¿Qué es una Herramienta de Creación de Informes?
Una herramienta de creación de informes es una aplicación informática diseñada para agilizar la confección de diversos tipos de formularios, tales como órdenes de compra, facturas y solicitudes de reembolso de gastos de viaje.
En tiempos pasados, los formularios en papel requerían ser cumplimentados manualmente; sin embargo, en consonancia con la tendencia hacia un entorno libre de papel y la creciente adopción de ordenadores personales e Internet, actualmente es común la creación electrónica de formularios, gestionados en formato digital. Aunque muchas empresas recurren a programas de hojas de cálculo para la confección de formularios, este enfoque puede conllevar desafíos, como el tiempo invertido en diseñar la estructura de los formularios y los errores de entrada de datos durante la transcripción.
Mediante una herramienta de creación de informes, la elaboración de un formulario, como por ejemplo una hoja de contabilidad, puede completarse con unos pocos clics, prescindiendo de la necesidad de conocimientos en programación. Además, estas herramientas son capaces de conectarse con bases de datos y archivos en formato CSV, lo que facilita la introducción de datos de manera efectiva y sin errores.
Esto mejora los problemas relacionados con los formularios y reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para el trabajo. Otra ventaja es que, con un generador de formularios, se pueden crear formularios de forma libre y sencilla en la propia empresa.
Usos de las Herramientas de Creación de Informes
Las herramientas de creación de informe se utilizan para diseñar formularios como facturas y albaranes de transferencia, vincularlos a datos y darles salida en diversos formatos de archivo. Independientemente del tipo de empresa, todas las empresas siempre necesitarán formularios. Por ello, las herramientas de creación de informe son utilizadas por empresas de todos los ámbitos empresariales.
Dependiendo de la aplicación, es importante elegir entre archivos PDF, Excel y HTML para guardar, imprimir y otras salidas.
Principios de las Herramientas de Creación de Informes
Una herramienta de creación de informe consta de funciones como el diseño de la hoja de contabilidad, la vinculación de datos y la salida de la hoja de contabilidad.
1. Diseño de Informes
El diseño de formularios puede completarse simplemente colocando los elementos necesarios con el ratón; algunas herramientas disponen de una función para diseñar formularios importando formularios existentes de PDF, Excel, Word, etc.
2. Vinculación de Datos
Los elementos colocados pueden vincularse a bases de datos y archivos CSV, lo que permite diseñar formularios sin necesidad de programación.
3. Salida de Datos
Algunas herramientas pueden dar salida a formularios importados de fuentes de entrada vinculadas a formularios creados mediante diseño de formularios en PDF, HTML, Excel, etc., e incluso adjuntarlos a correos electrónicos o enviarlos por fax.
¿Cómo Elegir una Herramientas de Creación de Informes?
A la hora de elegir una herramienta de elaboración de informes, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos
1. Tipo y la Cantidad de Formularios
Una herramienta de creación de informe puede tener limitaciones en cuanto al tipo y la cantidad de formularios que puede manejar. Es importante conocer el tipo y el volumen de formularios que necesita su empresa y seleccionar una herramienta de generación de informes que cumpla estos requisitos. 2. integración con las fuentes de datos
2. Integración con Fuentes de Datos
Las herramientas de creación de informe extraen información de fuentes de datos como bases de datos y hojas de cálculo y la reflejan en formularios. Por lo tanto, también es necesario comprobar si la vinculación con la fuente de datos es fluida.
3. Formato de Salida y Método de Distribución de los Formularios
Las herramientas de creación de informe pueden dar salida a los formularios en diversos formatos, como PDF o Excel, y seleccionar métodos de distribución como el correo electrónico o la impresión. Sin embargo, no todos los formatos y métodos son compatibles.
Es importante comprobar si los formatos de salida y métodos de distribución requeridos por su empresa están disponibles.
4. Sistema de Soporte
Incluso después de la introducción de una herramienta de creación de informe, existe la posibilidad de que se produzcan problemas o fallos. En tales casos, también se debe hacer hincapié en la capacidad de recibir asistencia rápida y precisa.
El sistema de soporte debe evaluarse no sólo por teléfono y correo electrónico, sino también a través del chat en línea y las preguntas frecuentes.
Más Información sobre las Herramientas de Creación de Informes
Funciones de las Herramientas de Creación de Informes
Las herramientas de creación de informe ofrecen una serie de funciones que le ayudarán a crear formularios de forma eficiente.
1. Diseño de Formularios
La función más básica es la de creación de informes. Esta función crea automáticamente formularios introduciendo cada vez la información en un formulario preparado previamente.
Esta función es útil para contratos, facturas, etc., en los que los elementos distintos del importe, el artículo, la fecha, etc., no varían.
2. Configuración del Ciclo de Vida
Una función útil para la gestión de formularios es la posibilidad de establecer el ciclo de vida de un formulario. Esta función permite que las facturas, documentos contables, etc., que tienen un periodo de conservación legal, se eliminen después de un determinado periodo, como por ejemplo 10 años.
Para evitar que la capacidad del sistema siga creciendo, los formularios pueden configurarse para que se borren automáticamente una vez transcurrido el periodo de conservación.
3. Gestión de mi Número
Recientemente se han establecido normas estrictas para la protección de información personal específica (My Number). Algunas herramientas de creación de informe disponen de funciones que cumplen las normas de protección de Mi número.
4. Integración del OCR
Cada vez más herramientas de creación de informe están vinculadas al OCR, y algunas están equipadas con una función para leer formularios en papel y convertirlos en formularios electrónicos. Esto permite gestionar las facturas y otros documentos enviados por los proveedores en soporte electrónico.