Was sind elektronische Siegel?
Elektronische Siegel sind Software und Werkzeuge zum Stempeln elektronischer Daten anstelle von herkömmlichen handschriftlichen Unterschriften und Siegeln. Mit dem Fortschreiten der papierlosen Gesellschaft werden elektronische Signaturen rechtlich anerkannt, und elektronische Siegel werden heutzutage zunehmend in Geschäftsverträgen verwendet.
Elektronische Siegel bergen jedoch das Risiko, dass sie von einer unbefugten Person genutzt wurden oder dass die elektronischen Daten selbst manipuliert wurden. Daher sind Sicherheits- und Manipulationsmaßnahmen beim tatsächlichen Betrieb des Systems erforderlich. Beispiele für solche Maßnahmen sind eine Authentifizierungsfunktion bei der Verwendung eines elektronischen Siegels, die Aufzeichnung der Identifikationsinformationen des gestempelten Bildes und das Hinzufügen eines Zeitstempels. Damit ein mit einem elektronischen Siegel versehenes Dokument offiziell gültig ist, muss es so bearbeitet werden, dass seine Legitimität gewährleistet ist, z. B. durch Anbringen eines Zeitstempels innerhalb von zwei Monaten.
Wie erstellt man ein elektronisches Siegel?
Ein elektronisches Siegel kann für jede Dokumentendatei erstellt werden, z. B. für eine Word- oder eine PDF-Datei, und je nach Dateityp kann ein elektronisches Siegel gestempelt werden, ohne dass eine spezielle Software erforderlich ist.
Word-Dateien
Elektronische Siegel können mit dem grafischen Erstellungswerkzeug in Microsoft Office Word erstellt werden. Dazu wird ein vertikales Oval erstellt, das nicht ausgefüllt wird und in dessen Mitte der Name des stempelnden Fahrzeugs eingefügt wird. Obwohl es sehr einfach zu erstellen ist, wird es aus Sicherheitsgründen nicht in der Öffentlichkeit verwendet, da es von jedem erstellt werden kann und daher leicht manipuliert oder von einer anderen Person als der, die es erstellt hat, gestempelt werden kann.
PDF-Dateien
Der Adobe Acrobat Reader, der PDF-Dateien liest, verfügt über eine Funktion für elektronische Siegel. Diese Funktion ist sicherer als elektronische Siegel, die mit Grafikprogrammen für Textdateien erstellt werden, aber es gibt immer noch Fragen, die zu klären sind, z. B. ob sie fälschungssicher sein können.
Sicherheit von elektronischen Siegeln
Elektronische Siegel stellen eine Herausforderung in Bezug auf Manipulation und unbefugte Verwendung dar, z. B. ob das Siegel von der Person, die es gestempelt hat, gestempelt wurde oder nicht, oder ob es gefälscht wurde. Natürlich kann ein Siegel, auch wenn es auf Papier gestempelt ist, leicht gefälscht werden, wenn das gleiche Siegel wie das des Genehmigers gekauft wird, aber auf Papier gestempelte Siegel werden täglich verwendet, weil sie bereits weltweit anerkannt sind. Elektronische Siegel hingegen werden erst seit kurzem verwendet und müssen daher sicher und fälschungssicher sein, bis sie von der Welt akzeptiert werden.
Elektronische Siegel, die mit dem oben erwähnten grafischen Tool für Word-Dateien erstellt wurden, und elektronische Siegel, bei denen von Siegeln gescannte Bilddateien verwendet werden, können beispielsweise leicht manipuliert oder von anderen verwendet werden. Um eine solche Situation zu verhindern, in der nicht bekannt ist, wer das Siegel gestempelt hat, kann eine Authentifizierungsfunktion in das elektronische Siegel eingebaut werden, und es kann ein System verwendet werden, um Identifikationsinformationen für jeden Stempeldatensatz zu speichern. Durch die Anbringung einer Authentifizierungsfunktion und von Identifizierungsinformationen kann aufgezeichnet werden, wer das Siegel wann gestempelt hat, wodurch eine Nachahmung verhindert wird, und es kann auch verhindert werden, dass das Bild des Stempels verwendet wird, da es eine Kopierschutzfunktion hat.
Verhinderung von Manipulationen mit elektronischen Siegeln
Eine weitere Möglichkeit, Manipulationen bei der Verwendung eines elektronischen Siegels zu verhindern, ist die Verwendung eines Zeitstempels. Wenn beim Stempeln eines elektronischen Siegels auch ein Zeitstempel aufgezeichnet wird, kann zumindest nachgewiesen werden, dass die elektronischen Daten zum Zeitpunkt des Stempelns tatsächlich existierten und dass der Inhalt der vorhandenen elektronischen Daten vom Entscheidungsträger geprüft und gestempelt wurde.
Zeitstempel sind manchmal auch erforderlich, um die Gültigkeit eines elektronischen Siegels rechtlich abzusichern. So ist nach dem Gesetz über die elektronische Buchführung ein Zeitstempel von weniger als zwei Monaten erforderlich, um elektronische Daten zu validieren, wenn ein elektronisches Siegel auf einem Medium verwendet wird, das keine Historie enthält. Es ist zu erwarten, dass die Verwendung elektronischer Siegel im Zuge des papierlosen Trends weiter zunehmen wird, aber unter dem Gesichtspunkt des Manipulationsschutzes werden auch die Authentifizierungs-, Identifizierungsinformations- und Zeitstempelfunktionen elektronischer Siegel erforderlich sein.