Qu’est-ce qu’un formulaire PDF ?
Un formulaire PDF est un formulaire conçu à l’aide d’un générateur de formulaires et converti en un fichier au format PDF par la fonction de sortie du serveur.
Le générateur de formulaires peut convertir automatiquement tous les formulaires, tels que les devis, les factures, les bons de livraison et les détails de paiement, en fichiers PDF sur le web. En outre, une fois les formulaires créés, les données PDF converties peuvent être envoyées au client et des informations de sécurité telles que des mots de passe peuvent être ajoutées.
Ces processus peuvent également être exécutés par lots, ce qui permet d’accroître l’efficacité opérationnelle.
Utilisations des formulaires PDF
Ces dernières années, avec la promotion de la transformation numérique (DX), la numérisation des opérations de publication de formulaires progresse et les formulaires PDF sont de plus en plus utilisés.
Auparavant, la création, l’impression et l’envoi par courrier électronique des formulaires devaient être effectués indépendamment, mais la gestion par lots des formulaires PDF a considérablement amélioré l’efficacité de l’ensemble du processus. En fonction de l’outil utilisé, on a recours à divers types de formulaires riches en graphiques et légers, dotés d’une vitesse de traitement élevée.
Les formulaires PDF peuvent être stockés sous forme numérique, ce qui permet d’économiser de l’espace par rapport au stockage sur papier. Ils sont également supérieurs en termes d’inviolabilité et de sécurité, car les documents créés dans Excel ou Word ne peuvent pas être modifiés par la conversion en PDF, ce qui les rend idéaux pour un stockage à long terme.
Dans certains cas, les documents et les données sont convertis en PDF lorsqu’ils sont envoyés par courrier électronique afin de s’assurer qu’ils ne peuvent pas être modifiés par le destinataire et qu’ils ne sont pas brouillés ou mal alignés en raison des différences dans l’application utilisée par le destinataire.
Principe des formulaires PDF
Les formulaires PDF sont des formulaires conçus pour être édités sous forme de données électroniques, stockés sur un serveur ou envoyés et reçus par courrier électronique. Les données peuvent être éditées sous forme de fichiers PDF pour toutes sortes de formulaires, tels que les bordereaux et les relevés, qui peuvent facilement devenir compliqués.
Tout d’abord, un outil de création de feuilles de registre est utilisé pour créer un fichier de feuilles de registre, qui est ensuite transféré sur un serveur web ou dans le nuage. Ensuite, en activant la fonction de sortie de rapport, le fichier est converti au format PDF.
Les formulaires PDF créés sont ensuite transférés sur le PC du client, où ils peuvent être stockés sous forme de données électroniques ou imprimés sur papier, etc. L’outil de création de rapports permet non seulement de transférer les formulaires PDF, mais aussi de les éditer en ligne, de les envoyer par courrier électronique ou par télécopie, etc.
Jusqu’à présent, les formulaires et les documents étaient en principe conservés sur papier et gérés sur papier pendant une période de 10 ans, conformément à la loi sur les sociétés. Toutefois, depuis la modification de la loi sur la comptabilité électronique, le stockage de données numériques est autorisé et les formulaires numériques au format PDF prennent de plus en plus d’importance.
Autres informations sur les formulaires PDF
1. Qu’est-ce que le PDF ?
Le PDF (Portable Document Format) est un format de fichier de document électronique développé par Adobe Systems aux États-Unis, qui permet de numériser des formulaires créés dans Microsoft Excel, Word, etc. dans une mise en page presque identique à celle de l’impression sur papier.
Les PDF sont également utilisés dans une perspective de dématérialisation, car ils sont faciles à visualiser et à stocker sur les ordinateurs et les smartphones.
2. Qu’est-ce qu’un formulaire ?
Les formulaires sont des documents tels que des factures, des bons de livraison, des bons de commande et des détails de paiement dont les entreprises et les organisations ont besoin pour mener à bien leurs activités. Ils sont particulièrement utilisés dans la correspondance interentreprises et sont traités comme des documents confidentiels parce qu’ils contiennent des montants monétaires, des documents officiels et des traces d’approbation.
Il existe différentes façons d’écrire et différents formats pour les différents types de formulaires, qui sont généralement spécifiés par l’entreprise ou l’organisation elle-même.