticación del firmante es un mecanismo para verificar la identidad mediante registros de auditoría, contraseña, identificación social o autenticación telefónica.
Usos de las Firmas Electrónicas
Las firmas electrónicas tienen la fuerte impresión de utilizarse en situaciones contractuales, pero en realidad no se limitan a esto.
Por ejemplo, una firma electrónica puede utilizarse como sello de aprobación al confirmar una decisión interna, o como firma y sello en facturas y presupuestos.
Además, los contratos incluyen contratos de trabajo, documentos relacionados con la mano de obra, acuerdos de subcontratación y acuerdos de confidencialidad. También pueden utilizarse otros documentos relacionados con las operaciones de la empresa, como acuerdos de fusión, y documentos de préstamos financieros.
La incorporación de firmas electrónicas a las operaciones empresariales permite digitalizar los documentos, eliminando la necesidad de entregarlos en mano o de hacerlos circular y facilitando la buena marcha de los negocios. Además, las aprobaciones ya no están restringidas por la ubicación del aprobador.
Por lo tanto, la aprobación sin problemas es posible incluso cuando se viaja o se trabaja desde casa.
Tipos de Firmas electrónicas
Hay dos formas principales de crear firmas electrónicas.
La primera es utilizar una herramienta PDF, en la que se emite un identificador digital dentro del software PDF y el identificador digital puede utilizarse como firmas electrónicas seleccionando el área en la que se va a realizar la firma electrónica. Las firmas electrónicas pueden rellenarse con un lápiz óptico o similar.
Sin embargo, cuando se otorgan firmas electrónicas a documentos importantes que requieren autenticidad, es necesario solicitar a un contratista que emite identificaciones digitales que emita una identificación de firma digital y un certificado digital.
El segundo método consiste en utilizar servicios de firmas electrónicas. Este método utiliza principalmente herramientas de tipo servicio web.
Mientras que las herramientas PDF generalmente sólo permiten la firma electrónica de documentos PDF, las firmas electrónicas basadas en web permiten la firma electrónica de cualquier tipo de documento.
Seleccionar la herramienta de firmas electrónicas más adecuada para su aplicación de entre los métodos anteriores aumentará aún más la comodidad.
¿Cómo Implantar Firmas Electrónicas?
Las firmas electrónicas pueden implementarse creando una firma electrónica cada vez que se requiera una firma electrónica, o utilizando un servicio de firma electrónica.
Al considerar el método de creación de una firma electrónica caso por caso, es importante tener en cuenta la frecuencia con la que se van a realizar las firmas electrónicas.
Por otro lado, al considerar los servicios de firmas electrónicas, es necesario tener en cuenta qué documentos tiene previsto firmar electrónicamente.
Por ejemplo, si piensa firmar electrónicamente sólo archivos PDF, puede empezar a hacerlo utilizando herramientas para PDF.
Sin embargo, si piensa firmar electrónicamente distintos tipos de documentos, necesitará implementar un servicio de firmas electrónicas basado en web.