¿Qué son los Formularios PDF?
Un formularios PDF es un formulario diseñado mediante un generador de formularios y convertido en un archivo de formato PDF por la función de salida del servidor.
El generador de formularios puede convertir automáticamente todos los formularios, como presupuestos, facturas, albaranes y datos de pago, en archivos PDF en la web. Además, una vez creados los formularios, los datos PDF convertidos pueden enviarse al cliente y puede añadirse información de seguridad, como contraseñas.
Estos procesos también pueden realizarse por lotes, lo que aumenta la eficacia operativa.
Usos de los Formularios PDF
En los últimos años, a medida que se ha promovido la transformación digital (DX), ha avanzado la digitalización de las operaciones de publicación de formularios y se están utilizando formularios PDF.
Antes, la creación, impresión y envío por correo electrónico de los formularios tenía que hacerse de forma independiente, pero la gestión por lotes de los Formularios PDF ha mejorado enormemente la eficiencia de todo el proceso. Dependiendo de la herramienta, se utilizan diversos tipos ricos en gráficos y ligeros con gran velocidad de procesamiento.
Los formularios PDF pueden almacenarse digitalmente, lo que ahorra espacio en comparación con el almacenamiento en papel. También son superiores en cuanto a resistencia a la manipulación y seguridad, ya que los documentos creados en Excel o Word no pueden alterarse al convertirlos a PDF, lo que los hace ideales para el almacenamiento a largo plazo.
En algunos casos, los documentos y datos se convierten a PDF cuando se envían por correo electrónico para garantizar que no puedan ser modificados por el destinatario y que no estén distorsionados o desalineados debido a diferencias en la aplicación utilizada por el destinatario.
Principios de los Formularios PDF
Los formularios PDF son formularios diseñados para ser enviados como datos electrónicos, almacenados en un servidor o enviados y recibidos por correo electrónico. Los datos pueden emitirse como archivos PDF para todo tipo de formularios, como recibos y extractos, que pueden complicarse fácilmente.
En primer lugar, se utiliza una herramienta de creación de hojas de contabilidad para crear un archivo de hoja de contabilidad, que luego se transfiere a un servidor web o a la nube. A continuación, activando la función de salida de informes, el archivo se convierte a formato PDF.
A continuación, los formularios PDF creados se transfieren al PC del cliente, donde pueden almacenarse como datos electrónicos o imprimirse en papel, etc. Además de la transferencia de datos de Formularios PDF, con la herramienta de creación de informes también es posible la salida en línea y la transmisión por correo electrónico y fax.
Más Información sobre Formularios PDF
1. Qué es PDF
PDF (Portable Document Format) es un formato de archivo de documento electrónico portable, desarrollado por Adobe Systems en EE.UU., que permite digitalizar formularios creados en Microsoft Excel, Word, etc. con un diseño casi idéntico al que tendrían impresos en papel.
Los PDF también se utilizan desde una perspectiva “sin papel”, ya que son fáciles de visualizar y almacenar en ordenadores y teléfonos inteligentes.
2. Qué es una hoja de Contabilidad
Los formularios son documentos como facturas, albaranes, hojas de pedido y datos de pago que las empresas y organizaciones necesitan para llevar a cabo su actividad. Se utilizan sobre todo en la correspondencia entre empresas y se tratan como documentos confidenciales porque contienen importes monetarios, documentos oficiales y pistas de aprobación.
Existen diferentes formas de escribir y formatos para los distintos tipos de formularios, que suelen estar especificados por la propia empresa u organización.