ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、会議の資料を紙ではなくデジタルデータで共有して会議を行うシステムです。
クラウドやオンプレミス環境で保存された資料をパソコンやタブレット、スマートフォンなどでアクセスして閲覧・共有可能です。ネットにアクセスできる環境と端末さえあれば、外出先っであっても資料を確認することができます。画面上の資料に書き込んだり他の人と画面を同期させたりもでき、活用の方法も様々です。
ペーパーレス会議システムの使用用途
ペーパーレス会議システムは以下の用途で使われています。
1. 業務の効率化
ペーパーレス会議システムを導入することで、資料共有・閲覧、リアルタイム編集、画面共有などを一度に行えます。資料のデジタル化により、オフィスにいない場合や出張先でも簡単に資料にアクセスして内容を確認できます。リモート会議も可能のため、その場で会議を開けるようにもなっています。一方で、機能を使いこなすために様々な操作に慣れる必要があります。
2. コストの削減
従来の紙ベースの会議であれば、作成した資料の印刷や配布のために多くの紙を使用する必要がありましたが、ペーパーレス会議システムにより紙の使用を減らすことが可能になりました。紙の消費を避けることができ、環境保護にも貢献します。資料の更新や修正も即座にできるため、手間もほとんどかかりません。
3. 情報漏洩を防げる
ペーパーレス会議システムの中にはアクセス制御機能という資料へのアクセスや閲覧を制限する機能もあります。認証方法はパスワードやID、顔認証、指紋認証などさまざま用意されており、必要なシーンや人に絞って権限を与えられます。一定時間操作がなかった場合は自動ログアウトする、5回連続でパスワード失敗するとアカウントがロックされる、リストに載っている対象以外を拒絶するシステムのホワイトリストを設定するなどの機能が備わっているところも特徴です。スマートフォンなどの端末を紛失した際にはデータの強制削除も可能です。