Qu’est-ce qu’un outil de création de formulaires ?
Un outil de création de formulaires est un logiciel qui facilite la création de formulaires tels que les bons de commande, les factures et les formulaires de remboursement de frais de voyage.
Traditionnellement, les formulaires étaient généralement écrits à la main. Toutefois, avec la nécessité d’un environnement sans papier et l’utilisation accrue des PC et de l’internet, il est désormais courant de créer des formulaires électroniquement et de les gérer sous forme de fichiers. De nombreuses entreprises utilisent des tableurs pour créer des formulaires mais cela pose de nombreux problèmes, tels que le temps nécessaire pour créer la mise en page des formulaires et les erreurs de transcription lors de la saisie des données.
L’utilisation d’un outil de création de grands livres permet de concevoir la mise en page d’un grand livre en quelques clics, sans avoir recours à la programmation. De plus, en établissant un lien avec les bases de données et les fichiers CSV, il est possible de saisir les données de manière efficace et sans erreur.
Cela améliore les problèmes liés aux formulaires et réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires au travail. Un autre avantage est qu’avec un générateur de formulaires, vous pouvez créer des formulaires librement et facilement en interne.
Utilisations des outils de création de formulaires
Les outils de création de formulaires sont utilisés pour concevoir des formulaires tels que des factures et des bordereaux de transfert, les lier à des données et les produire dans divers formats de fichiers. Quel que soit le type d’entreprise, toutes les entreprises auront toujours besoin de formulaires. C’est pourquoi les outils de création de formulaires sont utilisés par les entreprises dans tous les domaines.
En fonction de l’utilisation, il est important de choisir entre les fichiers PDF, Excel et HTML pour l’enregistrement, l’impression et d’autres sorties.
Principe des outils de création de formulaires
Un outil de création de feuilles de registre comprend des fonctions telles que la conception des feuilles de registre, la liaison des données et l’édition des feuilles de registre.
1. Conception du formulaire
La conception des formulaires est réalisée simplement en plaçant les éléments nécessaires à l’aide de la souris ; certains outils disposent d’une fonction permettant de concevoir des formulaires en important des formulaires existants à partir de fichiers PDF, Excel, Word, etc.
2. Liens entre les données
Les éléments placés peuvent être liés à des bases de données et à des fichiers CSV, ce qui permet de concevoir des formulaires sans avoir recours à la programmation.
3. Sortie des données
Certains outils peuvent produire des formulaires importés de sources d’entrée liés à des formulaires créés par la conception de formulaires au format PDF, HTML, Excel, etc. et même les joindre à des courriers électroniques ou les envoyer par fax.
Comment choisir un outil de création de formulaires
Lors de la sélection d’un outil de génération de formulaires, les points suivants doivent être pris en compte.
1. Type et la quantité de formulaires
Un outil de génération de formulaires peut avoir des limites quant au type et à la quantité de formulaires qu’il peut traiter. Il est important de comprendre le type et le volume de formulaires requis par votre entreprise et de sélectionner un outil de génération de rapports qui réponde à ces exigences.
2. Intégration avec les sources de données
Les outils de reporting extraient des informations de sources de données telles que des bases de données et des feuilles de calcul et les reflètent dans des formulaires. Par conséquent, il est également nécessaire de vérifier si le lien avec la source de données est harmonieux.
3. Format de sortie et méthode de distribution des formulaires
Les outils de reporting peuvent produire des formulaires dans différents formats, tels que PDF ou Excel, et sélectionner des méthodes de distribution telles que le courrier électronique ou l’impression. Cependant, tous les formats et toutes les méthodes ne sont pas pris en charge.
Il est important de vérifier si les formats de sortie et les méthodes de distribution requis par votre entreprise sont disponibles.
4. Système d’assistance
Même après l’introduction d’un outil de création de formulaires, il est possible que des problèmes surviennent. Dans ce cas, il convient de mettre l’accent sur la possibilité de recevoir une assistance rapide et précise.
Le système d’assistance doit être évalué non seulement par téléphone et par courrier électronique mais aussi par le biais d’un chat en ligne et d’une FAQ.
Autres informations sur les outils de création de formulaires
Fonctions de l’outil de création de formulaires
Les outils de création de formulaires offrent une variété de fonctions pour vous aider à créer des formulaires de manière efficace.
1. Conception des formulaires
La fonction la plus élémentaire est la fonction de création de rapports. Cette fonction crée automatiquement des formulaires en saisissant à chaque fois des informations dans un formulaire préparé à l’avance.
Cette fonction est utile pour les contrats, les factures, etc., où les éléments autres que le montant, l’article, la date, etc. restent identiques.
2. Paramètres du cycle de vie
Une fonction utile pour la gestion des formulaires est la possibilité de définir le cycle de vie d’un formulaire. Cette fonction permet de supprimer après une certaine période, par exemple 10 ans, les factures, les documents comptables, etc. qui ont une durée légale de conservation.
Pour éviter que la capacité du système ne continue à croître, les formulaires peuvent être paramétrés pour être supprimés automatiquement à l’expiration de la période de stockage.
3. Gestion de mon numéro
Des règles strictes pour la protection d’informations personnelles spécifiques (Mon numéro) ont été récemment établies. Certains outils de formulaires disposent de fonctions conformes aux règles de protection de My Number.
4. Intégration OCR
De plus en plus d’outils de préparation de formulaires sont liés à l’OCR. Certains sont dotés d’une fonction permettant de lire les formulaires papier et de les convertir en formulaires électroniques. Cela permet de gérer les factures et autres documents envoyés par les fournisseurs sur support électronique.