帳票クラウドサービスとは
帳票クラウドサービスとは、帳票の作成から管理までクラウド上で一括して行うことができるサービスのことです。
企業や団体、個人事業主などが、請求書や納品書などの帳票を作成、管理を行うために使用します。法改正による影響から、帳票は従来の紙媒体から電子データとして管理することが可能となりました。会社法により帳票は一定の保存期間が定められており、多くの電子データを安全に管理し、必要に応じて送受信することが求められます。
帳票クラウドサービスは、帳票データ管理の容易化へとつながり、業務時間の改善やコスト削減といった効果が期待されます。
帳票クラウドサービスの使用用途
帳票クラウドサービスは、見積書や請求書、納品書、支払明細といったあらゆる帳票の作成、管理業務を効率化するために使用されます。上述した帳票を扱う大手企業から中小企業に至るまで、幅広く導入されています。
クラウドを利用することで社内にサーバーを必要とせず、常に最新のソフトウェアへと更新することが可能です。帳票をデータで管理するために、担当者の余計な負担を軽減したい企業などにとって、帳票クラウドサービスの導入が進められています。
帳票クラウドサービスの原理
帳票クラウドサービスは、帳票の作成、変換、管理、共有などの機能によって成り立っています。Webブラウザ上にサービスがあるため、専用のソフトウェアの購入やインストールが不要です。
Webブラウザからアクセスするだけでこれらの機能を使えるので、外出先でもアクセスできる利点があります。
1. 帳票の作成機能
帳票の作成機能では、テンプレートを利用した帳票作成をすることができます。テンプレートには様々な種類があり、帳票の種類に合わせたテンプレートで作成することで、帳票作成にかける工数削減や管理フォーマットの統一化にもつながります。
印刷用にレイアウトの自動調整を行う機能もあります。クラウドサービスによって搭載される機能は異なるため、必要な機能をあらかじめ明確にしておくことが重要です。
2. 帳票の変換機能
帳票の変換機能では、ExcelやWord形式のファイルをPDFに変換することができます。PDFに変換することで、改ざん防止、メール送信の簡易化、データ容量の圧縮といったメリットがあります。
3. 帳票の管理・共有機能
帳票の管理・共有機能では、保存した帳票の履歴や検索、複数ユーザとの共有を行うことができます。パソコンと同じ感覚でフォルダ分けをし、部署や役職ごとに権限設定 (編集可・閲覧のみ など) をすることでより精密な帳票管理となります。
検索ではファイルやフォルダ名での検索だけでなく、帳票の中身の文言に対する検索も可能です。
帳票クラウドサービスのその他情報
帳票の保存について
帳票とは、帳簿と伝票を指す会計用語で、会社法により10年間保存することが義務付けられています。これまでの帳票書類は紙媒体での保存が基本とされ、会計データ管理の煩雑さや、管理スペース確保の困難さなどにつながっていました。
税務調査の際には求められた帳票を明示しなければならず、帳票データの管理を効率的に実行することが求められてきました。しかし、経済社会のデジタル化が進む中で、電子帳簿保存法の改正がなされ、一定の要件を満たした帳簿書類は電子データとしての保存が認められることとなりました。
そのような社会的な変化の中で、帳票類は電子データとして保存されることがスタンダードとなり、帳票クラウドサービスの利用が進んでいます。大量の帳票データをクラウド上で管理し、高速で処理し、必要に応じてデータの作成・送付することができます。
また、万一のセキュリティ対策として監視・保守体制が構築され、天災などが発生した場合のバックアップ体制にも配慮がなされています。
参考文献
https://it-trend.jp/cloud_form_service
https://www.unirita.co.jp/solution/marutto/chohyo.html