ドキュメントリーダとは
ドキュメントリーダとは、紙文書をデジタルデータに変換する装置です。
原稿を自動的に送りながら読み取るシートフィードタイプや、原稿を置いて読み取るオーバーヘッドタイプなどがあります。パソコンやスマートフォンなどと連携して、デジタル化した文書の管理や共有ができます。
さらに、OCR (Optical Character Recognition/Reade、光学的文字認識) の技術により、文字情報をテキストとして認識できるタイプが増えてきています。ドキュメントリーダを使うことにより、紙媒体からデジタルデータの抽出を高速に実行可能です。デジタライゼーションなどの業務効率化に役立っています。
ドキュメントリーダの使用用途
ドキュメントリーダは、従来の紙業務からデジタル業務へと転換する流れの中で、手書きや紙に印刷された文字やコンテンツを電子データに変換するために使用されます。
1. 書類や伝票の電子化
紙の請求書や領収書、入出庫伝票や報告書など紙でやり取りされている各種の書類をドキュメントリーダのデジタル化で業務の効率化や保管スペースの削減が実現します。
2. カタログや書籍の電子化
紙媒体で配布されているカタログや書籍をドキュメントリーダでデジタル化により、情報共有や保管スペースの削減が行えます。
ドキュメントリーダの原理
ドキュメントリーダは、光源から発せられた光が原稿表面に当たり、反射した光をレンズで集めてCCD (電荷結合素子) やCIS (接触式画像センサー) センサーで受光し電気信号への変換によってデジタル化しています。CCDは被写界深度が深く取れ、凸凹の差が大きい原稿やガラス面から離れた原稿でも鮮明に取得できます。
しかし、消費電力が大きくサイズも大きくなるのが短所です。CISは省エネでコンパクトですが、被写界深度は浅くなり、凸凹の差が大きい原稿やガラス面から離れた原稿は不鮮明となります。
ドキュメントリーダでは、読み取った画像データをパソコンやクラウドサービスなどに送信できます。また、OCR (光学文字認識) 機能を使ってテキストデータにも変換可能です。これにより、検索や分類がしやすくなります。
ドキュメントリーダの種類
ドキュメントリーダには、主にシートフィード、オーバーヘッド、ハンディの3種類があります。
1. シートフィードスキャナー
シートフィードスキャナーは、自動給紙装置により原稿を自動的に送り込んで読み取るタイプです。大量の書類や名刺などを素早く効率良くスキャンできるのが特徴です。
2. オーバーヘッドスキャナー
オーバーヘッドスキャナーは、原稿を置いた上から読み取るタイプです。書籍や雑誌など厚みのある原稿で解体せず、またガラス面に原稿を接触させることなく読み取れるのが特徴です。また、A3サイズ以上の原稿に対応できるのも特徴です。
3. ハンディスキャナー
ハンディスキャナーは、手で持って原稿をなぞるように読み取るタイプです。コンパクトで持ち運びやすく、場所を選ばずに使えるのが特徴です。
ドキュメントリーダの選び方
ドキュメントリーダを選ぶときには、以下の5つのポイントに注意します。
1. タイプ
ドキュメントリーダには、シートフィード・オーバーヘッド・ハンディの3種類があります。シートフィードは大量の書類を素早くスキャンできますが、本のようにページめくりが必要な原稿や厚みのある原稿には対応できません。
オーバーヘッドは書籍や雑誌などページめくりが必要な原稿やA3サイズ以上の原稿に対応できますが、サイズが大きく場所を取ります。ハンディはコンパクトで持ち運びやすく、場所を選ばずに使えますが、読み取り速度や精度が低い場合があります。
2. サイズ
ドキュメントリーダは、機種によって対応できる原稿サイズが異なります。A4サイズ以下の原稿だけで良ければ小型で安価なモデルでも問題ありませんが、A3サイズ以上の原稿もスキャンしたい場合はオーバーヘッドタイプやA3対応モデルを選ぶ必要があります。
3. 解像度
解像度とは、画像の細かさや鮮明さを表す数値です。dpi (dots per inch) で表されます。解像度が高いほど画質が良くなりますが、ファイルサイズも大きくなります。
文字原稿をスキャンする場合は600dpi以上、写真や絵画など色彩豊かな原稿をスキャンする場合は1,200dpi以上の解像度がおすすめです。
4. 速度
大量のドキュメントを処理する必要がある場合は、単位時間あたりに何枚のドキュメントを読み取れるかが重要となります。解像度やカラーモードなど条件によって、読み込み速度が変わるので、比較する場合には同じ条件下で行うことが重要です。
5. 機能
ドキュメントリーダには、さまざまな機能が付いています。Wi-Fi対応だとパソコンやスマホと無線で接続できるため、便利です。OCR (光学文字認識) 機能付きだと、画像から文字情報を抽出してテキスト化できるため検索や管理がしやすくなります。
両面スキャン機能があると、原稿の表裏を一度に読み取れるため手間が省けます。用途に合わせて必要な機能を選びます。