Was ist ein Inventarisierungssystem?
Ein Inventarisierungssystem ist ein System, das den reibungslosen Betrieb von Lagerbeständen ermöglicht.
Vor allem in Unternehmen mit großen Lagerbeständen erfordert die herkömmliche Methode, alle Bestände einzeln zu zählen und mit der Anzahl der Bestände im Hauptbuch zu vergleichen, viel Personal und einen enormen Zeitaufwand. Deshalb ist es möglich, die Waren mit Hilfe von Barcodes oder IC-Etiketten zu verwalten, die mit einem Handscanner gelesen werden können, was die Kontrolle der Bestände erleichtert.
Da die gelesenen Daten direkt als elektronische Daten verarbeitet werden können, lässt sich außerdem leicht überprüfen, ob die tatsächliche Anzahl der auf Lager befindlichen Artikel mit der Anzahl der Artikel auf dem Hauptbuchblatt übereinstimmt.
Anwendungen von Inventarisierungssystemen
Da Inventuren dazu dienen, die aktuelle Bestandssituation genau zu ermitteln, ermöglichen Inventuren die Berechnung von Wareneinsatz und Gewinn. Mit anderen Worten: Ein Inventarisierungssystem ermöglicht es einem Unternehmen, seine Gewinne schnell und genau zu ermitteln und hilft bei der Festlegung seiner Geschäftsstrategie.
Wenn das System so aufgebaut ist, dass die Anzahl der Bestände in Echtzeit verwaltet werden kann, kann es außerdem jederzeit in die Materialbeschaffungs- und Produktverkaufspolitik einbezogen werden. Darüber hinaus können Fehler bei den ein- und ausgehenden Lieferungen so schnell wie möglich erkannt werden, was zu einer frühzeitigen Lösung von Problemen führt.
Funktionsweise von Inventarisierungssystemen
Wie ein Inventarisierungssystem aufgebaut ist, hängt von der jeweiligen Situation ab. Beim Aufbau eines Systems ist es wichtig, die Kosten für die Implementierung und den Betrieb im Verhältnis zum Umfang des Bestands und dem zu erzielenden Nutzen zu berücksichtigen.
1. Excel-basierte Verwaltung
Ein einfach zu implementierender Ansatz ist die Verwendung von Excel für die Bestandsverwaltung, wobei Excel-Formeln und -Makros verwendet werden können, um die tatsächliche Anzahl der auf Lager befindlichen Artikel reibungslos mit der Anzahl in den Büchern abzugleichen. Allerdings ist der zeitaufwändigste Teil der Bestandsaufnahme – die Überprüfung der Bestandszahlen und deren Eingabe in Excel – ein manueller Prozess, so dass die Zeitersparnis nicht sehr groß ist.
2. Barcode-basierte Verwaltung
Die Kontrolle der Bestände kann durch einfaches Einlesen mit einem Barcode-Scanner erfolgen, der auch mit einem PC verbunden werden kann, um Zeit und Mühe bei der Dateneingabe zu sparen. Es ist auch möglich, Zähl- und Eingabefehler zu reduzieren.
Wenn eine ID-Tag-Verwaltung eingeführt wird, können mehrere Artikel auf einmal gelesen werden, während sie sich noch an ihrem Platz befinden, so dass es nicht mehr notwendig ist, die Artikel einzeln herauszunehmen und ihre Barcodes zu lesen. Es gibt auch eine Möglichkeit, Roboter zu kombinieren, um ein unbemanntes automatisches System zu schaffen.
Auswahl eines Inventarisierungssystems
1. Funktionalität und Zuverlässigkeit der Hardware
Die Hardware eines Inventarisierungssystems sollte robust und für den Einsatz am Arbeitsplatz geeignet sein. Funktionelle Aspekte wie Haltbarkeit und Wartungsfreundlichkeit sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass das System zuverlässig ist und während der Arbeit nicht ausfällt. Die tatsächliche Nutzung des Systems am Arbeitsplatz sollte berücksichtigt werden.
2. Softwarefunktionalität und Benutzerfreundlichkeit
Stellen Sie sicher, dass die Software des Inventarisierungssystems über Funktionen verfügt, die zur Verbesserung der Effizienz und Produktivität der Inventarisierungsvorgänge beitragen. Nützlich sind z. B. ein Barcode-Leser, der automatisch die Zählungen der Bestände liest und zusammenfasst, und eine Mehrfachinventurfunktion, die mehrere Inventuraufgaben gleichzeitig verwaltet. Wichtig ist auch, dass das System einfach zu bedienen ist, auch wenn es lange Zeit nicht benutzt wurde, da in einigen Unternehmen nur selten (z. B. zweimal im Jahr) Inventuren durchgeführt werden.
3. Anpassungsfähigkeit des Systems
Es ist wichtig, ein System zu wählen, das sich an die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen anpassen lässt. Einige Inventarisierungssysteme können so angepasst werden, dass sie die unternehmenseigenen Regeln und Regelmäßigkeiten widerspiegeln.
Die Möglichkeit, das System im Detail an die Abläufe in Ihrem Unternehmen anzupassen, macht den Inventurprozess reibungsloser. Bei der Installation einer Inventarisierungssoftware auf einem bestehenden Handheld-Terminal muss auch die Kompatibilität mit diesem Handheld-Terminal und die Kompatibilität mit Versions-Upgrades geprüft werden.
4. Unterstützungs- und Wartungssystem
Es ist wichtig, dass das System über ein Supportsystem verfügt, das schnell auf etwaige Probleme reagieren kann, die nach der Installation des Systems auftreten können. Prüfen Sie auch, ob ein Wartungssystem vorhanden ist.
In vielen Fällen ist eine regelmäßige Wartung erforderlich, um den stabilen Betrieb des Systems zu gewährleisten. Es ist wichtig, im Voraus zu prüfen, ob die Wartung intern oder extern durchgeführt wird und wie das System strukturiert ist.