Was ist eine PDF-Software?
PDF-Software ist eine Anwendungssoftware zur Erstellung und Bearbeitung von PDF-Dateien. Heutzutage sind Produkte zum Thema PDF-Software von verschiedenen Herstellern erhältlich.
*PDF: Abkürzung für “Portable Document Format”, ein Dateiformat für elektronische Dokumente, das von Adobe Systems (jetzt Adobe) entwickelt und 2008 von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) standardisiert wurde.
Anwendungen von PDF-Softwares
Die PDF-Software macht die Ausgabe von Dokumenten auf Papier überflüssig und reduziert so den Platzbedarf für die Aufbewahrung umfangreicher Dokumente im Vergleich zu Papier deutlich.
Ab 2022 kann eine PDF-Software auf jedem Computer, Smartphone oder Tablet verwendet werden, unabhängig von Webbrowser oder Betriebssystem, und die PDF-Software ist relativ weit verbreitet.
Es gibt verschiedene Arten von PDF, wie PDF/A für die Langzeitspeicherung, PDF/E für die Technik und PDF/X für den Druck, die ebenfalls Normen für bestimmte Zwecke entsprechen.
Es ist auch möglich, PDFs zu erstellen, die alle Standards für die Barrierefreiheit erfüllen, um die Nutzung für behinderte Benutzer zu erleichtern. Sicherheit ist ein sehr wichtiger Faktor bei der Erstellung von PDFs; aufgrund ihrer relativen Bequemlichkeit werden PDFs auch für offizielle Dokumente verwendet.
Daher muss man sehr vorsichtig sein, was Informationslecks und die Manipulation von Dokumenten angeht. Beispiele für Sicherheit sind der Schutz von Dokumenten mit Passwörtern, die Beleuchtung von Dokumenten mit Public-Key-Zertifikaten (digitale IDs), die Verschlüsselung von Dokumenten mit elektronischen Umschlägen, die Entfernung vertraulicher Informationen und Sicherheitsmaßnahmen auf der Empfängerseite.
Vorteile der PDF-Software
In letzter Zeit ist die Digitalisierung von Dokumenten zu einer Herausforderung bei der Förderung der Telearbeit geworden. Eine der sichersten Maßnahmen zur Lösung dieses Problems ist die Umwandlung von Papierdokumenten in das PDF-Format. Im Folgenden werden drei Vorteile der Verwendung von PDF Editor erläutert.
1. Sie kann Probleme lösen, die bei der Förderung der Telearbeit auftreten
Der Einsatz von PDF-Software kann Probleme lösen, die mit der reibungslosen Kommunikation, der Unabhängigkeit von Software und der Sicherheit zusammenhängen, die zur Förderung der Telearbeit notwendig sind. So können PDFs beispielsweise über die Druckfunktionen von Microsoft Word und anderen Anwendungen mit Hilfe eines virtuellen Druckers erstellt werden, was äußerst bequem ist und die schnellstmögliche Erstellung von Dokumenten ermöglicht; außerdem können PDFs gemeinsam bearbeitet werden.
Außerdem ermöglicht es eine reibungslose Kommunikation und ist softwareunabhängig, so dass PDFs von jedem beliebigen Ort mit einem PDF-Reader angezeigt und gedruckt werden können.
2. Wirksame Sicherheitsmaßnahmen
PDFs können mit einer Vielzahl von Sicherheitseinstellungen versehen werden: Da PDFs relativ leicht verbreitet und eingesehen werden können, ist es notwendig, die Anzeige, Änderung, das Kopieren und Drucken wichtiger Dokumente einzuschränken.
Durch diese Einstellungen und die Einschränkung unbeabsichtigter Betrachter können wichtige vertrauliche Informationen geschützt werden. Darüber hinaus können PDFs auch digital signiert werden, was einen Mechanismus zum Schutz vor Manipulationen beinhaltet.
3. Vorhandene Dokumente können in PDF konvertiert werden
PDF kann vorhandene papierbasierte Dokumente einfach in PDF umwandeln. Zunächst wird die Scanfunktion der Druckmaschine verwendet, um die Dokumentdaten abzubilden, und dann wird die OCR-Funktion (optische Zeichenerkennung) der PDF-Software verwendet, um Textinformationen aus den Bilddaten zu extrahieren. Diese beiden Schritte ermöglichen eine Zeichensuche und eine vergleichende Bearbeitung.
Es wird erwartet, dass die oben genannten Vorteile in Kombination mit PDF-Software Cloud Computing noch effektiver sind und von Softwareentwicklern heutzutage empfohlen werden.
Auswahl einer PDF-Software
Bei der Auswahl von PDF-Software ist es wichtig zu berücksichtigen, wie Sie PDF-Dateien bearbeiten möchten. Wenn Sie beispielsweise PDF-Dateien innerhalb Ihres Unternehmens gemeinsam nutzen und bearbeiten möchten, sollten Sie ein Produkt mit Funktionen für die gemeinsame Bearbeitung wählen.
Es ist auch wichtig zu wissen, ob Sie PDF-Dateien direkt bearbeiten können. Das ist wichtig, denn auch wenn Sie versuchen, Ihre Arbeit effizienter zu gestalten, können Sie auf Probleme stoßen, z. B. können Sie keine Bilder in ein PDF einfügen oder keinen Text direkt eingeben.
Außerdem fügen einige Produkte, die als empfehlenswerte PDF-Bearbeitungssoftware vermarktet werden, nur neuen Text hinzu, so dass es immer ratsam ist, zu vergleichen und zu prüfen, was die Software tatsächlich kann, einschließlich der Details ihrer Funktionalität.
Ein letzter Punkt ist die Frage, ob ein Passwortschutz und OCR-Funktionen enthalten sind oder nicht. Die Passwortschutzfunktion verschlüsselt und autorisiert PDF-Dateien. Diese Funktion verringert das Risiko des Informationsabflusses an Dritte.
Und mit der OCR-Funktion können per Fax empfangene Dokumente oder in Bilder umgewandelte PDFs als PDF-Dateien bearbeitet werden. Diese Funktion ermöglicht es, Dokumente, die beispielsweise per E-Mail verschickt werden, als PDF-Dateien zu bearbeiten.
Weitere Informationen zur PDF-Software
1. Preis der PDF-Software
Der Preis für PDF-Software hängt davon ab, ob es sich um eine Online- oder eine herunterladbare Version handelt. Online-Versionen werden in der Regel auf monatlicher Basis bezahlt.
Bei den herunterladbaren Versionen hingegen wird die Software auf einen Computer heruntergeladen und im Allgemeinen nach Verbrauch bezahlt. Die Preise variieren, im Vergleich zu monatlichen Zahlungsmodalitäten und sind je nach den empfohlenen Funktionen sehr unterschiedlich.
2. Funktionen der PDF-Software
Zu den Funktionen von PDF-Editoren gehören vor allem Bearbeitungsfunktionen zum Ändern von Text in PDFs und zum Zusammenführen von PDF-Dateien. Darüber hinaus verfügen einige PDF-Software-Produkte über eine Vielzahl zusätzlicher empfohlener Funktionen. Zum Beispiel die Möglichkeit, PDFs zu teilen, das PDF selbst zu komprimieren oder PDFs neu anzuordnen oder zu ersetzen.
Das Teilen von PDFs ist oft eine Standardfunktion. Wenn jedoch das PDF selbst komprimiert werden soll, muss das PDF-Volumen mit einer speziellen PDF-Komprimierungsfunktion komprimiert werden.
Bei der Konvertierung in das gängige ZIP-Format ist es zwar möglich, das PDF ohne spezielle Software zu komprimieren, aber bei dieser Methode wird die Kapazität des PDFs selbst nicht komprimiert. Außerdem können viele PDF-Softwares zwar PDFs kompilieren, aber nicht neu anordnen oder ersetzen, so dass die Möglichkeit, die Reihenfolge der PDFs zu ändern, den Komfort erhöht.
3. Cloud-basierte Nutzung von PDF-Software
Wie bereits erwähnt, nimmt die Nutzung von PDF-Software für Telearbeit im Zuge der jüngsten Förderung von Telearbeit zu, auch als Maßnahme gegen Corona. Eine der Herausforderungen für Telearbeiter ist die Verbesserung des Komforts beim Zugriff auf das LAN oder die Serverumgebung des Unternehmens und die Gewährleistung der Sicherheit bei der Nutzung der Software.
Der Grund dafür ist, dass die Cloud es ermöglicht, Software in einer sicheren Umgebung überall zu nutzen, solange es eine Webverbindung gibt, unabhängig von der äußeren Umgebung, wie z. B. Geräten oder der Internetumgebung. Mit anderen Worten: Der Wechsel zu cloudbasierter PDF-Software ist einer der Trends bei der Bereitstellung von Softwarediensten im Allgemeinen.
Daher gibt es neuerdings PDF-Softwareprodukte, die die Cloud nutzen, um PDFs nicht nur mit einem Browser anzuzeigen, ohne dass eine Software auf dem Gerät installiert werden muss, sondern auch um PDFs zu erstellen, zu bearbeiten, zu OCR und freizugeben, um ihre Nutzbarkeit für Telearbeiter zu verbessern.
4. Über das PDF-SDK
Neben dem Cloud Computing ist ein weiterer Trend im Bereich der PDF-Software das PDF SDK, das für Software Development Kit (SDK) steht und als Software Development Kit verwendet wird, wenn PDF-Software in Web-Software oder Unternehmens-Tools eingebettet werden soll.
Das PDF SDK bietet als Software Development Kit eine breite Palette von Funktionen, darunter Plug-in-Funktionen (Funktionserweiterung), Funktionen zur Steuerung von PDF in der Kommunikation zwischen externer Software, Unterstützung für Skripte wie Java, Signaturen, Suche und Anmerkungen sowie Funktionen zur Einbettung der PDF-Bearbeitung in eigene Software. Anwendungsbibliotheken und Beispielcode stehen zur Nutzung zur Verfügung.
Wie bereits erwähnt, sind die jüngsten Empfehlungen von Softwareentwicklern für PDF-Software PDF SDKs und Cloud-fähige Versionen.