¿Qué es el Software de Gestión de Documentos?
El software de gestión de documentos es un método de gestión para manejar eficientemente documentos e información importantes.
El software permite compartir información, mejorar la eficacia de las búsquedas y garantizar la seguridad de la información. La gestión de documentos incluye funciones como la digitalización, que digitaliza los documentos en papel; la gestión de la clasificación, que clasifica, organiza y almacena los documentos; la gestión del acceso, que gestiona el uso de los documentos y los derechos de acceso; y la gestión de la eliminación y el almacenamiento, que gestiona los plazos de eliminación y almacenamiento de los documentos.
También es importante que el software de gestión de documentos se lleve a cabo adecuadamente, de acuerdo con las leyes y normativas. Por ejemplo, el software debe llevarse a cabo de acuerdo con leyes y reglamentos como la Ley de Protección de Datos Personales y la Ley de Contabilidad, así como con las políticas de seguridad de la información definidas dentro de la empresa.
En los últimos años, han llamado la atención el software de gestión de documentos que utiliza servicios en la nube y los sistemas de clasificación y recuperación de documentos que utilizan inteligencia artificial (IA). Estas tecnologías permiten una software de gestión de documentos más avanzada.
Usos del Software de Gestión de Documentos
El software de gestión de documentos se utiliza en diversas situaciones en empresas y organizaciones. Estos son algunos de los usos del software.
1. Intercambio Eficaz de Información
El software de gestión de documentos puede centralizar la información y mejorar la eficiencia del intercambio de información dentro de una empresa. Incluso si los documentos están dispersos o escritos a mano en grandes cantidades, la digitalización y la gestión de la clasificación permiten encontrar rápidamente la información necesaria.
2. Garantizar la Seguridad de la Información
Los documentos y la información importantes pueden gestionarse adecuadamente para reducir el riesgo de fugas de información y accesos no autorizados. La gestión de las autorizaciones de acceso, la eliminación y la gestión del almacenamiento pueden evitar fugas de información y usos no autorizados.
3. Cumplimiento de la Normativa
El software de gestión de documentos basado en leyes y reglamentos puede ser útil en situaciones en las que se exige el cumplimiento de la normativa. Por ejemplo, si se gestionan los documentos de acuerdo con leyes y normativas como la Ley de Protección de Datos Personales y la Ley de Contabilidad, se pueden evitar problemas legales.
4. Mejorar los Flujos de Trabajo
El software de gestión de documentos puede utilizarse para mejorar los flujos de trabajo. Por ejemplo, compartir documentos y automatizar el proceso de aprobación puede mejorar la eficiencia del trabajo y evitar errores.
5. Análisis para la Mejora del Negocio
El software de gestión de documentos permite recopilar datos que pueden utilizarse para mejorar las operaciones. Por ejemplo, el uso de documentos y los registros de acceso pueden analizarse para obtener sugerencias de mejora de las operaciones.
Principios del Software de Gestión de Documentos
El software de gestión de documentos consta de las siguientes funciones:
1. Formulación de Reglas de Gestión de Documentos
La formulación de reglas de gestión de documentos es un paso importante en la fundación del software. Al definir claramente los tipos de documentos, los periodos de conservación, los derechos de acceso, los criterios de eliminación, etc., se puede centralizar la software de gestión de documentos y evitar fugas de información y usos no autorizados.
2. Clasificación de Documentos
Existen diferentes métodos para clasificar los documentos en función de los procesos empresariales y los tipos de documentos. Se pueden establecer métodos de clasificación adecuados para recuperar rápidamente la información necesaria. La clasificación de documentos también implica la puesta en común de las reglas de clasificación y la revisión periódica del maestro de clasificación.
3. Control de Acceso
Los derechos de acceso se establecen para ver y utilizar los documentos con el fin de evitar fugas de información y usos no autorizados. Los privilegios de acceso se establecen en función del cargo y la naturaleza del trabajo. Además, se registran los accesos y se revisan periódicamente los privilegios de acceso.
4. Gestión de la Eliminación y el Almacenamiento
La gestión de los plazos de eliminación y conservación de documentos reduce las fugas de información y la carga que supone la gestión de la información. Los plazos de eliminación y conservación se determinan de acuerdo con la ley y la normativa interna de la empresa.
Más Información sobre el Software de Gestión de Documentos
1. Definición en ISO 9001
Los documentos se definen en la norma ISO 9001 como “información y los medios en los que está contenida”. La información puede tomar muchas formas, incluyendo texto escrito, código de programa y planos, y el medio puede ser papel o electrónico.
Los registros son similares a los documentos. Los registros son una forma de documentación, definida en ISO 9001 como ‘un documento que describe los resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas’, también llamado evidencia.
2. Ciclo de Vida de los Documentos
En general, los documentos gestionados por el software de gestión de documentos son documentos distintos de los registros. Los registros tienen la naturaleza de evidencia de hechos, por lo que cualquier alteración es ‘falsificación’ y está prohibida. En cambio, documentos como contratos y pliegos de condiciones pueden modificarse en función de las circunstancias y se denominan “actualizaciones” o “revisiones”.
El software de gestión de documentos implica la revisión y aprobación de los documentos que se han creado para garantizar que son adecuados antes de su publicación. Tras su publicación, cuando se realizan las actualizaciones necesarias, también se revisan y vuelven a aprobar. El control de cambios también es necesario para identificar dónde se ha modificado el documento, su historial de cambios y la versión vigente.
Cuando los documentos publicados se envían o distribuyen interna o externamente para compartir información, es necesario controlar quién tiene acceso a los documentos. Además, hay que fijar un plazo de almacenamiento y determinar de antemano un método para deshacerse de los documentos una vez transcurrido dicho plazo.
En software de gestión de documentos, es importante aclarar las normas en cada etapa del ciclo de vida de los documentos, desde su creación, distribución, almacenamiento y eliminación.