Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de documents ?
Un logiciel de gestion de documents est un logiciel de gestion permettant de traiter efficacement les documents et informations importants.
Le logiciel de gestion des documents permet de partager l’information, d’améliorer l’efficacité de la recherche et de garantir la sécurité de l’information. La gestion documentaire comprend des fonctions telles que la numérisation, qui permet de numériser les documents papier ; la gestion de la classification, qui permet de classer, d’organiser et de stocker les documents ; la gestion de l’accès, qui permet de gérer l’utilisation des documents et les droits d’accès ; et la gestion de l’élimination et du stockage, qui permet de gérer l’élimination des documents et les délais de stockage.
Il est également important que la gestion des documents soit effectuée de manière appropriée, conformément aux lois et règlements. Par exemple, la gestion des documents doit être effectuée conformément aux lois et règlements tels que la loi sur la protection des données personnelles et la loi sur la comptabilité, ainsi qu’aux politiques de sécurité de l’information définies au sein de l’entreprise.
Ces dernières années, la gestion des documents à l’aide de services de cloud et les systèmes de classification et de recherche de documents utilisant l’intelligence artificielle (IA) ont attiré l’attention. Ces technologies permettent une gestion des documents plus avancée.
Utilisation des logiciels de gestion de documents
Le logiciel de gestion de documents est utilisée dans diverses situations au sein des entreprises et des organisations. Voici quelques-unes des utilisations des logiciel de gestion de documents.
1. Partage efficace de l’information
Un logiciel de gestion de documents permet de centraliser les informations et d’améliorer l’efficacité du partage d’informations au sein d’une entreprise. Même si les documents sont dispersés ou écrits à la main en grand nombre, la numérisation et la gestion de la classification permettent de trouver rapidement les informations nécessaires.
2. Assurer la sécurité de l’information
Les documents et informations importants peuvent être correctement gérés afin de réduire les risques de fuites d’informations et d’accès non autorisés. La gestion des autorisations d’accès, l’élimination et la gestion du stockage peuvent empêcher les fuites d’informations et leur utilisation non autorisée.
3. Conformité
La gestion de documents basée sur les lois et règlements peut être utile dans les situations où la conformité est requise. Par exemple, en gérant les documents conformément aux lois et règlements tels que la loi sur la protection des données personnelles et la loi sur la comptabilité, il est possible d’éviter les problèmes juridiques.
4. Améliorer les flux de travail
La gestion de documents peut être utilisée pour améliorer les flux de travail. Par exemple, le partage de documents et l’automatisation du processus d’approbation peuvent améliorer l’efficacité du travail et prévenir les erreurs.
5. Analyse pour l’amélioration de l’entreprise
La gestion des documents permet de collecter des données qui peuvent être utilisées pour améliorer les opérations. Par exemple, l’utilisation des documents et les journaux d’accès peuvent être analysés pour en tirer des suggestions d’amélioration des opérations.
Principe de la gestion de documents
La gestion de documents comprend les fonctions suivantes :
1. La formulation des règles de gestion des documents
La formulation des règles de gestion des documents est une étape importante dans la mise en place de la gestion des documents. En définissant clairement les types de documents, les délais de conservation, les droits d’accès, les critères d’élimination, etc., la gestion des documents peut être centralisée et les fuites d’informations et l’utilisation non autorisée peuvent être évitées.
2. Classification des documents
Il existe différentes méthodes de classification des documents en fonction des processus opérationnels et des types de documents. Des méthodes de classification appropriées peuvent être mises en place afin que l’information requise puisse être retrouvée rapidement. La classification des documents implique également l’harmonisation des règles de classification et la révision régulière de la base de classification.
3. Contrôle d’accès
Des droits d’accès sont définis pour la consultation et l’utilisation des documents afin d’éviter les fuites d’informations et les utilisations non autorisées. Les privilèges d’accès sont définis en fonction du poste et de la nature du travail. De plus, les journaux d’accès sont enregistrés et les privilèges d’accès sont régulièrement réexaminés.
4. Gestion de l’élimination et du stockage
La gestion des délais d’élimination et de conservation des documents permet de réduire les fuites d’informations et la charge que représente la gestion de l’information. Les délais d’élimination et de conservation sont déterminés conformément à la loi et aux règles internes de l’entreprise.
Informations complémentaires sur la gestion de documents
1. Définition dans la norme ISO 9001
Les documents sont définis dans la norme ISO 9001 comme “l’information et les supports dans lesquels elle est contenue”. L’information peut prendre de nombreuses formes, y compris un texte écrit, un code de programme et des plans, et le support peut être papier ou électronique.
Les enregistrements sont similaires aux documents. Les enregistrements sont une forme de documentation, définie dans la norme ISO 9001 comme “un document qui décrit les résultats obtenus ou fournit des preuves des activités réalisées”, également appelé preuve.
2. Cycle de vie des documents
En général, les documents gérés par la maîtrise des documents sont des documents autres que des enregistrements. Les enregistrements ont la nature de preuves de faits, de sorte que toute altération constitue une “falsification” et est interdite. En revanche, les documents tels que les contrats et les spécifications peuvent être modifiés en fonction des circonstances et sont appelés “mises à jour” ou “révisions”.
Les logiciels de gestion de documents consistent à examiner et à approuver les documents qui ont été créés afin de s’assurer qu’ils sont appropriés avant leur publication. Après leur publication, lorsque des mises à jour sont effectuées si nécessaire, ils sont également examinés et approuvés à nouveau. Le contrôle des modifications est également nécessaire pour identifier les endroits où le document a été modifié, l’historique des modifications et la version en vigueur.
Lorsque les documents publiés sont envoyés ou distribués en interne ou en externe pour partager des informations, il est nécessaire de contrôler qui a accès aux documents. De plus, il convient de fixer une date limite de conservation et de déterminer à l’avance une méthode d’élimination des documents une fois la date limite de conservation dépassée.
En matière de gestion de documents, il est important de clarifier les règles à chaque étape du cycle de vie des documents, de la création à l’élimination en passant par la distribution et le stockage.