Was ist ein Kostenmanagementsystem?
Ein Kostenmanagementsystem ist ein System, das Managementaufgaben wie Kostenberechnung, -analyse und -simulation übernimmt.
Unter Kosten versteht man zunächst allgemein die Kosten, die bei der Herstellung und dem Verkauf von Produkten und Dienstleistungen anfallen. Die Daten zu den Kosten lassen sich in Material-, Arbeits- und Herstellungskosten nach Form, direkte und indirekte Kosten, variable und fixe Kosten unterteilen.
Diese Daten können auch fließend variieren oder anteilig auf das Produkt verteilt sein. Ein Kostenmanagementsystem ist ein System zur Erfassung und Verwaltung dieser Kosten in Echtzeit und genau. Es sammelt und verwaltet kostenbezogene Daten, die in Verbindung mit anderen Unternehmenssystemen wie Bestandsmanagement, Vertriebsmanagement und Buchhaltung gehandhabt werden müssen.
Daher werden Kostenmanagementsysteme häufig als Teil der ERP-Funktionalität (Enterprise Resource Planning: Integrierte Unternehmensressourcenplanung) bereitgestellt und ermöglichen durch die Verknüpfung von Daten mit anderen Geschäftssystemen ein reibungsloseres und genaueres Kostenmanagement.
Anwendungen von Kostenmanagementsystemen
Kostenmanagementsysteme werden eingesetzt, um Kosten zu ermitteln und zu analysieren, Gewinne zu maximieren und Risiken durch ein optimiertes Kostenmanagement anzugehen. Eine ordnungsgemäße Kostenkontrolle trägt zu höheren Gewinnen bei, senkt den Break-even-Punkt und führt zu geschäftlicher Stabilität.
Zu diesem Zweck ist es wichtig, Daten darüber zu erfassen und zu visualisieren, welche und wie viele Kosten anfallen. Durch die Einführung eines Kostenmanagementsystems können die Daten zu den Kosten zentral verwaltet und in Echtzeit berechnet werden. Anhand dieser Daten lassen sich auch die Rentabilität der einzelnen Produkte und die für jeden Prozess erforderlichen Kosten ermitteln, was zu einer verbesserten Produktivität beiträgt.
Funktionsweise von Kostenmanagementsystemen
Durch die Einführung eines Kostenmanagementsystems können folgende Punkte verwaltet werden:
1. Kalkulation
Die Kalkulation ist die automatische Berechnung von Kosten auf der Grundlage von kostenbezogenen Daten. Die Kostenrechnung wird je nach Anwendung in Einzelkalkulation, Gesamtkalkulation, Vollkostenrechnung und Teilkostenrechnung unterteilt. Es gibt verschiedene Arten von Kosten, wie z. B. die Standardkostenrechnung, die Istkostenrechnung und die Plankostenrechnung, und diese Kosten können automatisch berechnet werden.
2. Kostenabweichungsanalyse
Die Kostenabweichungsanalyse ist die Berechnung von Standard- und Istkosten. Unabhängig davon, ob die Abweichung günstig (Ist-Kosten niedriger als Plankosten) oder ungünstig (Ist-Kosten höher als Plankosten) ausfällt, ist es wichtig, die Ursachen der Abweichung zu verstehen und die Genauigkeit der Kostenprognose zu verbessern.
3. Gewinn- und Verlustrechnung
Unter Gewinn- und Verlustrechnung versteht man die Berechnung von Gewinn und Verlust nach Produkten zur Ermittlung der Rentabilität. Neben der normalen Kostenrechnung ermöglichen die Kostenrechnungssysteme eine vollständige Verwaltung der Kosten auf jeder Stufe, sodass der Grenzgewinn ermittelt und die Rentabilität, die Opportunitätsverluste usw. analysiert werden können.
4. Kostensimulation
Bei der Kostensimulation geht es darum, die verschiedenen Faktoren der Kostenschwankungen zu verstehen und auf der Grundlage der gesammelten Kostendaten Zukunftsprognosen zu erstellen. Sie ermöglicht eine schnelle Reaktion auf künftige Risiken wie Rohstoffpreiserhöhungen oder Lohnkostensteigerungen.
5. Allokation
Die Allokation ist der Prozess der Definition und Verteilung von Kosten, die sich nur schwer in die Kostenrechnung einbeziehen lassen, wie z. B. Kosten, die Abteilungs- und Produktgrenzen überschreiten, und gemeinsame Abteilungskosten. Das Produktmanagement erfordert die Bearbeitung komplexer Zuweisungen über verschiedene Abteilungen hinweg, sodass Zuweisungsberechnungen mit einem Kostenmanagementsystem effektiver sind.
Auswahl eines geeigneten Kostenmanagementsystems
Es ist wichtig, ein Kostenmanagementsystem zu wählen, das zu Ihrer Branche und Ihrem Sektor passt. Bei der Auswahl eines Systems empfiehlt es sich, anhand von Fallstudien zu prüfen. Ob Unternehmen in der gleichen Branche oder im gleichen Sektor wie Ihr Unternehmen ein solches System eingeführt haben, und Produktionsarten wie Massenproduktion, Einzelfertigung und prospektive Produktion zu berücksichtigen.
Darüber hinaus ist vor der Einführung des Systems ein PoC (Proof of Concept) erforderlich, um festzustellen, ob es sich in die von Ihrem Unternehmen verwendeten Systeme integrieren lässt und ob es an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden kann.