Qu’est-ce qu’un scanner de documents ?
Les scanners de documents sont des appareils qui convertissent les documents papier en données numériques.
Il existe des modèles à alimentation par feuille, qui alimentent et lisent automatiquement le document, et des modèles à rétroprojection, qui placent le document sur le lecteur et le lisent. Ils peuvent être utilisés conjointement avec des PC et des smartphones pour gérer et partager des documents numérisés.
De plus, un nombre croissant de types de lecteurs peuvent reconnaître des informations textuelles en tant que texte à l’aide de la technologie OCR (Optical Character Recognition/Reade). Les scanners de documents permettent d’extraire à grande vitesse des données numériques à partir de supports papier. Cela permet d’améliorer l’efficacité d’opérations telles que la numérisation.
Utilisations des scanners de documents
Les scanners de documents sont utilisés pour convertir en données électroniques des textes et des contenus écrits à la main ou imprimés sur du papier, dans le cadre du passage du travail traditionnel sur papier au travail numérique.
1. Numérisation des documents et des bordereaux
Différents types de documents échangés sur papier, tels que les factures papier, les reçus, les bordereaux de livraison/réception et les rapports, peuvent être numérisés par les lecteurs de documents afin d’améliorer l’efficacité du travail et de réduire l’espace de stockage.
2. Numérisation des catalogues et des livres
La numérisation des catalogues et des livres distribués sous forme papier à l’aide d’un lecteur de documents permet de partager l’information et de réduire l’espace de stockage.
Principe des scanners de documents
Les scanners de documents numérisent les documents en convertissant la lumière émise par une source lumineuse sur la surface du document, en recueillant la lumière réfléchie à l’aide d’une lentille et en la recevant par un capteur CCD (dispositif à couplage de charge) ou CIS (capteur d’image par contact) et en la convertissant en un signal électrique. Le CCD peut également être utilisé pour capturer des images claires de documents éloignés de la surface du verre.
Le CIS est économe en énergie et compact, mais il a une faible profondeur de champ et peut produire des images floues de documents présentant de grandes bosses et des surfaces irrégulières ou de documents éloignés de la surface de la vitre.
Les scanners de documents peuvent transmettre les données d’image numérisées à un ordinateur ou à un service cloud. La fonction OCR (reconnaissance optique de caractères) peut également être utilisée pour convertir les données en données textuelles. Cela facilite la recherche et la catégorisation.
Types de scanners de documents
Il existe trois grands types de scanners de documents : les scanners à feuilles, les scanner suspendus et les scanners à main.
1. Scanners à feuilles
Les scanners à feuilles sont des appareils qui alimentent et numérisent automatiquement les documents à l’aide d’un chargeur automatique de papier. Ils se caractérisent par leur capacité à numériser rapidement et efficacement de grandes quantités de documents et de cartes de visite.
2. Scanner suspendus
Les scanners suspendus numérisent les documents par le haut, à l’endroit où ils sont placés. Ce type de scanner permet de numériser des documents épais tels que des livres et des magazines sans les démonter et sans que le document n’entre en contact avec la surface en verre. Une autre caractéristique de ce type de scanner est qu’il peut traiter des documents de taille A3 ou supérieure.
3. Scanners à main
Les scanners à main sont des appareils portatifs qui numérisent les documents en les traçant. Ils sont compacts, faciles à transporter et peuvent être utilisés partout.
Comment choisir un scanner de documents ?
Pour choisir un scanner de documents, il convient de tenir compte des cinq points suivants :
1. Type
Il existe trois types de scanners de documents : les scanners de feuilles, les scanners suspendus et les scanners portatifs (à main). Les scanners à feuilles permettent de numériser rapidement un grand nombre de documents, mais ils ne peuvent pas prendre en charge les documents épais ou ceux qui nécessitent de tourner les pages, comme les livres.
Les scanners suspendus peuvent traiter les documents qui nécessitent de tourner les pages, tels que les livres et les magazines, et les documents de taille supérieure au format A3, mais ils sont volumineux et prennent beaucoup de place. Les ordinateurs de poche sont compacts, portables et peuvent être utilisés n’importe où, mais la vitesse et la précision de numérisation peuvent être faibles.
2. Taille
Différents modèles de scanners de documents peuvent prendre en charge différentes tailles de documents : si vous devez uniquement numériser des documents de taille A4 ou inférieure, un petit modèle bon marché fera l’affaire, mais si vous souhaitez numériser des documents de taille A3 ou supérieure, vous devez choisir un modèle compatible avec le format A3 ou le format rétroprojecteur.
3. Résolution
La résolution est une mesure de la finesse et de la netteté d’une image, exprimée en ppp (pixel par pouce). Plus la résolution est élevée, meilleure est la qualité de l’image, mais plus la taille du fichier est importante.
Une résolution de 600 ppp ou plus est recommandée pour la numérisation de documents textuels, et de 1 200 ppp ou plus pour la numérisation de documents colorés tels que des photographies et des peintures.
4. Vitesse
Si vous devez traiter un grand nombre de documents, il est important de savoir combien de documents peuvent être numérisés par unité de temps. Comme la vitesse de lecture varie en fonction de conditions telles que la résolution et le mode couleur, il est important que les comparaisons soient effectuées dans les mêmes conditions.
5. Fonctions
Les lecteurs de documents sont dotés d’un large éventail de fonctions : la compatibilité Wi-Fi est pratique car elle permet une connexion sans fil à un PC ou à un smartphone ; la fonctionnalité OCR (reconnaissance optique de caractères) permet d’extraire les informations textuelles des images et de les convertir en texte, ce qui facilite la recherche et la gestion ; une fonction de numérisation recto-verso permet de numériser des documents sur les deux faces d’une feuille de papier.
La fonction de numérisation recto-verso permet de gagner du temps en numérisant le recto et le verso du document en même temps. Sélectionnez la fonction dont vous avez besoin en fonction de votre application.