Was ist ein Formular-Management-System?
Formular-Management-Systeme sind Software für die effiziente Verwaltung von Formularen, die von Unternehmen und anderen Organisationen für einen gesetzlich festgelegten Zeitraum aufbewahrt werden.
In den letzten Jahren hat der Umgang mit elektronischen Daten im Zuge der Förderung der Telearbeit zugenommen, und das Interesse an der elektronischen Datenverwaltung von Formularen ist gewachsen. Gefragt ist eine hochkomfortable Software, die vergangene Formulardaten suchen, abrufen, ausgeben und verteilen kann, sobald sie benötigt werden.
Formular-Management-Systeme können Formulare, die bisher in Papierform vorgehalten wurden, stapelweise als elektronische Daten speichern. Durch die Systematisierung der Gestaltung und des Betriebs von Formularen sind erhebliche Verbesserungen der betrieblichen Effizienz zu erwarten. Einige Systemtypen verfügen über Workflow-Funktionen, die auch einen Teil der Geschäftsprozesse verändern können.
Anwedungen von Formular-Management-Systemen
Formular-Management-Systeme werden eingesetzt, wenn geschäftliche Effizienz, Zuverlässigkeit und einfache Speicherung und Abfrage erforderlich sind. Sie ermöglichen die Speicherung von Formulardaten in der Cloud und leisten einen wesentlichen Beitrag zur Verbesserung des Komforts und anderer Funktionen.
Bei der Ausübung von Verwaltungstätigkeiten ist es notwendig, Formulare zu erstellen, um Geschäftsvorgänge und Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren. Das Gesetz schreibt vor, dass die Formulare über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Da die Möglichkeit besteht, die Formulare von Zeit zu Zeit vorzulegen, müssen sie ordnungsgemäß verwaltet werden. Da die Verwaltung jedoch arbeitsintensiv ist, werden Formular-Management-Systeme eingesetzt, um sie effizienter zu gestalten.
Berichte, beispielsweise, über die interne Kontrolle sind Dokumente, in denen der Stand der effektiven und effizienten Organisation der Gesamttätigkeit des Unternehmens (interne Kontrolle) zusammengefasst wird. Die Formular-Management-Systeme dienen zur Ausstellung der für die Erstellung dieser internen Kontrollberichte erforderlichen Prüfbescheinigungen.
Funktionsweisen der Formular-Management-Systeme
Hauptbücher sind ein Sammelbegriff für Dokumente wie Bücher und Belege, die von Unternehmen und Einzelunternehmern im Rahmen ihrer Verwaltungstätigkeit verwendet werden. Sie werden erstellt, um Aufzeichnungen über Transaktionen und Buchungsbelege zu führen, die im Laufe der Verwaltungstätigkeit anfallen. Sie werden in zwei Kategorien eingeteilt: Hauptbücher, wie z. B. Journalbücher und Verkaufsbelege, und Belege, wie z. B. Zahlungsbelege und Inkassobons.
Einige der Bücher und Belege müssen je nach Gesetz eine bestimmte Anzahl von Jahren aufbewahrt werden. Die Art und Weise, wie die Formulare verwaltet werden, ist wichtig, da eine nicht ordnungsgemäße Verwaltung und Vorlage der Formulare bei einer Steuerprüfung eine Strafe nach sich ziehen kann.
Grundsätzlich müssen die Formulare in Papierform verwaltet werden, sie können aber auch in elektronischer Form gespeichert werden, wenn zuvor ein Antrag beim Finanzamt gestellt und von diesem genehmigt wurde. Formular-Management-Systeme verwalten zentral die Formulare vom Entwurf bis zum Betrieb und unterstützen auch die Verringerung der Betriebslast, das Trailmanagement und Sicherheitsmaßnahmen.
Weitere Informationen zu Formular-Management-Systemen
Funktionen von Formular-Management-Systemen
Formular-Management-Systeme verfügen über verschiedene Funktionen zum Speichern, Suchen, Klassifizieren, Ausgeben und Verteilen von elektronischen Datenformularen. Elektronische Daten können in Formaten wie Excel, Word und PDF verarbeitet oder in csv ausgegeben werden. Das System kann daher auch mit anderen Datenverwaltungssystemen verknüpft werden, um eine automatische Speicherung von elektronischen Daten zu ermöglichen.
Die Versandfunktion der Formular-Management-Systeme kann Formulare per E-Mail oder Fax versenden und empfangen oder über die systemeigene Cloud im Web bereitstellen. Da es sich bei den zu verarbeitenden Daten um vertrauliche Informationen handelt, sollten die Daten grundsätzlich vor der Auslieferung verschlüsselt werden.
Bei der Verschlüsselung handelt es sich um ein Verfahren, das verhindert, dass unbefugte Dritte, die nicht zu den Betroffenen gehören, die Daten einsehen können. Im Allgemeinen werden die gespeicherten elektronischen Daten mit einem Kennwort verschlüsselt und dann durch individuelle Mitteilung des Kennworts kombiniert (entriegelt).