資産管理システムとは
資産管理システムとは、保有する様々な資産を一元管理するソフトウェアです。
企業は事業活動を行うために、ソフトウェアライセンスや不動産・車両など、多種多様な資産を保有します。これらの資産を手作業で管理するのは非常に手間がかかり、間違いが発生する原因にもなります。資産管理システムは、そのような課題を解決するために開発されました。
システムを導入することで、誰がどのような状態で使用しているのかを正確に把握できます。情報がデータとして一元管理されるため、資産の過不足や遊休資産の状況も明確になります。これによって無駄なコストの削減や、情報漏洩などのセキュリティリスクの低減にも寄与します。法令遵守の強化にも繋がりうる、効率的で健全な企業経営を支える重要なソフトウェアです。
資産管理システムの使用用途
資産管理システムは、以下のような資産の管理用途で使用されます。
1. IT機器
企業内で使用されるパソコンやスマートフォンといったハードウェア全般が管理対象です。システムを用いることで、各機器のスペックや導入日、使用者などの基本情報を把握できます。またインストールされているソフトウェアの種類やバージョンなどの詳細な情報を自動で収集し、一元的に管理できます。
2. 固定資産
土地・建物・機械設備などの固定資産は、会計処理上、減価償却という手続きが必要になります。しかし資産の数が多いと計算が複雑になりがちです。資産管理システムを導入すると、資産の取得価額や耐用年数といった情報をもとに、減価償却費を自動で計算可能です。経理業務を大幅に効率化できるでしょう。
3. ソフトウェアライセンス
ソフトウェアには、使用許諾条件を定めたライセンス契約が存在します。契約内容を遵守せず、ライセンス数を超えてソフトウェアをインストールしてしまうと、ライセンス違反として多額の損害賠償を請求されるリスクがあります。パソコン内のソフトウェア情報を資産管理システムで自動収集し、ライセンスの過不足を把握することで、意図しないライセンス違反を防げます。