Was ist ein Werkzeug zur Berichterstellung?
Ein Werkzeug zur Berichterstellung ist eine Software, mit der sich Formulare wie Bestellscheine, Rechnungen und Reisekostenabrechnungen leicht erstellen lassen.
Traditionell wurden Papierformulare in der Regel handschriftlich ausgefüllt, aber mit der Notwendigkeit einer papierlosen Umgebung und der zunehmenden Nutzung von PC und Internet ist es heute üblich, Formulare elektronisch zu erstellen und im Dateiformat zu verwalten. Viele Unternehmen verwenden Tabellenkalkulationssoftware, um Formulare zu erstellen, aber es gibt viele Probleme, wie z. B. den Zeitaufwand für die Erstellung des Layouts der Formulare und Übertragungsfehler bei der Dateneingabe.
Mit Werkzeugen zur Berichterstellung lässt sich das Layout eines Hauptbuchs mit wenigen Klicks erstellen, ohne dass eine Programmierung erforderlich ist. Durch die Verknüpfung mit Datenbanken und CSV-Dateien ist es außerdem möglich, Daten effizient und fehlerfrei einzugeben.
Dies verbessert die Problematik der Formulare und reduziert den Arbeitsaufwand erheblich. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie mit einem Werkzeug zur Berichterstellung Formulare frei und einfach selbst erstellen können.
Anwendungen von Werkzeugen zur Berichterstellung
Werkzeuge zur Berichterstellung dienen dazu, Formulare wie Rechnungen und Überweisungsbelege zu gestalten, mit Daten zu verknüpfen und in verschiedenen Dateiformaten auszugeben. Unabhängig von der Art des Unternehmens werden alle Unternehmen immer Formulare benötigen. Daher werden Werkzeuge zur Berichterstellung von Unternehmen in allen Geschäftsbereichen eingesetzt.
Je nach Anwendung ist es wichtig, zwischen PDF-, Excel- und HTML-Dateien für das Speichern, Drucken und andere Ausgaben zu wählen.
Funktionsweise von Werkzeugen zur Berichterstellung
Ein Werkzeug zur Berichterstellung besteht aus Funktionen wie z. B. der Gestaltung des Hauptbuchs, der Datenverknüpfung und der Ausgabe des Hauptbuchs.
1. Berichtsentwurf
Der Entwurf von Formularen kann durch einfaches Platzieren der erforderlichen Elemente mit der Maus abgeschlossen werden; einige Tools verfügen über eine Funktion zum Entwurf von Formularen durch Importieren vorhandener Formulare aus PDF, Excel, Word usw.
2. Datenverknüpfung
Die platzierten Elemente können mit Datenbanken und CSV-Dateien verknüpft werden, so dass Formulare ohne Programmieraufwand entworfen werden können.
3. Datenausgabe
Einige Tools können aus Eingabequellen importierte Formulare, die mit durch Formulargestaltung erstellten Formularen verknüpft sind, in PDF, HTML, Excel usw. ausgeben und sie sogar an E-Mails anhängen oder per Fax versenden.
Auswahl eines Werkzeugs zur Berichterstellung
Bei der Auswahl eines Werkzeugs zur Berichterstellung sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
1. Die Art und Menge der Formulare
Ein Werkzeug zur Berichterstellung kann hinsichtlich der Art und Menge der Formulare, die es verarbeiten kann, Beschränkungen aufweisen. Es ist wichtig, die Art und den Umfang der von Ihrem Unternehmen benötigten Formulare zu kennen und ein Werkzeug zur Berichterstellung auszuwählen, das diese Anforderungen erfüllt.
2. Integration mit Datenquellen
Werkzeuge zur Berichterstellung extrahieren Informationen aus Datenquellen wie Datenbanken und Tabellenkalkulationen und geben sie in Formularen wieder. Daher muss auch geprüft werden, ob die Verknüpfung mit der Datenquelle reibungslos funktioniert.
3. Ausgabeformat und Verteilungsmethode der Formulare
Werkzeuge zur Berichterstellung können Formulare in verschiedenen Formaten ausgeben, z. B. PDF oder Excel, und Verteilungsmethoden wie E-Mail oder Druck wählen. Allerdings werden nicht alle Formate und Methoden unterstützt.
Es ist wichtig zu prüfen, ob die von Ihrem Unternehmen benötigten Ausgabeformate und Verteilungsmethoden verfügbar sind.
4. Unterstützungssystem
Auch nach der Einführung eines Werkzeugs zur Berichterstellung besteht die Möglichkeit, dass Probleme oder Pannen auftreten. In solchen Fällen sollte auch die Möglichkeit, schnelle und genaue Unterstützung zu erhalten, hervorgehoben werden.
Das Supportsystem sollte nicht nur per Telefon und E-Mail, sondern auch über einen Online-Chat und FAQs bewertet werden.
Weitere Informationen über Werkzeuge zur Berichterstellung
Funktionen des Werkzeugs zur Berichterstellung
Werkzeuge zur Berichterstellung bieten eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen helfen, Formulare effizient zu erstellen:
1. Formularerstellung
Die grundlegendste Funktion ist die Berichtserstellungsfunktion. Diese Funktion erstellt automatisch Formulare, indem sie jedes Mal Informationen in ein vorgefertigtes Formular eingibt.
Diese Funktion ist nützlich für Verträge, Rechnungen usw., bei denen andere Elemente als Betrag, Artikel, Datum usw. gleich bleiben.
2. Einstellungen für den Lebenszyklus
Eine nützliche Funktion für die Verwaltung von Formularen ist die Möglichkeit, den Lebenszyklus eines Formulars festzulegen. Mit dieser Funktion können Rechnungen, Buchhaltungsunterlagen usw., für die eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist gilt, nach einem bestimmten Zeitraum, z. B. 10 Jahren, gelöscht werden.
Damit die Kapazität des Systems nicht weiter ansteigt, können die Formulare so eingestellt werden, dass sie nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden.
3. OCR-Integration
Immer mehr Werkzeuge zur Berichterstellung sind mit OCR verknüpft, und einige sind mit einer Funktion ausgestattet, die Papierformulare liest und in elektronische Formulare umwandelt. Dies ermöglicht die Verwaltung von Rechnungen und anderen Dokumenten, die von Lieferanten auf elektronischen Medien verschickt werden.