Was ist eine OCR-Lösung?
Eine OCR-Lösung ist ein System oder eine Dienstleistung mit einer OCR-Engine als Kernstück zur Digitalisierung von Textinformationen auf Papier oder Bildern.
OCR steht für „Optical Character Recognition“ (optische Zeichenerkennung) und ist eine Technologie, die Zeichen aus Bildern erkennt, die von Scannern, Kameras usw. erfasst wurden, und sie in Textdaten umwandelt. OCR-Lösungen erkennen nicht nur Zeichen, sondern organisieren, verwalten und analysieren auch die gelesenen Daten.
So können beispielsweise aus handschriftlichen Anträgen und Verträgen automatisch die erforderlichen Informationen extrahiert, in Datenbanken registriert und in Dateiformate wie Excel und Word konvertiert werden. Zu den weiteren Vorteilen gehört die Möglichkeit, die digitalisierten Daten zur Verbesserung der betrieblichen Effizienz und Produktivität zu nutzen.
Außerdem können Kosten und Umweltbelastungen, wie die Lagerung und Entsorgung von Papier, reduziert werden. In den letzten Jahren sind auch hochpräzise OCR-Lösungen auf den Markt gekommen, die AI-Technologie nutzen und eine Vielzahl von Zeichentypen unterstützen, darunter handschriftliche Zeichen und diverse Alphabete.
Anwendungen von OCR-Lösungen
OCR-Lösungen werden in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, z. B. im Finanzwesen, im Dienstleistungssektor, im Einzelhandel, im verarbeitenden Gewerbe und in der Kommunalverwaltung, wo traditionell viel Papierarbeit anfällt.
Im Einzelnen werden sie für folgende Aufgaben eingesetzt:
1. Auftragsabwicklung
Bestellformulare und Angebote von Kunden können mit OCR in Daten umgewandelt und automatisch in das Vertriebsmanagementsystem übernommen werden. Dies reduziert den Zeitaufwand und die Fehler bei der manuellen Eingabe und verbessert die Effizienz und Qualität der Auftragsabwicklung.
2. Spesenrückerstattung
Quittungen und Rechnungen können per OCR eingelesen und automatisch im Spesenerstattungssystem erfasst werden. Dies reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für die Dateneingabe und beschleunigt und verbessert die Genauigkeit der Kostenerstattung.
3. Identitätsüberprüfung
Ausweisdokumente wie Führerscheine und Reisepässe können mit OCR gelesen und automatisch im Identitätsüberprüfungssystem registriert werden. Dies verringert den Zeitaufwand und die Fehlerquote bei der Identitätsüberprüfung und erhöht die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften.
4. Weitere Anwendungen
Dokumente wie Antragsformulare und Verträge können mit OCR gelesen und automatisch im Antragsmanagementsystem registriert werden. Dadurch werden Zeit und Fehler bei der Dateneingabe reduziert und die Effizienz und Qualität des Antragsprozesses verbessert.
Funktionsweise der OCR-Lösung
OCR-Lösungen bieten Lösungen, indem sie Textdaten, die aus Papierdokumenten und Bildern extrahiert wurden, um geschäftsspezifische Funktionen erweitern, wobei die OCR-Engine den Kern bildet.
Zu den wichtigsten Zusatzfunktionen gehören:
1. Datenverwaltung
Textdaten werden analysiert, klassifiziert usw. und indiziert, um eine Suchfunktion bereitzustellen.
2. Systemintegration
Automatisiert den Registrierungsprozess durch Verknüpfung mit anderen Geschäftssystemen und Ausgabe von Textdaten.
3. Barcode- und QR-Code-Erkennung
Barcodes und QR-Codes können gleichzeitig mit der Texterkennung erkannt werden.
Auswahl einer geeigneten OCR-Lösung
Es gibt viele Modelle von OCR-Lösungen von verschiedenen Unternehmen. Bei der Auswahl einer Lösung sollten die folgenden fünf Faktoren berücksichtigt werden:
1. Cloud versus On-Premise
Es gibt zwei Arten von OCR-Lösungen: Cloud-basiert und On-Premise.
Cloud-basiert
Cloud-basierte Lösungen können über das Internet genutzt werden, was niedrigere Anschaffungs- und Wartungskosten bedeutet. Allerdings muss auf die Netzwerkumgebung und Sicherheitsaspekte geachtet werden.
On-Premise
Die On-Premise Variante wird auf den unternehmenseigenen Servern installiert und genutzt, sodass die Anschaffungs- und Wartungskosten höher sind. Er bietet jedoch ein hohes Maß an Freiheit in Bezug auf die Netzumgebung und die Sicherheit.
2. Integration mit anderen Systemen
OCR-Lösungen werden nicht nur allein eingesetzt, sondern sind effektiver, wenn sie mit anderen Geschäftssystemen verknüpft werden. Beispiele hierfür sind Vertriebsmanagementsysteme und Kostenerstattungssysteme. Es ist daher wichtig zu prüfen, ob eine Verknüpfung mit den in Ihrem Unternehmen verwendeten Geschäftssystemen möglich ist.
Die Genauigkeit und Geschwindigkeit der OCR-Lösung, die eine Zeichenerkennungsfunktion ist, hängt von ihrer Leistung ab. Zum Beispiel, ob sie Zeichen in verschiedenen Stilen, wie handschriftlich oder gedruckt, erkennen kann und welche Zeichentypen und Sprachen, wie Fachbegriffe und Fremdsprachen, sie verarbeiten kann.
Es ist daher wichtig, die Leistung von OCR-Lösungen in Abhängigkeit von Inhalt und Format der in Ihrem Unternehmen bearbeiteten Dokumente zu vergleichen.
3. Preis und Supportsystem
Preis und Supportsystem sind auch bei der tatsächlichen Einführung und Nutzung des Systems wichtig. So sind beispielsweise nicht nur die anfänglichen und monatlichen Kosten, sondern auch die Anzahl der Lesungen und die Kapazitätsbeschränkungen zu berücksichtigen.
Das Supportsystem ist auch bei Problemen oder Anpassungswünschen wichtig.
4. Unterstützung für Eingabegeräte
Text wird von Papier oder Bildern gelesen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Text einzugeben. Sie können z. B. von einem PC hochgeladen oder von einem Multifunktionsgerät oder Scanner eingegeben werden. Daher müssen Sie sicherstellen, dass das Ihren Anforderungen entsprechende Eingabegerät unterstützt wird.