文書管理とは
文書管理とは、重要な文書や情報を効率的に取り扱うための管理方法のことです。
文書管理を行うことで、情報共有や検索の効率化、情報セキュリティの確保などが可能となります。文書管理には、紙媒体の文書を電子化する「デジタル化」、文書の分類・整理・保存を行う「分類管理」、文書の利用状況やアクセス権限の管理を行う「アクセス管理」、文書の廃棄や保管期限の管理を行う「廃棄・保管管理」などの機能があります。
また、文書管理は法令や規則に基づいて適切に行うことが重要です。例えば、個人情報保護法や会計法などの法令や、企業内部で定められた情報セキュリティポリシーに従って文書管理を行うことが求められます。
近年では、クラウドサービスを利用した文書管理や、人工知能 (AI) を活用した文書分類・検索システムなどが注目されています。これらの技術を活用すると、より高度な文書管理が可能です。
文書管理の使用用途
文書管理は、企業や組織の様々な場面で活用されます。ここでは、文書管理の使用用途を紹介します。
1. 情報共有の効率化
文書管理を行うことで、情報を一元化し、社内での情報共有を効率化ができます。文書が分散していたり、手書きの文書が多かったりする場合でも、デジタル化や分類管理を行うことで、必要な情報をすぐに見つけることができます。
2. 情報セキュリティの確保
重要な文書や情報を適切に管理して、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクの軽減ができます。アクセス権限の管理や、廃棄・保管管理などを行うことで、情報漏洩や不正利用を防止ができます。
3. コンプライアンスの遵守
法令や規則に基づいた文書管理を行うことで、コンプライアンスの遵守が求められる場面で役立ちます。例えば、個人情報保護法や会計法などの法令に適合する文書管理を行うことで、法的なトラブルを回避ができます。
4. ワークフローの改善
文書管理を活用して、業務のワークフローを改善ができます。例えば、文書の共有や承認プロセスの自動化を行うことで、業務の効率化やミスの防止につながります。
5. 業務改善のための分析
文書管理を行うことで、業務の改善に役立つデータを収集ができます。例えば、文書の利用状況やアクセスログを分析して、業務の改善案を導き出すことができます。
文書管理の原理
文書管理は下記の機能によって成り立っています。
1. 文書管理ルールの策定
文書管理ルールの策定は、文書管理の基盤となる重要なステップです。文書の種類や保存期間、アクセス権限、廃棄基準などを明確に定めることで、文書の管理を一元化し、情報漏洩や不正利用の防止ができます。
2. 文書の分類
文書の分類には、業務プロセスや文書の種類に応じた方法があります。分類方法を適切に設定して、必要な情報を迅速に検索できるようになります。また、文書の分類には、分類規則の共通化や分類マスターの定期的な見直しを行います。
3. アクセス管理
文書の閲覧や利用について、アクセス権限を設定して、情報漏洩や不正利用を防止します。アクセス権限は、役職や業務内容に応じて設定されます。また、アクセスログの記録や、アクセス権限の定期的な見直しを行います。
4. 廃棄・保管管理
文書の廃棄や保管期限を管理により、情報漏洩や情報管理の負担を軽減できます。廃棄・保管期限は、法令や企業内部の規則に基づいて決定されます。
文書管理のその他情報
1. ISO9001の定義
文書とは、ISO9001では「情報およびそれが含まれている媒体」と定義されます。情報には、文章、プログラムのコード、設計図などさまざまな形式があり、媒体にも紙、電子媒体などがあります。
文書と似ているものに記録があります。記録は文書の一形態で、ISO9001では「達成した結果を記述した、または実施した活動の証拠を提供する文書」と定義され、エビデンスとも呼ばれます。
2. 文書のライフサイクル
一般的に、文書管理で管理される文書は記録以外の文書です。記録は、事実の証拠としての性質を持つため、変更は「改ざん」であり、禁止されています。一方、契約書や仕様書などの文書は状況に応じて変更される場合があり、「更新」「改訂」などと呼ばれます。
文書管理では、作成した文書を発行する前に、その文書が適切であるかどうかをレビューし、承認します。発行後、必要に応じて更新する場合も、レビューを行って再承認します。また、文書の変更箇所、変更履歴、有効なバージョンが識別できるよう、変更管理も必要です。
発行した文書を社内外に発信・配付して情報共有する際は、誰が文書を利用できる状態になっているかを管理しておくことが必要です。また、保管の期限を定め、保管期限が過ぎた文書を廃棄する方法もあらかじめ決めておきます。
文書管理では、このように文書の作成から配付、保管、廃棄に至るまでのライフサイクルの各段階で、ルールを明確にしての管理が重要です。