Qu’est-ce qu’une solution OCR ?
Une solution OCR est un système ou un service dont le cœur est un moteur OCR permettant de numériser des informations textuelles sur papier ou des images.
OCR signifie “Optical Character Recognition” (reconnaissance optique de caractères) et est une technologie qui détecte les caractères à partir d’images capturées par des scanners, des caméras, etc. et les convertit en données textuelles. Les solutions OCR ne se contentent pas de reconnaître les caractères, elles organisent, gèrent et analysent les données numérisées.
Par exemple, elles peuvent extraire automatiquement les informations nécessaires des demandes et contrats manuscrits, les enregistrer dans des bases de données et les convertir dans des formats de fichiers tels qu’Excel et Word. Parmi les autres avantages, citons la possibilité d’utiliser les données numérisées pour améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité.
Elle permet également de réduire les coûts et l’impact sur l’environnement, notamment en ce qui concerne le stockage et l’élimination du papier. Ces dernières années, des solutions d’OCR très précises utilisant la technologie de l’intelligence artificielle et prenant en charge différents types de caractères, notamment les caractères manuscrits, les hiragana, les katakana et les kanji, ont également été mises sur le marché.
Utilisations des solutions d’OCR
Les solutions d’OCR sont utilisées dans divers secteurs, tels que la finance, les services, le commerce de détail, l’industrie et les collectivités locales, qui sont traditionnellement confrontés à de nombreuses tâches sur papier.
Plus précisément, elles sont utilisées pour les tâches suivantes :
1. Traitement des commandes
Les formulaires de commande et les devis envoyés par les clients peuvent être convertis en données à l’aide de l’OCR et reflétés automatiquement dans le système de gestion des ventes. Cela permet de réduire le temps et les erreurs de saisie manuelle et d’améliorer l’efficacité et la qualité du traitement des commandes.
2. Remboursement des frais
Les reçus et les factures peuvent être lus par OCR et enregistrés automatiquement dans le système de remboursement des frais. Cela permet de réduire le temps et les coûts de saisie des données, d’accélérer et d’améliorer la précision du remboursement des frais.
3. Vérification de l’identité
Les documents d’identité tels que les permis de conduire et les passeports peuvent être lus par l’OCR et enregistrés automatiquement dans le système de vérification de l’identité. Cela permet de réduire le temps et les erreurs liés à la vérification de l’identité et d’améliorer la sécurité et la conformité.
4. Applications diverses
Les documents tels que les formulaires de demande et les contrats peuvent être lus par l’OCR et enregistrés automatiquement dans le système de gestion des demandes. Cela réduit le temps de saisie des données et les erreurs et améliore l’efficacité et la qualité du processus de demande.
Principe de la solution OCR
Les solutions OCR apportent des solutions en ajoutant des fonctions adaptées aux problématiques métier aux données textuelles extraites de documents papier et d’images, le moteur OCR étant au cœur de la solution.
Les principales fonctions additionnelles sont les suivantes :
1. Gestion des données
Les données textuelles sont analysées, classées, etc. et indexées pour fournir une fonction de recherche.
2. Intégration du système
Automatise le processus d’enregistrement en le reliant à d’autres systèmes d’entreprise et en produisant des données textuelles.
3. Reconnaissance de codes-barres et de codes QR
Les codes-barres et les codes QR peuvent être reconnus en même temps que le texte.
Comment choisir une solution OCR
De nombreux modèles de solutions OCR sont disponibles auprès de différentes sociétés. Lors du choix d’une solution, les cinq facteurs suivants doivent être pris en compte :
1. “Cloud” ou sur site
Il existe deux types de solutions OCR : les solutions “cloud” et les solutions sur site.
Basées sur le cloud
Les solutions basées sur l’informatique dématérialisée peuvent être utilisées via l’internet, ce qui permet de réduire les coûts initiaux et de maintenance. Cependant, il faut faire attention à l’environnement réseau et aux aspects liés à la sécurité.
Sur site
Les solutions sur site sont installées et utilisées sur les propres serveurs de l’entreprise, ce qui signifie que les coûts initiaux et les coûts de maintenance sont plus élevés. Cependant, il offre une grande liberté en termes d’environnement réseau et de sécurité.
2. Intégration avec d’autres systèmes
Les solutions OCR ne sont pas seulement utilisées seules, mais sont plus efficaces lorsqu’elles sont reliées à d’autres systèmes d’entreprise. Les systèmes de gestion des ventes et de remboursement des frais en sont des exemples. Il est donc important de vérifier s’il est possible de l’associer aux systèmes commerciaux utilisés dans votre entreprise.
La précision et la vitesse du moteur OCR, qui est une fonction de reconnaissance de caractères, dépendent de ses performances. Par exemple, il faut savoir s’il peut reconnaître des caractères de différents styles, tels que manuscrits ou imprimés, et quels types de caractères et de langues, tels que les termes techniques et les langues étrangères, il peut traiter.
Il est donc important de comparer les performances des moteurs OCR en fonction du contenu et du format des documents traités par votre entreprise.
3. Prix et système d’assistance
Le prix et le système d’assistance sont également importants lors de l’introduction et de l’utilisation du système. Par exemple, il faut tenir compte non seulement des coûts initiaux et mensuels, mais aussi du nombre de lectures et des limites de capacité.
Le système d’assistance est également important en cas de problèmes ou de demandes d’adaptation.
4. Support pour les dispositifs d’entrée
Le texte est lu à partir de papier ou d’images, et il existe plusieurs façons de saisir le texte. Par exemple, ils peuvent être téléchargés à partir d’un PC ou saisis à partir d’un appareil multifonction ou d’un scanner, et vous devez donc vous assurer que le dispositif de saisie est compatible avec les exigences de votre entreprise.