順番待ちシステムとは
順番待ちシステムとは、店舗や施設などにおける利用者の待ち時間を管理するシステムです。
順番待ちシステムは、利用者の順番・待ち時間を管理し、待ち状況の表示や呼び出しなどを行うシステムであり、WEB上で予約・順番待ち可能なシステムもあります。
店舗や施設などの訪問先が混雑している場合、利用者は長時間の順番待ちにストレスを感じることが多くあります。また順番管理を始めとする受付業務が煩雑化しますが、順番待ちシステムを導入することで待ち状況が見えるようになり、利用者のストレス軽減と待ち時間短縮を可能にし、スタッフの業務負担軽減に繋がります。
順番待ちシステムの使用用途
順番待ちシステムは様々な場所で使用されています。以下に代表的な例を記載します。
1. 病院・クリニック
病院やクリニックでは、音声呼び出しに加え、呼び出し番号等のディスプレイ表示、離れた場所でも受け取れる通知機能がよく使用されています。また、電子カルテと連動させ会計の順番待ちまで行うシステムを取り入れている病院もあります。
順番待ちシステムは、患者の待ち時間への不安を軽減し、スタッフの業務効率化に繋がっています。
2. 飲食店
飲食店でも順番待ちシステムが多く使用されており、WEB予約も増えています。
タブレット型の順番待ちシステムを配置することで来店者自身による受付を可能にし、配席管理まで行う機能も利用されています。
また、分析機能を使用し時間帯ごとの混雑傾向を見ながら、スタッフ配置に役立てることも可能です。
3. 役所・郵便局・銀行など
様々な人が利用する役所や郵便局などでは、利用目的を選択できる発券機タイプの順番待ちシステムが多く使われています。
ディスプレイと連携し、窓口ごとに呼び出し番号を表示でき、利用者の満足度向上に役立っています。
4. 宿泊施設のバイキング会場
宿泊施設のバイキング会場の予約・受付を、WEB上で可能にしたシステムも利用されています。
待ち状況をWEB上で確認したり、部屋のモニターや施設内のディスプレイなどで確認することができます。
順番待ちシステムの種類
以下に、順番待ちシステムの代表的な種類を記載します。
1. 発券機型
訪問先に到着した時に発券機から番号札を発行し、順番に呼び出しするシステムです。
ボタンを押したり、タッチパネルを操作することにより番号札を発券します。また、呼び出し番号や待ち時間目安、不在扱いになった番号などをディスプレイに表示する機能と連携して使用することも可能です。順番が近付いたことをLINEや電子メール、電話で知らせる通知機能や、現在の待ち状況をWEB上で確認できるQRコードも多く使用される機能です。
比較的導入費用が安く抑えられ、システムへの入力やディスプレイ表示もシンプルで分かりやすいことが特徴です。
2. WEB予約型
利用者がWEB上で事前に順番待ち予約を行うことができるシステムで、WEB上で受付まで済ませるタイプや、到着時にタッチパネル操作などで発券し受付するタイプなどがあります。
事前の順番待ち予約は、WEB上のホームページや専用アプリ、LINEなどで行うことができ、到着してからの待機時間を少なくします。
LINEは専用アプリのインストールも不要で、利用者のハードルが低いのが特徴です。店舗などのLINE公式アカウントの登録の増加にも繋がり、リピート率向上の効果も見込めます。
順番待ちシステムの選び方
順番待ちシステムは、使用場所の特性に合ったものを選択することが大切です。以下に考慮すべき主な点を記載します。
1. 操作性
施設の利用者とスタッフ共に操作しやすいことが重要です。
利用者にとって、発券機やタッチパネル、専用アプリの操作が直感的に分かりやすいシステムが求められます。またスタッフが、呼び出し・表示などの受付管理を行いやすいことも大切です。
2. 利用者層に合ったシステム
利用者層に合わせて、発券機型やWEB予約・受付型のシステムなど最適なシステムを選ぶことが重要です。利用者数が多い施設では、呼び出し番号や待ち時間などをディスプレイに表示する機能のあるシステムが良いでしょう。
3. 呼び出し方法
呼び出し方法には、音声呼び出しに加え、離れた場所でも通知を受け取れるLINEや電子メール、電話などがあります。
4. 複数窓口対応
大きな病院や役所、郵便局、銀行などでは、複数窓口に対応したシステムを選択すると良いでしょう。
利用者が利用目的を選択でき、窓口ごとに呼び出し番号を表示できる機能があります。
5. 発券機型及びWEB予約型双方の順番受付
発券機での受付と、WEB予約・受付の双方が存在する場合には、双方の順番受付を柔軟に管理する機能もあります。
6. その他
故障などの運用中のトラブルに対し、迅速に対応できるサポート体制があるかを確認しておくことも重要です。導入検討時にはトライアル期間が設けられていることも多いので、機能や使い勝手などを確認し、費用対効果を見極めながら選択すると良いでしょう。