¿Qué es un Sistema POS?
Un sistema POS es un sistema que recopila y analiza información como el nombre del producto, la cantidad vendida, la fecha y hora de venta, entre otros.
Los sistemas POS permiten saber “cuándo”, “quién” y “qué” se ha comprado, así como analizar las características del comprador y el momento de la compra de cada producto. Esta información puede utilizarse como indicador para que los minoristas determinen el inventario de sus tiendas y para la planificación de nuevos productos.
Usos de los Sistemas POS
1. Recopilación de Información sobre Ventas en Comercios Minoristas
Existen varios tipos de Sistemas POS, los más conocidos son los integrados con cajas registradoras instalados en tiendas de conveniencia y supermercados.
Una caja registradora con un sistema POS (POS cash register) lee el código de barras del producto para obtener información sobre los artículos vendidos, como el nombre del artículo, la cantidad, la fecha y la hora de la venta, que luego se almacena en una base de datos. Además, si se instala una tarjeta de socio de la tienda, el sistema POS también puede recuperar información sobre el cliente, como la edad, el sexo y el historial de compras.
2. Análisis y Utilización de la Información
La información sobre el nombre de los artículos vendidos y la fecha y hora de venta permite a los minoristas conocer las ventas de cada producto y analizar las correlaciones con factores como la hora del día, el tiempo, los acontecimientos y los datos demográficos de los clientes.
En el caso de los minoristas franquiciados, en los que varias tiendas están dispersas por varias regiones, el sistema también ayuda a mejorar la eficacia de las operaciones de pedido, ya que el estado de las existencias y las ventas se pueden comprobar de forma centralizada en la oficina central.
Las aplicaciones específicas incluyen la mejora de las existencias y la distribución de las tiendas, por ejemplo, garantizando que haya suficiente espacio en las existencias de invierno para los productos que se venden bien en invierno, o garantizando que los productos que los oficinistas compran fácilmente por la noche se vendan de forma destacada por la noche en las tiendas cercanas a estaciones de tren frecuentadas por oficinistas. No sólo acumulando datos, sino también analizándolos adecuadamente, es posible tomar medidas para mejorar la rentabilidad de las tiendas, como optimizar el inventario y los métodos de almacenamiento.
3. Gestión de Empleados
Los Sistemas POS tienen una fuerte imagen de ser utilizados para la gestión de ventas en tiendas minoristas, pero también hay productos que pueden gestionar la asistencia de los empleados y los objetivos numéricos a través de un sistema similar. Como pueden gestionar de forma centralizada un gran número de datos, estos sistemas son indispensables para mejorar la eficiencia operativa de las empresas con un gran número de empleados y una compleja agregación y análisis de datos.
Principios de los Sistemas POS
Dado que existen muchos tipos diferentes de sistemas POS, en esta sección se explican, a modo de ejemplo, los principios que se utilizan en tiendas de conveniencia y otros comercios minoristas.
1. Códigos JAN
A los productos vendidos en comercios minoristas se les asigna un código de producto, que está vinculado al nombre del artículo y a la información del fabricante. Existen normas internacionales para el formato de los códigos de producto, y en Japón se utiliza la norma conocida como código JAN.
El código JAN es un signo de identificación con rayas verticales, comúnmente denominado “código de barras”. Se imprime en el embalaje exterior de un producto o se pega como pegatina, y contiene información como el fabricante del producto, la fuente de venta y la norma del producto.
2. Escáner
El código JAN impreso o adherido al producto es leído por un escáner, por ejemplo un escáner de mano instalado en la caja registradora. Al leer el código, se registra la información del producto registrada en el código JAN.
3.Terminales de Sistemas POS
El terminal POS es la función central de la caja registradora POS. Al leer el código JAN con un escáner, registra y anota las ventas, totaliza las ventas de cada caja registradora, muestra los precios y emite los recibos.
Los terminales en un sistema POS de las tiendas están conectados entre sí por un controlador de tienda, que totaliza las ventas de la tienda basándose en las ventas de cada caja registradora. Además, se puede intercambiar información con la central, y la información de los productos leída por la caja registradora del TPV se almacena en la nube de la central, incluida la información sobre los métodos de pago.
4. Maestro de productos
El maestro de productos es una base de datos que gestiona de forma centralizada la información sobre los productos. Se registra información como nombres de productos, precios, proveedores, precios de venta y costos, y se cruza con la información de ventas enviada desde las tiendas para gestionar las ventas y los beneficios de toda la empresa. El mantenimiento del maestro de productos es esencial para el funcionamiento de un sistema POS, ya que la información de la caja registradora del TPV puede analizarse para determinar cuándo y a quién se vendieron los productos del maestro de productos.
¿Cómo Elegir un Sistema POS?
Los sistemas POS manejan grandes cantidades de datos y disponen de complejas redes de transmisión de datos. Es importante elegir las funciones del sistema después de aclarar el propósito de la introducción para que los resultados merezcan el esfuerzo y el costo de introducir un sistema de este tipo.
Si el objetivo del sistema es recoger información por sí mismo y no analizarla, la rentabilidad puede reducirse sin conseguir un efecto de mejora proporcional a los costos de mantenimiento. Además, si el sistema está vinculado a tarjetas de socio o aplicaciones para teléfonos inteligentes, es necesario mantener y educar en el cumplimiento de las normas relativas al tratamiento de la información de los clientes.