Qu’est-ce qu’un logiciel PDF ?
Les logiciels PDF sont des logiciels d’application permettant de créer et d’éditer des fichiers PDF. Aujourd’hui, les produits liés aux logiciels PDF sont disponibles auprès de différents fabricants.
*PDF : Abréviation de “Portable Document Format”, un format de fichier de document électronique développé par Adobe Systems (aujourd’hui Adobe) et normalisé par l’Organisation Internationale de Normalisation (ISO) en 2008.
Utilisations des logiciels de PDF
Les logiciels PDF éliminent la nécessité d’une sortie papier et réduisent ainsi considérablement l’espace nécessaire au stockage de documents écrasants par rapport au papier.
Depuis 2022, les logiciels PDF peuvent être utilisés sur n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, quel que soit le navigateur web ou le système d’exploitation. Les logiciels PDF sont relativement répandus.
Il existe différents types de PDF, tels que “PDF/A pour le stockage à long terme”, “PDF/E pour l’ingénierie” et “PDF/X pour l’impression”, qui sont également conformes à des normes destinées à des fins spécifiques.
Il est également possible de créer des PDF conformes à toutes les normes d’accessibilité afin de les rendre plus faciles à utiliser pour les utilisateurs handicapés. La sécurité est un facteur très important lors de la création de PDF, en raison de leur relative commodité, le format PDF est également utilisé pour les documents officiels.
Il convient donc d’être très attentif aux fuites d’informations et à la falsification de documents. Les exemples de sécurité comprennent la protection des documents avec des mots de passe, l’éclairage des documents avec des certificats de clé publique (ID numériques), le cryptage de documents avec des enveloppes électroniques, la suppression des informations confidentielles et la prise de mesures de sécurité du côté du destinataire.
Avantages des logiciels de PDF
Récemment, la numérisation des documents est devenue un défi pour la promotion du télétravail. L’une des mesures les plus sûres pour résoudre ce problème est de convertir les documents papier en PDF. Les trois avantages de l’utilisation d’un logiciel PDF sont expliqués ci-dessous.
1. Il permet de résoudre les problèmes liés à la promotion du télétravail.
L’utilisation d’un logiciel PDF peut résoudre les problèmes liés à la fluidité de la communication, à l’indépendance vis-à-vis des logiciels et à la sécurité, qui sont nécessaires pour promouvoir le télétravail. Par exemple, les PDF peuvent être créés à partir des fonctions d’impression de Microsoft Word et d’autres applications à l’aide d’une imprimante virtuelle, ce qui est extrêmement pratique et permet de préparer les documents le plus rapidement possible, et les PDF peuvent également être édités en collaboration.
Cela permet également une communication fluide et est indépendant du logiciel, de sorte que les PDF peuvent être visualisés et imprimés depuis n’importe quel endroit équipé d’un lecteur PDF.
2. La mise en place de mesures de sécurité efficaces
Divers paramètres peuvent être ajoutés aux PDF à titre d’informations de sécurité : comme les PDF sont relativement faciles à distribuer et à consulter, il est nécessaire d’imposer des restrictions de consultation, de modification, de copie et d’impression aux documents importants.
En définissant ces restrictions et en limitant les personnes qui ne veulent pas les voir, il est possible de protéger des informations confidentielles importantes. Par ailleurs, les documents PDF peuvent également être signés numériquement, ce qui constitue un mécanisme de prévention de la falsification.
3. Les documents existants peuvent être convertis en PDF
Le logiciel PDF peut facilement convertir des documents papier existants en PDF. Tout d’abord, la fonction de numérisation de la presse à imprimer est utilisée pour imager les données du document, puis la fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR) du logiciel PDF est utilisée pour extraire les informations textuelles des données de l’image. Ces deux étapes permettent la recherche de caractères et l’édition comparative.
Les avantages susmentionnés devraient être plus efficaces lorsqu’ils sont utilisés en combinaison avec les logiciels PDF en cloud, et sont recommandés par les développeurs de logiciels de nos jours.
Comment choisir un logiciel PDF ?
Lors du choix d’un logiciel PDF, il est important de tenir compte de la manière dont vous souhaitez éditer les fichiers PDF. Par exemple, si vous souhaitez partager des PDF au sein de votre entreprise et les modifier en collaboration, vous devez choisir un produit doté de fonctions d’édition collaborative.
Il est également important de savoir si vous pouvez modifier les PDF directement. En effet, même si vous essayez d’améliorer l’efficacité de votre travail, vous risquez de rencontrer des problèmes tels que l’impossibilité d’insérer des images dans un PDF ou de saisir du texte directement.
De plus, certains produits qui sont commercialisés comme des logiciels d’édition de PDF recommandés ne font qu’ajouter du nouveau texte, il est donc toujours conseillé de comparer et de vérifier ce que le logiciel peut réellement faire, y compris les détails de ses fonctionnalités.
Enfin, il convient de vérifier si les fonctions de protection par mot de passe et d’OCR sont incluses ou non. La fonction de protection par mot de passe permet de crypter et d’autoriser les fichiers PDF. Cette fonction réduit le risque de fuite d’informations vers des tiers.
La fonction OCR permet d’éditer en tant que fichiers PDF des documents reçus par fax ou des PDF convertis en images. Cette fonction permet d’éditer des documents tels que ceux envoyés par e-mail en tant que fichiers PDF.
Autres informations sur les logiciels PDF
1. Prix des logiciels PDF
Le prix des logiciels PDF varie selon qu’il s’agit d’une version en ligne ou d’une version téléchargeable. En général, les versions en ligne sont payées sur une base mensuelle et leur prix varie entre 10 et 60 euros.
Les versions téléchargeables, quant à elles, téléchargent le logiciel sur un ordinateur et sont généralement payées au fur et à mesure. Les prix varient de 10 à 350 euros par rapport aux méthodes de paiement mensuel. Le prix varie aussi considérablement en fonction des fonctionnalités incluses.
2. Fonctions des logiciels PDF
Les fonctions des logiciels PDF comprennent principalement des fonctions d’édition permettant de modifier le texte des PDF et de fusionner des fichiers PDF. De plus, certains logiciels PDF disposent d’une variété de fonctions supplémentaires recommandées. Par exemple, la possibilité de diviser les PDF, de compresser le PDF lui-même ou de réorganiser ou remplacer les PDF.
Le fractionnement des PDF est souvent une fonction standard. Toutefois, si le PDF lui-même doit être compressé, le volume du PDF doit être compressé par une fonction de compression de PDF dédiée.
Lors de la conversion au format ZIP courant, il est possible de compresser le PDF sans utiliser de logiciel dédié, mais cette méthode ne permet pas de compresser la capacité du PDF lui-même. De plus, de nombreux logiciels PDF peuvent compiler des PDF mais ne peuvent pas les réorganiser ou les remplacer, de sorte que la possibilité de modifier l’ordre des PDF améliore la commodité.
3. Logiciels PDF basés sur l’informatique dématérialisée
Comme indiqué précédemment, l’utilisation de logiciels PDF pour le télétravail est en augmentation. L’un des défis pour les télétravailleurs est d’améliorer le confort d’accès au réseau local ou à l’environnement serveur de l’entreprise et de garantir la sécurité lors de l’utilisation des logiciels, et un nombre croissant d’entreprises transfèrent les logiciels dans le cloud afin de résoudre ce problème.
En effet, l’informatique dématérialisée permet d’utiliser des logiciels dans un environnement sécurisé, n’importe où, à condition de disposer d’une connexion web, quel que soit l’environnement externe, comme les appareils ou l’environnement internet. En d’autres termes, le passage à des logiciels PDF basés sur le cloud est l’une des tendances des services de fourniture de logiciels en général.
Par conséquent, il existe depuis peu des logiciels PDF qui utilisent le cloud pour non seulement visualiser les PDF avec un navigateur sans installer de logiciel sur l’appareil, mais aussi améliorer la convivialité pour les télétravailleurs en offrant des fonctions de création, d’édition, d’OCR et de partage de PDF.
4. À propos des SDK PDF
Parallèlement au cloud, une autre tendance dans le domaine des logiciels PDF est le PDF SDK, qui signifie kit de développement logiciel (SDK) et qui est utilisé comme kit de développement logiciel lorsqu’un logiciel PDF doit être intégré à un logiciel web ou à des outils d’entreprise.
Le PDF SDK offre un large éventail de fonctions en tant que kit de développement logiciel, notamment des fonctions de plug-in (extension de fonction), des fonctions permettant de contrôler le PDF dans la communication entre logiciels externes, la prise en charge de scripts tels que Java, les signatures, la recherche et l’annotation, ainsi que des fonctions permettant d’intégrer l’édition de PDF dans votre propre logiciel. Des bibliothèques d’applications et des exemples de code sont disponibles.
Comme indiqué plus haut, les récentes recommandations des développeurs de logiciels pour les logiciels PDF sont le SDK PDF et les versions compatibles avec le cloud.