Was ist automatisierte Angebotserstellung?
Die Effizienz in der verarbeitenden Industrie wurde vor allem in der Fertigungsabteilung verbessert. Die Arbeitsweise und der DX in der vorgelagerten Vertriebsabteilung ist dagegen in vielen Fällen hinterhergehinkt. In diesem Sinne ist das Verbesserungspotenzial in der Vertriebsabteilung groß, und in den letzten Jahren wurden hohe Erwartungen in sie gesetzt, da sie einen potenziellen Beitrag zur allgemeinen Produktivitätssteigerung und zur Reform des Arbeitsstils leisten kann.
Bei der automatisierten Angebotserstellung handelt es sich um ein System, das bei der Angebotserstellung automatisch Preise kalkuliert und Angebote mit Hilfe von KI und anderen Methoden formatiert.
Bei vielen kleinen und mittelständischen Herstellern werden Angebote für Produktionszeichnungen seit langem durch menschliche Erfahrung erstellt, und oft ist es so, dass nicht nur allgemeine Vertriebsmitarbeiter, sondern auch Führungskräfte, Direktoren und sogar der Präsident selbst die Angebote erstellen. In anderen Fällen werden Angebote von Mitarbeitern der Fertigungsabteilung, die das Produkt herstellen sollen, oder von Fertigungsleitern erstellt.
Wenn Angebote von leitenden Angestellten und darüber hinaus erstellt werden, kann dies zu hohen Kostenvoranschlägen und der Unfähigkeit führen, die ursprünglichen Managementaufgaben zu erfüllen, was dazu führen kann, dass die Saat für die Zukunft nicht aufgeht.
Um solche Probleme zu lösen, wurden in den letzten Jahren verschiedene Arten von Systemen zur automatisierten Angebotserstellung auf den Markt gebracht.
Die wichtigsten davon sind:
- Typen, die auf der Grundlage früherer Bearbeitungsergebnisse kalkulieren
- Typen, die durch Eingabe von Bearbeitungsinformationen in die Elemente eines Zeichnungsmerkmals berechnen
Dies sind die zwei Arten von automatisierten Angebotserstellungen.
Anwendungen der automatisierten Angebotserstellung
Die automatisierte Angebotserstellung ermöglicht es, die Kalkulation von Zeichnungen durch KI oder Angebotslogik zu berechnen, anstatt sie durch menschliche Erfahrung zu berechnen.
KI-Berechnungen, die auf früheren Ergebnissen basieren, können verwendet werden, um ähnliche Zeichnungen nicht nur für nachgelagerte Komponentenlieferanten, sondern auch für große vorgelagerte Kunden, Montagehersteller und Handelsunternehmen mit komplexen Geometrien zu finden, was eine Standardisierung von Zeichnungen und eine frühzeitige Budgetierung ermöglicht.
Die Hauptanwendungsbereiche sind:
Industrie
- Große Hersteller [Suche nach ähnlichen Zeichnungen]
- Hersteller von Baugruppen [Suche nach ähnlichen Zeichnungen]
- Teile- und Materialhandelsunternehmen [Suche nach ähnlichen Zeichnungen]
- Kleine und mittlere Teilehersteller [Automatisches Angebot]
Die wichtigsten Bearbeitungsprozesse der automatisierten Angebotserstellung
- Spanende und drehende Bearbeitung
- Bearbeitung von Blechen
- Bearbeitung der Oberflächenbehandlung
- Verarbeitung von Spritzgussteilen
Wichtigste Zielbereiche
- Industrielle Maschinen
- Fahrzeuge
- Halbleiter
- Haushaltsgeräte, OA
- Medizinische Geräte
- Luft- und Raumfahrt
Bei der ersten Art von Systemen, die auf die Erstellung von Angeboten spezialisiert sind, haben sich viele Systeme auf den funktionalen Aspekt der Angebotserstellung spezialisiert und verwenden eine einfache und übersichtliche Benutzeroberfläche, so dass jeder einfach und präzise Angebote erstellen kann.
Bei cloudbasierten Managementsystemen ist zudem der Fluss von der Angebotserstellung bis zur Bestätigung durch den Kunden reibungslos.
Der zweite Typ, das integrierte und verknüpfte ERP, erstellt nicht nur Angebote, sondern verbindet sich auch mit Produktionsmanagementsystemen und Geschäftssystemen, was die Kommunikation mit Produktions- und Buchhaltungsabteilungen erleichtert. Auf diese Weise kann die horizontale Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verstärkt werden.
Es gibt auch andere Systeme, die beides miteinander kombinieren. Vor allem in der verarbeitenden Industrie gibt es nicht viele Systeme, die beides vereinen.
Insbesondere flexible Systeme, die speziell auf das verarbeitende Gewerbe zugeschnitten sind, machen es jedem leicht, Angebote abzugeben, was zu niedrigeren Kosten führt und es Ihnen ermöglicht, sich auf Ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
Die Beantwortung eines Kostenvoranschlags per Fax kostet derzeit 0,30-0,40 USD an Kommunikationskosten. Wenn das System jedoch cloudbasiert ist, verwaltet wird und EDI (elektronischer Handel) verwendet, wird die Antwort nach der Erstellung des Kostenvoranschlags automatisch in den Bildschirm des Kunden zur Verwaltung des Kostenvoranschlags übertragen, so dass es keine Probleme mit Auslassungen gibt. Dies bedeutet, dass es keine Probleme mit Auslassungen gibt und die Preise schnell mitgeteilt werden können.
Funktionsweise der automatisierten Angebotserstellung
Es gibt zwei Hauptkalkulationsmethoden in Systemen, die automatisiert werden können:
- Kalkulation auf der Grundlage früherer Bearbeitungsergebnisse
- Typen, die durch Eingabe von Bearbeitungsinformationen in die Elemente eines Zeichnungsmerkmals kalkulieren
Der Vorteil des Typs, der auf der Grundlage früherer Bearbeitungsergebnisse kalkuliert, ist, dass jeder einfach und schnell ein Angebot erstellen kann. Der Nachteil ist, dass die Genauigkeit des Kostenvoranschlags abnimmt, bis frühere Ergebnisse benötigt werden, aber wenn das System mit einer automatischen Lernfunktion unter Verwendung von KI ausgestattet ist, wird es umso intelligenter, je öfter es verwendet wird, und schließlich werden KI-Kostenvoranschläge den größten Teil der Kosten abdecken.
Ein wesentlicher Bestandteil der automatisierten Angebotserstellung ist die Verwaltung der Angebote. Durch die Erstellung von Angeboten mit Bezug auf die tatsächlichen Ergebnisse, die die Grundlage für die Preise bilden, wird die Effizienz der Angebotserstellung erhöht, die Geschwindigkeit der Angebotsabgabe drastisch verbessert und die Auftragsquote gesteigert.
Der Vorteil des Typs, der durch die Eingabe von Verarbeitungsinformationen in die Elemente eines Zeichnungsmerkmals kalkuliert, ist, dass er von Anfang an sehr genaue Angebote ermöglicht. Nachteilig ist, dass die Nutzung des Systems und das Verständnis des Bearbeitungsprozesses mehr Fachwissen erfordern und dass die Berechnung des Angebots viele Prozesse umfasst, was zeitaufwändig sein kann.
Beide Arten müssen erst eingeführt werden, nachdem festgestellt wurde, ob sie die zugrunde liegenden Verkaufsprobleme des Unternehmens lösen können.
Um die Angebotserstellung mit dem System zu automatisieren, müssen die für die Logik der Angebotserstellung erforderlichen Informationen erfasst werden.
Zu den erforderlichen Mindestinformationen gehören zunächst: Angebotsnummer, Erstellungsdatum, Ablaufdatum des Angebots, Kundenname, Stückpreis des Produkts, Gesamtbetrag des Angebots und Daten zur bisherigen Leistung.
Für den Typ, der auf der Grundlage früherer Ergebnisse kalkuliert, gilt: Je mehr Zeichnungsdaten als Referenz zu ähnlichen Objekten vorliegen, desto genauer kann die Schätzung sein.
Der Typ, der durch Eingabe von Bearbeitungsinformationen kalkuliert, muss die Bearbeitungsdaten für jede Maschine und jeden Prozess berücksichtigen.
Weitere notwendige Informationen sind ein Genehmigungsablauf, Funktionen zur Verwaltung und Speicherung von Angeboten, Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Informationen und Sicherheitsfunktionen.
Wenn es sich um ein cloudbasiertes System handelt, ermöglicht die Umstellung auf ein System zur Angebotserstellung und -verwaltung die mobile Bearbeitung von Angeboten, z. B. über ein Smartphone oder Tablet.
Mit einem cloudbasierten System kann außerdem jeder auf die Preise von Angeboten zugreifen, so dass mehr Zeit für die Schulung neuer Mitarbeiter zur Verfügung steht.
Durch die Einbeziehung von Daten aus neu eingegangenen Angebotsanfragen und die Kombination mit früheren Leistungsdaten kann die Genauigkeit der Angebotserstellung und der Kostenvoranschläge verbessert werden, und es können schnellere Angebote erstellt werden.
Auch die Sicherheit ist ein wichtiger Aspekt bei der Verwaltung in der Cloud, da eine starke Sicherheitssoftware installiert werden muss.
Vorteile der automatisierten Angebotserstellung
1. Konzentration auf die Entwicklung der Humanressourcen
Indem Know-how in ein automatisiertes Angebotssystem gesteckt wird, können Angebote schnell erstellt werden. Dadurch kann die Person, die das Angebot erstellt hat, mehr Zeit für die Personalschulung aufwenden. Es ermöglicht auch die gemeinsame Nutzung von Angebotspreisen und Know-how, so dass nicht mehr gesagt werden muss: Das kann nur diese Person machen.
2. Bessere Genauigkeit der Kostenvoranschläge
Durch den Einsatz des Systems werden Daten über frühere Leistungen gesammelt. Wenn das System mit künstlicher Intelligenz ausgestattet ist, kann es außerdem über ähnliche Produkte lernen, was genauere Schätzungen ermöglicht. So können auch Neulinge mit wenig Wissen oder Erfahrung problemlos Angebote mit hoher Genauigkeit erstellen.
3. Stärkung des Außendienstes und der Produktentwicklung durch interne Verbesserungen
Einige Systeme zur automatisierten Angebotserstellung mit EDI ermöglichen die Überwachung der Auftragsquote nach Produkt und Sachbearbeiter. Auf diese Weise ist es möglich, die Ressourcenzuweisung zu optimieren und die folgenden Strategien durch unternehmensinterne Verbesserungen zu nutzen.
Vorteile der automatisierten Angebotserstellung
Eine automatisierte Angebotserstellung kann sich je nach Abteilung und Rolle im Unternehmen vorteilhaft auswirken.
Perspektive bei Vertriebsmitarbeitern
- Beseitigung von Personalengpässen
- Beseitigung von übermäßigen Überstunden
- Verbesserung der Quote der bezahlten Arbeit
Perspektive der Vertriebsleiter
- Schnellere Reaktion auf Angebote
- Entzerrung der Angebote
- Analyse der Verkäufe
Standpunkt des Managements
- Kostenreduzierung
- Verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit, verbesserte Rekrutierung
Wettbewerbsvorteil
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Erhöhung der Auftragsrate durch schnellere Erstellung von Angeboten als andere Unternehmen
Schnellere Angebote und schnellere Antworten als andere Unternehmen
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Geringere Arbeits- und SG&A-Kosten durch Senkung der Kosten pro Angebot
Jeder kann schnell und einfach Angebote erstellen und abgeben, so dass auch neue Mitarbeiter schnell Angebote erstellen können.
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Durch das Sammeln von tatsächlichen Leistungsdaten als Grundlage für Preise kann der positive Wert von Preisen von jedem schnell erkannt werden
Wenn die KI mit einer automatisch lernenden Funktion ausgestattet ist, kann sie nicht nur tatsächliche Preisdaten, sondern auch Daten über ähnliche Produkte sammeln und so Angebote genauer und schneller berechnen,
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Der Prozess von der Angebotserstellung bis zur Angebotsabgabe kann vereinfacht werden, so dass sich der Nutzer auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann
Da die Zeit von der Angebotserstellung bis zur Angebotsabgabe erheblich verkürzt werden kann, können sich die Vertriebsmitarbeiter auf Kundenbesuche und die Produktionsmitarbeiter auf die Entwicklung ihrer eigenen Produkte konzentrieren. Wenn Sie im Vertrieb tätig sind, können Sie Kunden besuchen, und wenn Sie in der Fertigung arbeiten, können Sie mit der Produktentwicklung beginnen und sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren.
Es ist zu erwarten, dass sich die oben genannten vier Punkte positiv auf die Einführung des Systems auswirken werden.