PDF帳票 – metoree本番管理

PDF帳票とは

PDF帳票

PDF帳票とは、帳票作成ツールを利用して設計された帳票が、サーバ上の出力機能によりPDF形式ファイルへと変換されたものです。

帳票作成ツールにより、見積書や請求書、納品書、支払明細といったあらゆる帳票をWeb上で自動的にPDFファイルへと変換することができます。さらに帳票を作成すると、PDF変換されたデータがクライアントへ送信可能で、パスワードなどのセキュリティ情報を付加することもできます。

これらの工程を一括して行うことも可能となり、業務効率化につながります。

近年、デジタルトランスフォーメーション (DX) が推進される中で、帳票発行業務のデジタル化が進み、PDF帳票が利用されています。PDF帳票は、帳票作成ツールによって作成され、帳票を必要とする大企業から中小企業まで幅広く活用されています。

これまでは帳票の作成、印刷やメール送付を独立して行う必要がありましたが、PDF帳票として一括管理することで、一連の作業をが大幅に効率化されました。ツールに応じて、グラフィック豊かなものや高速処理可能な軽量のタイプなどさまざまなものが利用されています。

PDF帳票はデジタルで保存することができるため、紙保存に比べてスペースの節約になります。また、ExcelやWordで作成した文書をPDF化することで変更できなくなるため、改ざん防止やセキュリティの面でも優れており、長期的な保存にも最適です。

電子メールで資料やデータを送付する際には、送付先で変更ができないように、また送付先の使用アプリケーションの違いによる文字化けや位置ズレを起こさないようにするため、PDFに変換して送付するケースがあります。

PDF帳票は、設計した帳票を電子データとして出力し、サーバ上に保存したり、メールなどで送受信したりするものです。煩雑になりやすい伝票や明細類などあらゆる帳票に対して、そのデータをPDFファイルとして出力することができます。

まず帳票作成ツールを利用して帳票ファイルを作成し、ファイルをWebサーバやクラウド上に転送します。そして、帳票の出力機能を起動することで、PDF形式へと変換します。

作成されたPDF帳票はクライアントPCへと転送され、電子データとしての保存や紙媒体への印刷が可能となります。PDF帳票のデータ転送だけでなく、オンライン出力やメール、FAX送信なども帳票作成ツール上の操作で可能です。

これまでの帳票書類は紙媒体で保存がすることが原則とされ、会社法で定められた10年間は紙媒体として管理されてきました。しかし、電子帳簿保存法が改正されて以降、デジタルデータによる保存が認められ、PDF形式によるデジタル帳票の意義が高まっています。

PDF (Portable Document Format)とは、米国のアドビシステムズが開発した電子文書のファイル形式のことです。MicrosoftのExcelやWordなどで作成された帳票を、紙に印刷する時とほぼ同じレイアウトで電子化することができます。

また、PDFはパソコンやスマートフォンでの表示や保管も容易であるため、ペーパーレスの観点でも利用されています。

帳票とは、請求書や納品書、注文書、支払明細書といった企業や団体が業務を行う上で必要な書類のことです。特に企業間のやりとりの際に使われることが多く、金額や公的文書、承認証跡などが記載されているため、機密文書として取り扱われます。

帳票の種類に応じて書き方やフォーマットがあり、企業や団体独自で指定されていることがほとんどです。

参考文献
https://support.smp.ne.jp/manuals/pdf_report/
https://www.createform.jp/model/pdf.html
http://itdoc.hitachi.co.jp/manuals/3020/3020753640/EUPS0010.HTM