監修:株式会社REVOX
見積作成自動化とは
製造業の効率化は主に製造現場が注目され改善されてきました。一方で川上の営業部門の働き方やDXが遅れている現状も多くみられます。そういった意味では営業部門の改善の伸び代は高く、全体の生産性向上や働き方改革に大きく寄与できる可能性を秘めたものとして近年期待を集めています。
見積作成の自動化とは、見積書を作成する際に価格をAIなどで自動で算出し、見積書のフォーマットを形成するシステムです。
中小の製造メーカーでは製造図面の見積を長らく人の経験で作られており、さらには一般の営業担当者だけでなく、役職者、役員、中には社長自らが見積をしているケースが多く見受けられます。ほかには本来、製造をしなければならない製造部の方、製造管理者が見積をしているケースもあります。
役職者以上の方が見積をしている場合、高いコストの見積となってしまったり、本来の管理業務ができず将来の種まきができていないといったことが起こりえます。
そういった課題を解決するための見積自動作成システムは近年、様々なタイプのものがリリースされています。
大きくは、
- 過去の加工実績から算出するタイプ
- 図面特徴の要素に加工情報を入力して算出するタイプ
の２つに分けられます。
見積作成自動化の使用用途
見積作成の自動化は図面の見積作業を人が経験値で算出する代わりにAIまたは見積ロジックによって見積金額を算出できるようにするものです。
過去の実績からAIで算出するタイプのものであれば、川下の部品サプライヤーだけでなく、複雑な形状が多い川上の大手クライアントやアセンブリメーカー、商社における類似図面検索として利用し図面の標準化や早期の予算取りができるようになります。
主に使用される分野は以下のとおりです。
産業
- 大手メーカー 【類似図面検索】
- アセンブリメーカー 【類似図面検索】
- 部品、材料商社 【類似図面検索】
- 中小部品メーカー 【自動見積】
自動見積における主な加工
主な対象となる分野
- 産業機械
- 車両
- 半導体
- 家電、OA
- 医療
- 航空、宇宙
1つ目の見積作成特化型については、見積書作成の機能面に非常に特化して機能がシンプルで見やすいUI/UXを用いているシステムも多いため誰でも簡単にかつ正確な見積書を作成できます。
またクラウド型で管理している場合のシステムについては、見積書を作成から確認者まで到達するフローが円滑に可能です。
2つ目のERP一体・連携型のタイプについては、 見積書を作成するだけでなく、生産管理システムや業務システムと組み合わせているため、製造部門・経理部門等との連絡しやすくすることができます。そのため部署間との横連携をより強化ができます。
他にも上記2つを兼ね備えたシステムもあります。製造業では特に、上記2つを兼ね備えたシステムのタイプがあまりありません。
特に、製造業に特化した柔軟なシステムでは、誰でも簡単に見積ができるため、コスト低減にも繋がり、本来行うべき仕事に集中ができます。
実際に、現状FAXで見積を回答するのに通信費で30円〜40円ほどかかってしまいますが、しかし、クラウド型で管理かつ、EDI(電子商取引)を用いたシステムであれば見積作成を行った後に回答をすることで、自動的にお客様の見積管理画面へ転送されますので抜け漏れについても問題なく、価格も迅速にお伝えすることが可能です。
見積作成自動化の原理について
主に自動化できるシステムでは大きく2つの算出方式があります。
- 過去の加工実績から算出するタイプ
- 図面特徴の要素に加工情報を入力して算出するタイプ
過去の加工実績から算出するタイプのメリットは誰でもカンタンにすぐ見積りができるということです。デメリットは過去実績を要すまでは見積精度が落ちますが、AIによる自動学習機能を搭載しているものであればやればやるほど賢くなり、いずれはほとんどをAIの見積でカバーできます。
見積作成自動化に必要不可欠なのが、見積の管理です。価格の基となる実績を参考にし見積を作成することで、見積作成効率が上がり、見積提出のスピードが飛躍的に向上し受注率アップに繋がります。AIで自動的に学習をしていく機能を備えた製品になると見積実績の数量に応じてより精度の高い見積が可能となります。
図面特徴の要素に加工情報を入力して算出するタイプのメリットは最初から精度の高い見積ができることです。デメリットは使いこなすのに加工をわかっているスキルの方が必要なことに加え、見積を算出するまでの工程が多くあり、時間がかかってしまうことです。
いずれのタイプも根本的な自社の営業課題を解決できるかどうかを見極めて導入する必要があります。
システムで見積作成を自動化するためには、見積作成のロジックに必要な情報を取得しなければなりません。
まずは、最低限必要な情報としては、見積番号・作成日・見積有効期限・顧客名・製品の単価・見積の合計金額・過去の実績データなどがあります。
過去実績から算出するタイプは類似のモノを参照とするための図面データが多ければ多いほど精度の高い見積が可能です。
加工情報を入力して算出するタイプですと機械、工程ごとの加工データを反映させる必要があります。
他にも必要な情報としては、承認フロー・見積書の管理と保管機能・情報共有機能・セキュリティ機能が必須項目となってきます。
クラウド型であれば見積作成・管理システムに移行することで、見積業務をスマホ・タブレット等外出先でも見積が可能となります。
また、クラウド型であれば誰でも見積の価格を参考にすることができるため、新入社員の教育にも時間を充てることができます。
新しくいただいた見積依頼のデータを取り入れ過去の実績データと組み合わせることで、見積作成と見積の精度が向上し、スピーディーな見積作成が可能となります。
セキュリティについてもクラウドで管理する場合においては、強力なセキュリティソフトを導入する必要があるため注意が必要です。
見積作成自動化のメリット
1. 人材育成の注力
ノウハウを自動見積システム投入することで見積書をスピーディーに提出することができます。それにより、今まで見積していた方が人材教育に時間を費やすことができます。又、見積書の価格やノウハウを共有することも可能になるため、今まで「この人しかできない」ということがなくなります。
2. 見積金額の精度向上化
システムを使うことで、過去の実績データを蓄積します。更にAIを搭載したシステムであれば類似した製品を学習することもできるので、より精度の高い見積が可能となります。したがって、知識や経験の少ない新人でも、見積書の作成を精度よく、容易に行えます。
3. 社内改善により、営業力の強化・製品開発の強化
EDIが搭載された見積作成自動化システムであれば製品別の受注率・担当者毎の受注率を把握することが可能な製品があります。よって、最適なリソースの配置が可能となり、社内の改善することで次の戦略に活かせます。
見積作成自動化の効果
見積作成を自動化することで企業内のそれぞれの部署、役割によるメリットの効果が得られます。
営業社員での視点
- 人手不足の解消
- 残業過多の解消
- 有給消化率の向上
営業管理者での視点
- 見積回答の迅速化
- 見積の平準化
- 営業分析
経営者での視点
- コスト削減
- 社員満足度向上、採用強化
■ 競争優位性
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見積を他社よりも早く出すことで受注率を上げられる
見積業務を高速化し他社よりも早く回答
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1枚あたりにかかる見積のコスト下げることができるため、人件費や販管費を下げられる
見積作成を誰でも素早く簡単に作成から提出ができるため役職者ではなく新入社員でも見積作成をいち早くできるようになる
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価格の根拠となる実績データを蓄積することで、価格の正値がすぐに誰でもわかるようになる。
AIが自動が学習をする機能を搭載している場合には、価格の実績データだけではなく、その製品の類似品となるデータも蓄積することでより正確でかつはやく見積の価格を算出できるようになる、
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見積作成から提出までが簡素ができるため自身の本来行うべき業務に集中できる
見積作成から提出までの時間を大幅に短縮できるため、営業であればお客様先への訪問。製造部門であれば本来の製品開発に着手でき、本来の仕事へ集中できるようになる。
以上の4点より導入効果が見込められます。
本記事は見積作成自動化を製造・販売する株式会社REVOX様に監修を頂きました。
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