¿Qué es un Sistema de Recepción?
Un sistema de recepción es un sistema que agiliza las operaciones de los visitantes.
Desde un terminal instalado en el mostrador de recepción, se puede llamar y contactar con la persona encargada a través de chat, correo electrónico, aplicaciones o teléfono.
El sistema también tiene funciones como el registro automático de las listas de visitantes, que antes se hacía en papel, por lo que se pueden eliminar las ineficiencias que se producen en la recepción.
En la actualidad, cada vez son más las empresas que instalan mostradores de recepción sin personal como parte de sus medidas de control de infecciones.
Los sistemas de recepción son uno de los sistemas de eficiencia empresarial que se están implantando en un amplio abanico de empresas, desde grandes corporaciones hasta pequeñas y medianas empresas.
Usos de los Sistemas de Recepción
Los sistemas de recepción se utilizan para automatizar las tareas de los recepcionistas, como atender a los visitantes y atender las llamadas telefónicas.
Los sistemas de recepción van desde sistemas que sólo funcionan como recepcionistas hasta sistemas que pueden vincularse a funciones de gestión y reserva de salas de reuniones y herramientas de programación, por lo que deben introducirse en función del uso previsto.
Características de los Sistemas de Recepción
Los sistemas de recepción se caracterizan por su capacidad para agilizar la recepción de visitantes. Los sistemas que pueden vincularse al chat empresarial, correo electrónico, aplicaciones, etc., pueden reducir a cero el número de horas-hombre dedicadas a atender llamadas telefónicas, por lo que son especialmente recomendables para empresas que buscan reducir costes laborales y mejorar la eficiencia operativa.
1. Función de Recepcionista
Utilizando el panel táctil para transferir llamadas al chat empresarial, al teléfono o al correo electrónico, o para emitir un pase de entrada, es posible mejorar la eficiencia del trabajo de recepción y reducir el número de recepcionistas.
En los últimos años, cada vez más empresas han introducido estos sistemas con el objetivo de reducir el número de llamadas telefónicas (eficiencia laboral) enviando notificaciones al correo electrónico o al chat empresarial en lugar de utilizar los teléfonos internos, o para mejorar su imagen como empresa promotora de DX.
2. Función de Recepción de Códigos QR (Recepción sin Contacto)
Mediante el registro previo y la emisión de un código QR específico, los visitantes pueden registrarse simplemente levantando el código QR en la recepción.
Se trata de una función muy popular como medida de seguridad y gestión de riesgos, ya que permite la recepción sin contacto y evita la recepción sin registro previo.
3. Función de Registro de Visitantes
Esta función permite registrar la información personal de los visitantes, como el nombre y apellidos de la empresa, el motivo de la visita, la hora de llegada, la duración de la estancia y otros datos, y generar un informe.
Esta función registra la información de forma automática y precisa y elimina la necesidad de disponer de una lista de visitantes en papel. Esta función es popular desde la perspectiva de la mejora de la eficacia operativa, las medidas de seguridad y las operaciones sin papel, ya que elimina los costes de gestión de las listas de visitantes.