¿Qué es un Sistema de Control de Inventarios?
Los sistemas de control de inventarios son programas informáticos utilizados para supervisar y controlar en tiempo real la cantidad de productos en stock en los centros de distribución.
Centraliza todos los procesos necesarios para las operaciones, como el control de inventarios en fábricas y tiendas, los sistemas de pedidos y la gestión de ventas, para mejorar la eficacia del trabajo.
Se proponen sistemas de gestión de existencias adecuados para distintos sectores, como el minorista, el comercial y el manufacturero, y pueden basarse en un paquete básico, con la flexibilidad de añadir opciones en muchos casos.
Usos de los Sistemas de Control de Inventarios
Los sistemas de control de inventarios se gestionan de forma diferente en las distintas empresas, por lo que los fines y usos de la gestión de existencias también variarán.
1. Usos en el Sector Minorista
En la industria minorista, las existencias en el sistema de control de inventarios cambia al mismo tiempo que se contabilizan en la tienda. En este caso, el sistema de contabilidad y el sistema de control de inventarios debe estar vinculado. Si se establece un punto de pedido para cada producto, también es posible realizar automáticamente un pedido cuando la cantidad cae por debajo de ese punto de pedido.
Además, los minoristas con tiendas en línea pueden gestionar sus existencias en tiempo real para determinar si aceptan o no pedidos en función de la situación de las existencias. Aceptar pedidos a pesar de la falta de existencias puede acarrear problemas.
2. Aplicaciones en la Industria Alimentaria
En la industria alimentaria, la gestión de los plazos de entrega necesarios para la gestión de la frescura, como las fechas de caducidad de los productos alimentarios, permite realizar operaciones FIFO (primero en entrar, primero en salir). Al gestionar primero el uso de los artículos más antiguos, se reducen las pérdidas por caducidad.
También permite conocer la información de distribución (trazabilidad) de los productos alimentarios adquiridos, lo que facilita el control del origen y la fuente de compra.
3. Aplicaciones en la Industria Manufacturera
En la industria manufacturera, el control del número de piezas en stock ayuda a evitar problemas de falta de piezas. Si se descubre que una pieza necesaria no está disponible al inicio de la producción, esto puede provocar una reducción de la productividad y retrasos en las entregas.
Si se conoce de antemano la cantidad de piezas necesarias para la producción, se pueden pedir las que faltan.
Principios del Sistema de Gestión de Inventarios
Los sistemas de control de existencia implican recibir y pagar la cantidad de artículos que se deben controlar. Recibir y pagar significa “recibir” cuando las mercancías entran y “pagar” cuando salen.
En la industria manufacturera, por ejemplo, la cantidad de piezas en el sistema aumenta cuando las piezas para la producción se entregan en la fábrica. La cantidad de piezas en el sistema disminuye en el momento en que las piezas se envían una vez finalizada la fabricación.
Los sistemas de control de inventarios gestionan automáticamente estos más (ingresos) y menos (pagos), pero el calendario de estos ingresos y pagos depende del sistema y de la política de gestión de la empresa. Otras funciones de un sistema de control de inventarios son la capacidad de ajustarse a la cantidad óptima de existencias.
Esto es útil para los casos en los que se desea mantener existencias con un excedente, o en los que sólo se necesita lo que se necesita cuando se necesita. Configurando el sistema según el propósito de uso, puede hacer un uso eficaz del sistema de control de inventario.
Más Información sobre los Sistemas de Gestión de Inventario
Importancia de un Sistema de Gestión de Inventario
Un sistema de gestión de inventario es un software que gestiona todo el inventario de una tienda, desde las ventas y la fabricación hasta la contabilidad, y agiliza todo el flujo. Las ventas, la fabricación y la contabilidad son las actividades centrales de una empresa y se denominan sistemas centrales.
Aunque no hay ningún problema si el sistema central funciona correctamente sin discrepancias entre el inventario real y el inventario contable, se ha observado que el inventario contable y el inventario real no coinciden. El riesgo de que se produzcan estas discrepancias entre el inventario contable y el físico aumenta cuanto más complejo es el control del inventario, especialmente si hay varias tiendas. Un control adecuado del inventario es necesario para evitar el exceso de productos en existencia.
Un sistema de control de inventarios es una poderosa herramienta para identificar con precisión las existencias reales. Elimina la necesidad de introducir datos que llevan mucho tiempo, reduce las irregularidades en el procesamiento y ofrece una visión precisa y en tiempo real del inventario.
También proporcionan una referencia fácil para recuperar producto. En los últimos años, los sistemas basados en la nube han aumentado en número, y el control vía remota se ha vuelto aún más avanzada.