Qu’est-ce qu’un système dématérialisé ?
Les systèmes dématérialisés, comme le mot l’indique, se réfèrent à des méthodes misent en place dont le but est de réduire le papier.
Il est question de l’appliquer durant des conférences, dans la gestion de documents, le stockage en ligne, les feuilles de calcul et les logiciels de contrats électroniques.
Traditionnellement, le papier était utilisé pour certains contrats et procédures, mais le développement des technologies de l’information et de la communication et les mesures prises pour résoudre les problèmes environnementaux ont favorisé la réduction du papier.
Qu’est-ce qu’une conférence/réunion dématérialisée ?
Un système de réunion ou de conférence dématérialisée permet de consulter des documents sur un PC ou une tablette et de les vérifier en temps réel en numérisant le papier et d’autres documents.
Ce système offre des avantages tels que la réduction de l’utilisation du papier, l’amélioration de l’efficacité du temps et la réduction des fuites d’informations.
Contrairement au courrier électronique, les avantages comprennent la possibilité de partager à l’avance des documents même hautement confidentiels, le fait que les participants ne sont pas limités par leur emplacement et la possibilité de réviser les documents pendant la réunion.
Comment introduire un système dématérialisé ?
Ces dernières années, la situation provoquée par le nouveau coronavirus a entraîné une diversification des modes de travail et une augmentation des transactions électroniques en dehors du bureau.
Par conséquent, l’introduction d’un système dématérialisé permet une façon de travailler qui n’est pas limitée au lieu de travail, et prend également en compte les aspects environnementaux de la réduction du papier.
D’un autre côté, certaines choses doivent être vérifiées avant l’introduction.
La loi sur les documents électroniques stipule que les documents tels que les contrats et les reçus peuvent être stockés sous forme de données électroniques à la discrétion de chaque entreprise.
Cependant, la loi sur les documents électroniques traite des livres comptables et des documents relatifs aux impôts nationaux, de sorte que les documents relatifs aux impôts nationaux doivent être approuvés par l’administration fiscale.
La compréhension de l’utilisateur est essentielle pour l’introduction d’un système dématérialisé. Par exemple, ces dernières années, la société est devenue de plus en plus vieillissante, et il est nécessaire de dissiper le sentiment d’aversion à l’égard des outils informatiques et d’éduquer les gens aux connaissances informatiques nécessaires pour traiter les documents électroniques.
Il est également nécessaire de sélectionner les documents à numériser et de décider du type de processus à suivre.
De plus, il faut se mettre d’accord sur la période de conservation des documents électroniques et sur la manière dont ils seront stockés dans les dossiers.
En effet, scanner et numériser tous les documents à l’aveuglette ne fera qu’encombrer le serveur, et empêchera de retrouver les documents efficacement si vous ne disposez pas d’un délai de conservation et d’une méthode de stockage clairs.
L’attention portée à ces points garantira une mise en œuvre sans heurts.
Comment choisir un système dématérialisé ?
Les systèmes dématérialisés offrent de nombreuses possibilités de dématérialisation, notamment des outils de partage d’informations, des systèmes de conférence web et des logiciels de signature électronique.
Il est donc important de sélectionner les fonctions dont vous avez besoin et de les introduire en fonction de vos objectifs.
Par exemple, des problèmes peuvent survenir si un logiciel de signature électronique est introduit sans fonction d’horodatage ou si le logiciel n’est pas compatible.
Il est également important que le systèmes dématérialisés introduit puisse être utilisé sur l’appareil utilisé. Si le système doit être utilisé en déplacement, il convient de vérifier s’il peut être utilisé sur des tablettes et des smartphones.
Il est également important de vérifier l’opérabilité, l’existence de mesures de sécurité et le soutien après l’introduction.
Avantages
Les avantages de la dématérialisation sont l’amélioration de l’efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, la réduction des risques de sécurité et la prévention de la détérioration des documents.
Les documents papier traditionnels posent des problèmes lorsqu’ils se détériorent au fil du temps, comme la réduction de la lisibilité et l’arrachage des documents. De plus, les risques de sécurité augmentent car n’importe qui peut les consulter, et l’augmentation du volume de documents exerce une pression sur les installations de stockage.
Un système dématérialisé résout ces problèmes et permet de retrouver plus facilement les documents dont on a besoin parmi un grand nombre de documents.
Inconvénients
Les inconvénients des systèmes dématérialisés sont les coûts d’installation et les problèmes causés par une défaillance du système.
Les coûts d’introduction comprennent le prix du système lui-même, les terminaux d’équipement et les coûts de main-d’œuvre. Dans certains cas, des frais de serveur peuvent s’ajouter à ces coûts.
Deuxièmement, il y a la question de la défaillance du système : en cas de problème avec le serveur ou le système lui-même, l’outil peut devenir temporairement indisponible. Il est donc important de faire des sauvegardes régulières.
Principe des systèmes dématérialisés
Les systèmes dématérialisés sont généralement vendus comme des services ou des applications en ligne, dans lesquels les informations sont stockées sur un serveur ou similaire en envoyant les informations à partager. Cela signifie que l’information peut être partagée même si les utilisateurs ayant des droits d’accès ne se trouvent pas au même endroit.
De plus, les documents conventionnels peuvent être importés dans un système dématérialisé en utilisant un scanner ou d’autres moyens pour numériser le papier.
Ils sont également utilisés par les gouvernements et les autorités locales pour fournir un accès aux services administratifs via les PC et l’internet. Les gouvernements et les municipalités qui fonctionnent de cette manière sont connus sous le nom d’e-gouvernement et d’e-municipalités.
L’administration en ligne et les municipalités en ligne utilisent principalement des systèmes dématérialisés pour les services administratifs tels que les procédures administratives, le paiement des impôts et la confirmation des informations administratives.
Jusqu’à présent, pour bénéficier de services administratifs, les citoyens devaient envoyer des documents papier par la poste ou se rendre à un guichet pour effectuer des démarches. Il est désormais possible de soumettre des documents électroniques depuis son domicile ou son lieu de travail.
Les autorités de certification privées et les services publics de certification personnelle sont utilisés pour vérifier l’identité des documents et autres pièces, ce qui est rendu plus fiable grâce à l’infrastructure de certification du gouvernement et au réseau de base du registre des résidents.