工具管理システムとは
工具管理システムとは、組織や企業が所有する工具を効果的に管理し、追跡するためのシステムです。
工具の種類や保管場所、最終使用日などの詳細な情報を追跡することが可能で、紛失や無駄な使用を防ぐことができます。盗難や不正使用を防ぐためにも役立ちます。
また、工具の価値を効率的に評価し、資産価値を正確に把握するためにも有用です。工具資産に対する保険や会計処理にも役立ちます。
工具管理システムのタイプ
工具管理システムと言っても様々なタイプが存在します。利用する目的、シチュエーション等に合わせて選定する必要があります。
1. 工具の持ち出しを管理
工具や備品の入出庫を管理するためのものとなります。持出者や持出先、返却予定日時等を入力して、持ち出された工具の所在を明確にします。また校正管理や持ち出しの予約を入力することによって、意図しない工具の持ち出しを防止したり、持ち出し返却の履歴の帳票出力、持ち出し状況を遠方でモニタリングする機能などで管理者が状況を把握することが出来ます。
2. 工具の棚卸確認
工具の返却が適切に行われているか、棚卸は必須の作業となります。RFIDタグを用いて棚卸作業の時間を大幅に短縮し、その履歴を記録します。
3. 工具使用前後の員数確認
工具使用後の紛失、置き忘れを防止するため、員数確認は必須の作業となります。棚卸作業同様、RFIDタグを用いて時間を大幅に短縮すると共に、員数確認の正確性（照合率）を向上させます。
4. 工具の持ち込み管理
工具の持ち込み状況を管理することが出来ます。入退場管理システムと組み合わせて、誰が何を持ち込んだか、全ての工具が管理区域内から持ち出されているかなどを把握します。
工具管理システムの使用用途
工具管理システムは多様な産業や環境で使用されます。以下は主な使用用途一例です。
1. 建設業
建設現場では多くの工具が使用されるため、工具管理システムによってバーコードスキャナーやRFID技術を使用して、使用状況をリアルタイムで追跡します。これにより、工具の所在を正確に特定し、紛失を防ぐことが可能です。また、在庫もリアルタイムで追跡し、必要に応じて自動的に新しい工具を発注できるため、建設作業の途中で工具が足りなくなることを防ぎます。
2. 製造業
製造業では多種多様な工具が使用される一方、これらを資産として正確に追跡することが必要です。工具管理システムによって資産の所在や状態などをリアルタイムに確認し、製造プロセスの透明性を向上させます。また、工具のメンテナンス計画を最適化し、予防保守を強化することも可能です。
3. 倉庫・物流
倉庫や物流センターでは、パレットジャックやフォークリフトなどの重機資産の状態を正確に把握する必要があります。工具管理システムによってこれらの資産の所在と使用履歴を記録し、適切な保守計画を立案することが可能です。また、工具や重機の適切な配置計画立案を支援し、物流の効率を向上させます。
4. 研究室
研究室などでは高価な実験機器やラボ用具などを使用することが多いです。したがって、これらの資産を正確に追跡しつつ、各研究ごとに管理を行う必要があります。工具管理システムによってこれらの利用状況を確認し、予約や保守状況を管理します。
工具管理システムの原理
工具管理システムは工具や備品を効率的に管理するためのシステムです。使用者や使用状況、メンテナンス履歴などを記録し、リアルタイムで更新できる点が特徴です。
動作原理としては、工具などの資産にバーコードラベルまたはRFIDタグを取り付ける仕組みです。これらを読み取ることによって資産を識別することが可能です。これにより、工具類を正確に追跡することができます。
工具管理システムがない場合、同じ工具を有しているにも関わらず、新規購入してしまう場合もあります。しかし、工具管理システムを導入することで、工具の有無が一目瞭然になり経費削減が可能です。
種類によってはアプリで動作する製品もあります。これにより、現場作業者が工具のスキャンや情報の更新を行うことができます。発注管理システムなどのソフトウェアと統合できる製品も存在し、発注の自動化ができる場合も多いです。
工具管理システムの選び方
工具管理システムはメーカーによって大きく機能が異なるため、選定の際は注意が必要です。以下は工具管理システムの選定要素一例です。
1. 識別方式
工具を識別する方法には、RFIDやバーコードなどが存在します。 バーコードスキャンは最も一般的な読み取り方式の1つで、比較的低コストで簡単に導入できます。ただし、バーコードをスキャンするためにスキャナが必要で、作業員が随時読み取る必要があります。
RFID (英: Radio-Frequency Identification) タグは非接触での読み取りが可能な高度な技術です。バーコードよりも正確性が高く、読み取り範囲が広い点が特徴です。
RFIDタグを選定した場合は、金属製の工具が多数を占めることから、それらに取り付けるものは、金属対応のRFIDタグを選定する必要があり、取り付ける工具形状に応じて、小型、プレート型、シール型などから選定する必要があります。
RFIDタグの利点の一つとして、重なった状態でも瞬時に読み取り可能であり、工具のような様々な形状においても向きを揃える必要がなく、認識が可能という点が挙げられます。
一方、バーコードと比べて相対的に導入コストが高くなる場合があります。
2. 使用OS
工具管理システムがどのOSで動作するかを確認します。WindowsやiOS、AndroidなどのOSが存在します。社内で使用しているITインフラとの互換性を考慮して選択することが重要です。
3. 拡張性
システムが組織のニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかが重要です。自社である程度カスタマイズできる製品で方が使い勝手が良い場合も多くあります。発注システムなどと統合できれば、データの一元化や自動化によって効率向上に貢献します。
4. ユーザビリティ
システムのインターフェイスを確認し、使用者が使用しやすいことを確認します。システム担当者以外の使用者が迅速に情報を入力し、必要なデータを取得できることが重要です。また、発行会社のサポート体制が十分かを確認し、効果的にシステムを活用できることも確認します。