¿Qué es un Sistema de Gestión de Forma?
Un sistema de gestión de forma es un programa informático que permite gestionar eficazmente los formularios que conservan las empresas y otras organizaciones durante un periodo de tiempo legalmente determinado.
En los últimos años, el interés por la gestión electrónica de datos de formularios ha ido creciendo a medida que se manejan cada vez más datos electrónicos en consonancia con el fomento del teletrabajo. Se demanda un software muy cómodo que pueda buscar, recuperar, producir y distribuir datos de formularios anteriores en cuanto se necesiten.
Pueden almacenar formularios que antes se guardaban en papel como datos electrónicos en lotes. A medida que se sistematizan el diseño y el funcionamiento de los formularios, cabe esperar mejoras significativas en la eficiencia operativa. Algunos tipos de sistemas tienen funciones de flujo de trabajo, que también pueden cambiar algunos de los procesos empresariales.
Usos de los Sistemas de Gestión de Forma
Se utilizan cuando se requiere eficiencia empresarial, fiabilidad y facilidad de almacenamiento y recuperación. Permiten almacenar los datos de los formularios en la nube y contribuyen significativamente a mejorar la comodidad y otras funciones.
Al llevar a cabo actividades de gestión, es necesario producir formularios para mantener registros de transacciones y contabilidad. La ley exige que los formularios se conserven durante un determinado período de tiempo. Como los formularios pueden presentarse de vez en cuando, deben gestionarse adecuadamente. Sin embargo, como la gestión requiere mucho trabajo, se utiliza un Sistema de Gestión de Forma para hacerla más eficiente.
Un informe de control interno es un documento que resume el estado de la organización eficaz y eficiente de las operaciones generales de la empresa (control interno). Con el fin de emitir los certificados de auditoría necesarios para la elaboración de estos informes de control interno, se utiliza un sistema de gestión de forma para gestionar los formularios.
Principios de los Sistemas de Gestión de Formas
Hojas de contabilidad es el término general para documentos tales como libros y comprobantes utilizados por las empresas y los empresarios individuales en el curso de sus actividades de gestión. Se crean para llevar el registro de las transacciones y los apuntes contables que surgen en el curso de las actividades de gestión. Se clasifican en dos categorías: “libros de contabilidad”, como los libros diarios y los comprobantes de venta, y “comprobantes”, como los recibos de pago y los recibos de cobro.
Los sistemas que gestionan los formularios de forma centralizada desde su diseño hasta su funcionamiento también pueden reducir las cargas operativas, gestionar los rastros y adoptar medidas de seguridad.
Más Información sobre los Sistemas de Gestión de Formas
Funciones de los Sistemas de Gestión de Formas
Tienen varias funciones para almacenar, buscar, clasificar, dar salida y distribuir formularios de datos electrónicos. Los datos electrónicos pueden manejarse en formatos como Excel, Word y PDF, o emitirse en csv para su salida. Por lo tanto, el sistema también puede vincularse a otros sistemas de gestión de datos para permitir el almacenamiento automático de datos electrónicos.
La función de entrega puede enviar y recibir formularios por correo electrónico y fax, y también puede entregarlos en la web utilizando la propia nube del sistema. Como los datos que se manejan incluyen información confidencial, es norma general que los datos se cifren antes de la entrega.
El cifrado es un proceso que impide que terceras partes no autorizadas, distintas de los interesados, vean los datos. Generalmente, los datos electrónicos almacenados se bloquean con una contraseña y luego se combinan (desbloquean) comunicando la contraseña individualmente.