¿Qué es un Servicio de Gestión de Documentos en Línea Basados en la Web?
Los servicios de gestión de documentos en línea basados en la web es un servicio que permite la creación y gestión de hojas de contabilidad en un único lugar en la nube.
Las empresas, organizaciones y autónomos las utilizan para crear y gestionar facturas, albaranes y otros formularios. Debido al impacto de los cambios legales, ahora los formularios pueden gestionarse como datos electrónicos en lugar de los tradicionales formularios en papel. La Ley de Sociedades estipula un determinado periodo de conservación de los formularios, y muchos datos electrónicos deben gestionarse de forma segura y enviarse y recibirse según sea necesario.
Se espera que los servicios de gestión de documentos en línea basados en la web faciliten la gestión de los datos de los formularios, mejoren las horas de trabajo y reduzcan los costes.
Usos de los Servicios de Gestión de Documentos en Línea Basados en la Web
Los servicios se utilizan para agilizar la creación y gestión de todo tipo de formularios, como presupuestos, facturas, albaranes y detalles de pago. Están muy extendidos entre grandes empresas y pequeñas y medianas empresas que gestionan los formularios mencionados.
El uso de la nube significa que no se necesitan servidores internos y que el software puede actualizarse constantemente a la última versión. Las empresas que desean reducir la carga adicional que supone para su personal la gestión de formularios en datos, por ejemplo, están introduciendo servicios en la nube de hojas de contabilidad.
Principio de los Servicios de Gestión de Documentos en Línea Basados en la Web
Los servicios de gestión de documentos en línea basados en la web consisten en funciones para crear, convertir, gestionar y compartir hojas de contabilidad, etc. Como el servicio se basa en un navegador web, no es necesario adquirir ni instalar software especializado.
La ventaja es que estas funciones pueden utilizarse simplemente accediendo a ellas a través de un navegador web, lo que permite el acceso sobre la marcha.
1. Función de Creación de Informes
La función de creación de informes permite crear informes utilizando plantillas. Existen varios tipos de plantillas, y el uso de una plantilla que coincida con el tipo de formulario puede ayudar a reducir las horas de trabajo dedicadas a la creación de formularios y a unificar los formatos de gestión.
También existe una función para ajustar automáticamente el diseño para la impresión. Como las funciones ofrecidas varían en función del servicio en la nube, es importante aclarar de antemano las funciones necesarias.
2. Función de Conversión de Formularios
La función de conversión de informes permite convertir archivos en formato Excel y Word a PDF, lo que tiene las ventajas de evitar la manipulación, simplificar la transmisión por correo electrónico y reducir el volumen de datos.
3. Gestión y Compartición de Formularios
La función de gestión y compartición de informes permite consultar el historial y la búsqueda de informes guardados y compartirlos con varios usuarios. Las carpetas pueden clasificarse del mismo modo que en un PC, y pueden establecerse parámetros de autorización (editable, sólo lectura, etc.) para cada departamento o puesto, para una gestión más precisa de los formularios.
Además de buscar por nombre de expediente o carpeta, también se puede buscar por el texto del contenido de los formularios.
Más Información sobre el Servicio de Gestión de Documentos en Línea Basados en la Web
Gestión de Documentos en línea Basados en la Web
La gestión de documentos en línea basados en la web un término contable que se refiere a los libros y comprobantes, que la ley de la empresa exige que se conserven durante 10 años. Hasta ahora, las hojas de contabilidad y los documentos se almacenaban básicamente en papel, lo que complicaba la gestión de los datos contables y dificultaba la obtención de espacio de gestión.
En caso de auditoría fiscal, los formularios solicitados debían indicarse claramente y la gestión de los datos de los formularios debía realizarse de forma eficiente. Sin embargo, con la digitalización en curso de la economía y la sociedad, se ha modificado la Ley de Contabilidad Electrónica y ahora se permite almacenar como datos electrónicos los documentos contables que cumplan determinados requisitos.
En el contexto de estos cambios sociales, se ha convertido en norma que las hojas de contabilidad se almacenen como datos electrónicos, y está aumentando el uso de servicios de hojas de contabilidad en la nube. En la nube pueden gestionarse grandes volúmenes de datos de formularios, procesarse a gran velocidad y crearse y enviarse datos según sea necesario.
Además, se han establecido sistemas de supervisión y mantenimiento como medida de seguridad en caso de emergencia, y también se han tenido en cuenta los sistemas de copia de seguridad en caso de catástrofe natural.