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出張管理システムについての概要、用途、原理などをご説明します。また、出張管理システムのメーカー30社一覧や企業ランキングも掲載しておりますので是非ご覧ください。
出張管理システムとは、出張時の交通手段や宿泊施設の手配や予約から経費精算まで一元化したシステムです。
出張の際には事前申請や書類作成など幅広い業務が発生し、出張申請と経費精算で管理する部署が異なるケースもあります。出張管理システムの導入により業務を一括で管理でき、効率的に情報を共有可能です。
複数のサイトを閲覧せず交通機関を手配でき、システム内だけで出張申請が完結するため、対応や管理を行う部署がスムーズに連携しやすいです。出張に関する手配を代行するビジネストラベルマネジメント (英: Business Travel Management) 対応のシステムも含まれます。
出張管理システムには多彩な機能が搭載されており、出張業務の効率化に役立ちます。
出張の際に交通手段や宿泊先を一括検索可能です。システム上で利用者は新幹線や航空券、ホテルなどを検索して比較し、最適な旅程を探して予約できます。
中には出張者本人しか予約できないタイプもありますが、事務員が代理で予約可能なものもあります。
ワークフロー機能を使って申請から承認まで電子化できます。システム上で出張者が出張申請を行い、システム上で経理担当者が内容を確認して承認でき、ペーパーレスのため申請書を紛失するリスクがありません。
自動チェック機能により承認プロセスとコンプライアンス遵守が効率化し、出張規程に沿った申請内容を作成可能です。
システム上の予約内容と利用実績を照合し、経費を自動で計算できます。従来の手作業による精算業務を省略し、経理担当者の工数を削減できるため精算処理も効率的です。従業員の立替精算もなく、金銭的に負担が軽くなります。
出張者のスケジュールを一元管理し、出張のスケジュールを可視化できます。出張予定を共有し、渡航先での緊急連絡先を把握でき、出張者の安全管理に有用です。
*一部商社などの取扱い企業なども含みます。
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