Was ist ein PDF-Formular?
Ein PDF-Formular ist ein Formular, das mit einem Formulargenerator entworfen und von der Ausgabefunktion auf dem Server in eine Datei im PDF-Format umgewandelt wird.
Der Formulargenerator wandelt alle Formulare, wie z.B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Zahlungsinformationen, automatisch in PDF-Dateien im Web um. Darüber hinaus können nach der Erstellung der Formulare die konvertierten PDF-Daten an den Kunden gesendet und Sicherheitsinformationen wie Passwörter hinzugefügt werden.
Diese Prozesse können auch in Stapeln durchgeführt werden, was zu einer erhöhten betrieblichen Effizienz führt.
Anwendungen von PDF-Formularen
In den letzten Jahren wurde im Zuge der Förderung der digitalen Transformation (DX) die Digitalisierung der Veröffentlichung von Formularen vorangetrieben und PDF-Formulare wurden eingesetzt.
Während früher die Erstellung, der Druck und der E-Mail-Versand von Formularen unabhängig voneinander erfolgen mussten, hat die Stapelverarbeitung von PDF-Formularen die Effizienz des gesamten Prozesses erheblich verbessert. Je nach Tool werden verschiedene grafikintensive und leichtgewichtige Typen mit hoher Verarbeitungsgeschwindigkeit verwendet.
PDF-Formulare können digital gespeichert werden, was im Vergleich zur Aufbewahrung auf Papier Platz spart. Auch in Bezug auf die Manipulationssicherheit sind sie überlegen, da in Excel oder Word erstellte Dokumente durch die Konvertierung in PDF nicht verändert werden können und sich somit ideal für die langfristige Speicherung eignen.
In einigen Fällen werden Dokumente und Daten beim Versand per E-Mail in PDF konvertiert, um sicherzustellen, dass sie vom Empfänger nicht verändert werden können und dass sie nicht aufgrund von Unterschieden in der vom Empfänger verwendeten Anwendung manpuliert oder falsch ausgerichtet sind.
Funktionsweise der PDF-Formulare
PDF-Formulare sind gestaltete Formulare, die als elektronische Daten ausgegeben, auf einem Server gespeichert oder per E-Mail versendet und empfangen werden. Die Daten können als PDF-Dateien für alle Arten von Formularen, wie Belege und Auszüge, ausgegeben werden, die leicht unübersichtlich werden können.
Zunächst wird mit einem Tool eine Ledgerblatt-Datei erstellt, die dann auf einen Webserver oder in die Cloud übertragen wird. Anschließend wird die Datei durch Aktivieren der Berichtsausgabefunktion in das PDF-Format umgewandelt.
Die erstellten PDF-Formulare werden dann auf den Client-PC übertragen, wo sie als elektronische Daten gespeichert oder auf Papier ausgedruckt werden können, usw. Mit dem Berichtserstellungstool können PDF-Formulare nicht nur übertragen, sondern auch online ausgegeben, per E-Mail oder Fax versendet werden, usw.
Bislang wurden Formulare und Dokumente grundsätzlich in Papierform aufbewahrt und in Papierform für einen Zeitraum von 10 Jahren verwaltet, wie es das Aktiengesetz vorschreibt. Seit der Novellierung des Gesetzes über die elektronische Buchführung ist jedoch auch die digitale Datenspeicherung erlaubt und digitale Formulare im PDF-Format gewinnen zunehmend an Bedeutung.
Weitere Informationen zu PDF-Formularen
1. Was ist PDF?
PDF (Portable Document Format) ist ein von Adobe Systems in den USA entwickeltes Dateiformat für elektronische Dokumente, mit dem in Microsoft Excel, Word usw. erstellte Formulare in einem Layout digitalisiert werden können, das nahezu identisch ist mit dem, wie sie auf Papier gedruckt werden würden.
PDFs werden auch unter dem Gesichtspunkt der Papierlosigkeit verwendet, da sie auf Computern und Smartphones einfach angezeigt und gespeichert werden können.
2. Was ist ein Hauptbuchblatt?
Formulare sind Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellformulare und Zahlungsangaben, die Unternehmen und Organisationen zur Abwicklung ihrer Geschäfte benötigen. Sie werden vor allem im Geschäftsverkehr verwendet und als vertrauliche Dokumente behandelt, da sie Geldbeträge, offizielle Dokumente und Genehmigungswege enthalten.
Es gibt verschiedene Schreibweisen und Formate für verschiedene Arten von Formularen, die in der Regel vom Unternehmen oder der Organisation selbst festgelegt werden.