受注管理システムとは
受注管理システムとは、顧客からの注文から出荷完了に至るまでの業務フローを管理するシステムです。
企業が商品を販売する際、注文はファックスやＥＣサイトなど、多岐にわたる経路から入ってきます。これらの情報を手作業で処理すると、転記ミスや計算間違いといった人的ミスが発生します。受注管理システムを導入することにより、注文情報を一つのデータベースに集約し、正確かつ迅速に処理できます。
システム内では注文データの進捗状況がリアルタイムで更新されます。管理画面を確認するだけで注文の状態を即座に把握できるため、担当者の作業効率化に繋がります。さらに、蓄積されたデータは会計ソフトや顧客管理システムと連携できる製品が多く見られます。企業の利益構造と信頼を支える重要な基盤として機能します。
受注管理システムの使用用途
受注管理システムは以下のような用途で使用します。
1. 複数チャネルの在庫連動
インターネット通販が普及した現代において、多くの事業者が自社サイトだけでなく、複数のオンラインショッピングモールへ同時に出店します。各サイトの管理画面に個別にログインしていては、受注件数が増加するにつれて手間が膨大になります。受注管理システムを使用することで、異なるプラットフォームで発生した注文を一つの画面でまとめて処理できます。
2. 取引先ごとの条件管理
企業間取引では一般的な消費者向け販売とは異なり、取引先ごとに掛け率や納品ルールが細かく異なる場合があります。これらを担当者の記憶に頼って管理することはトラブルの原因となります。受注管理システムは顧客マスターにあらかじめ取引条件を登録しておくことで、注文入力時に正しい単価や条件を自動で呼び出します。
3. 出荷業務の効率化
運送会社が提供する送り状発行ソフトと受注データを連携させることで、宛名書きの手間と書き損じを削減します。また、ハンディのバーコード読み取り機器とシステムを組み合わせ、商品を照合しながら梱包作業が可能です。目視確認だけでは防ぎきれない誤出荷をシステム的にブロックし、正確な物流体制を構築します。