Was ist ein Projektmanagementsystem?
Ein Projektmanagementsystem ist ein Informationsmanagementsystem zur Überwachung und Steuerung der Ziele, des Budgets, des Zeitplans, der Aufgaben und der Ressourcen eines teamorientierten Projekts.
Sie unterstützen das Gesamtmanagement von immer komplexeren und umfangreicheren Projekten, indem sie die Auftrags-, Entwicklungs-, Einkaufs-, Produktions-, Versand- und andere Prozesse für jedes Projekt integral verwalten. Ähnliche Systeme zur Verwaltung von Zeitplänen usw. sind Produktionsmanagementsysteme und Prozessmanagementsysteme, die hauptsächlich in der Fertigungsindustrie eingesetzt werden.
Projektmanagementsysteme hingegen sind nicht auf die Fertigungsindustrie beschränkt und können in allen Industriezweigen eingesetzt werden. Je nach Bereich, Umfang und Komplexität des Projekts gibt es verschiedene Ebenen von Systemen, die von einfachen Systemen, die Excel-Vorlagen verwenden, bis hin zu Systemen reichen, die auf das Geschäftsmodell des Unternehmens zugeschnitten sind.
Anwendungen von Projektmanagementsystemen
Projektmanagementsysteme werden in allen Industriezweigen eingesetzt, z. B. im verarbeitenden Gewerbe, in der Softwareentwicklung, bei Informationsdiensten, im Einzelhandel, in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie, im Bauwesen und bei Finanzinstituten. Sie sind besonders effektiv, wenn die Arbeitsabläufe komplex sind und die Verwaltung der Aufgaben schwierig ist, wenn an großen Projekten eine große Anzahl von Personen beteiligt ist oder wenn mehrere Unternehmen an einem Projekt arbeiten.
Projektmanagementsysteme verwalten den gesamten Prozess für jedes Projekt, aber verschiedene Branchen haben unterschiedliche Abläufe und benötigen unterschiedliche Funktionen. Es ist ein nützliches Instrument für Projektmanager und Projektteammitglieder, um Projekte effektiver und effizienter zu verwalten.
Die Projektleiter müssen jederzeit den Überblick über den gesamten Projektfortschritt behalten. Daher ist es wichtig, dass sie ein Projektmanagementsystem auswählen, das besonders häufig verwendet wird und das für ihr Projekt und ihre Branche am besten geeignet ist.
Funktionsweise von Projektmanagementsystemen
Projektmanagementsysteme haben eine Vielzahl von Funktionen, bestehen aber im Wesentlichen aus den folgenden Funktionen:
1. Aufgabenmanagement
Der Arbeitsablauf eines Projekts wird in kleinere Arbeitseinheiten von Aufgaben unterteilt, und für jede Aufgabe werden die Inputs (z. B. Materialien und Dokumente), die spezifischen Aufgaben, die Outputs (Return on Investment und Deliverables), die Bedingungen für die Aufgabenerfüllung und die Aufgabenprioritäten festgelegt. Die Aufgabenpriorität wird festgelegt, um die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu verdeutlichen und die Priorität zu erhöhen, wenn es Aufgaben gibt, die nicht begonnen werden können, bevor die Aufgabe abgeschlossen ist, oder wenn die Aufgabe große Auswirkungen hat.
Einige Systeme verfügen über Funktionen, mit denen der Genehmigungsprozess im System durchgeführt werden kann, z. B. wenn die Erledigung der Aufgabe von der Genehmigung der zuständigen Person abhängig ist.
2. Zeitplan-Management
Für jede Projektaufgabe oder jeden Vorgang, der mehrere Aufgaben zusammenfasst, wird ein Zeitplan auf der Grundlage von Arbeitsinhalten, Arbeitszeiten und Personal usw. erstellt und in ein Gantt-Diagramm eingetragen. Das Gantt-Diagramm zeigt den Arbeitsinhalt jedes Vorgangs auf der vertikalen Achse und den Zeitplanbalken auf der horizontalen Achse.
Es handelt sich um ein Diagramm, mit dem die Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen und der Stand des Projekts visuell überprüft werden können. Dieses Gantt-Diagramm dient der Überwachung des Fortschritts der Vorgänge und der Verwaltung des Zeitplans, um die strikte Einhaltung der Fristen zu gewährleisten. Um den Fortschritt besser nachvollziehen zu können, gibt es auch die Möglichkeit, ihn in einem grafischen Dashboard darzustellen.
Außerdem gibt es eine Funktion, die bei Verzögerungen im Zeitplan Warnungen anzeigt und versendet. In Projektmanagementsystemen, die mit KI-Funktionen ausgestattet sind, werden Simulationen auf der Grundlage vergangener Verzögerungen und Arbeitsstunden in Back-End-Prozessen durchgeführt, und es können Vorschläge für ein optimales Ressourcenmanagement und eine optimale Risikoextraktion gemacht werden.
3. Gemeinsame Nutzung von Informationen
Mit dieser Funktion können alle an einem Projekt beteiligten Personen die erforderlichen Informationen gemeinsam nutzen. Sie verwaltet zentral Informationen über das gesamte Projekt, darunter nicht nur Zeitpläne, sondern auch Dokumente wie Arbeitsverfahren, Protokolle, Berichte und andere Dokumente, den Status des Materialbestands und Informationen zur Wartung der Ausrüstung.
Auch als Kollaborationstool bekannt, erleichtert es die Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Teammitgliedern, indem es E-Mail, Chat und Videokonferenzen ermöglicht.
Auswahl eines geeigneten Projektmanagementsystems
Bei der Auswahl eines Projektmanagementsystems sollten folgende Punkte beachtet werden:
1. Benutzerfreundlichkeit
Es ist wichtig, dass das System selbst für den Benutzer einfach und intuitiv zu bedienen ist. Für das Projektmanagement ist es auch wichtig, dass der Zugriff auf das System von Smartphones und Tablets aus möglich ist und dass Aktualisierungen von jedem Gerät in Echtzeit wiedergegeben werden.
2. Skalierbarkeit
Die Skalierbarkeit des Systems selbst ist ebenfalls wichtig für Projektmanagementsysteme, je nach der zukünftigen Skalierbarkeit des Unternehmens oder des Projekts. Die Fähigkeit, zusätzliche Funktionen und Module hinzuzufügen und die Kapazität zu erweitern, sollte geprüft werden.
3. Anpassungsfähigkeit
Prüfen Sie, ob das System an das Unternehmen oder das Projekt angepasst werden kann. Projekte unterliegen vielen Schwankungen, z. B. der Unternehmenspolitik, der Politik der Geschäftspartner und öffentlichen Trends. Es ist wichtig, dass das System über anpassbare Funktionen verfügt, die sich flexibel an die sich ständig ändernden Projekte anpassen lassen.
4. Sicherheit
Projektmanagementsysteme enthalten sensible Informationen. Es ist zu prüfen, ob das System über angemessene Sicherheitsmaßnahmen verfügt und ob für Notfälle ein Backup-System vorhanden ist.
5. Unterstützbarkeit
Es ist wichtig, dass im Falle eines Problems angemessene Unterstützung verfügbar ist. Überprüfen Sie, ob der Support schnell und präzise verfügbar ist. Einige Projektmanagementsysteme werden im Ausland hergestellt. In diesem Fall müssen Sie auch prüfen, ob der Support in der gewünschten Sprache verfügbar ist.