Qu’est-ce qu’un service de formulaires Web ?
Un service de formulaires Web est un service qui permet de créer et de gérer des formulaires en un seul endroit dans le nuage.
Ces formulaires sont utilisées par les entreprises, les organisations et les entrepreneurs individuels pour créer et gérer des factures, des bons de livraison et d’autres formulaires. En raison de l’impact des changements juridiques, les formulaires peuvent désormais être gérés sous forme de données électroniques au lieu des formulaires papier traditionnels. La loi sur les sociétés stipule une certaine période de conservation pour les formulaires, et de nombreuses données électroniques doivent être gérées en toute sécurité et envoyées et reçues selon les besoins.
Le service de formulaires Web devrait faciliter la gestion des données des formulaires, améliorer les heures de travail et réduire les coûts.
Utilisations des services de formulaires Web
Les services de formulaires Web sont utilisés pour rationaliser la création et la gestion de toutes sortes de formulaires, tels que les devis, les factures, les bons de livraison et les détails de paiement. Ils sont largement déployés par les grandes entreprises et les petites et moyennes entreprises qui traitent les formulaires susmentionnés.
L’utilisation de l’informatique dématérialisée signifie qu’aucun serveur interne n’est nécessaire et que le logiciel peut être mis à jour en permanence. Les entreprises qui souhaitent réduire la charge supplémentaire que représente pour leur personnel la gestion des formulaires dans les données, par exemple, introduisent des services de formulaires Web.
Principe des services de formulaires Web
Un services de formulaires Web consiste en des fonctions de création, de conversion, de gestion et de partage de feuilles de comptes, etc. Comme le service est basé sur un navigateur web, il n’est pas nécessaire d’acheter ou d’installer un logiciel spécialisé.
L’avantage est que ces fonctions peuvent être utilisées simplement en y accédant via un navigateur web, ce qui permet un accès en déplacement.
1. Fonction de création de rapports
La fonction de création de rapports vous permet de créer des rapports à l’aide de modèles. Il existe différents types de modèles et l’utilisation d’un modèle correspondant au type de formulaire permet de réduire le temps de travail consacré à la création de formulaires et d’unifier les formats de gestion.
Une fonction permet également d’ajuster automatiquement la mise en page pour l’impression. Comme les fonctions fournies varient en fonction du service en nuage, il est important de clarifier les fonctions requises à l’avance.
2. Fonction de conversion des formulaires
La fonction de conversion des rapports permet de convertir les fichiers de format Excel et Word en PDF, ce qui présente l’avantage d’empêcher la falsification, de simplifier la transmission des courriels et de réduire le volume des données.
3. Gestion et partage des formulaires
La fonction de gestion et de partage des rapports permet d’historiser et de rechercher les rapports sauvegardés et de les partager avec plusieurs utilisateurs. Les dossiers peuvent être triés de la même manière que sur un PC, et des paramètres d’autorisation (éditable, lecture seule, etc.) peuvent être définis pour chaque département ou poste pour une gestion plus précise des formulaires.
En plus de la recherche par nom de fichier ou de dossier, il est également possible de rechercher le libellé du contenu des formulaires.
Autres informations sur le services de formulaires Web
Stockage des feuilles de registre
Les feuilles de registre sont un terme comptable désignant les livres et les pièces justificatives que le droit des sociétés exige de conserver pendant 10 ans. Jusqu’à présent, les feuilles de registre et les documents étaient essentiellement conservés sur papier, ce qui compliquait la gestion des données comptables et rendait difficile la sécurisation de l’espace de gestion.
En cas de contrôle fiscal, les formulaires demandés devaient être clairement indiqués et la gestion des données des formulaires devait être efficace. Avec la numérisation de l’économie et de la société, la loi sur la comptabilité électronique a été modifiée et les documents comptables qui remplissent certaines conditions peuvent désormais être stockés sous forme de données électroniques.
Dans le contexte de ces changements sociaux, il est devenu courant que les feuilles de registre soient stockées sous forme de données électroniques, et l’utilisation de services de feuilles de registre en nuage est en augmentation. De grands volumes de données de formulaires peuvent être gérés dans le cloud, traités à grande vitesse, et les données peuvent être créées et envoyées selon les besoins.
De plus, des systèmes de contrôle et de maintenance ont été mis en place comme mesure de sécurité en cas d’urgence, et des systèmes de sauvegarde ont également été envisagés en cas de catastrophe naturelle.