Was ist ein elektronisches Formular?
Elektronische Formulare sind gescannte und digitalisierte Formulare, die in Word oder Excel auf einem PC erstellt wurden, oder Papierformulare, und sind eine rechtsgültige Methode zur Aufbewahrung von Dokumenten.
Durch die Abschaffung von Papierformularen wird nicht nur der für die Aufbewahrung benötigte Platz reduziert, sondern auch die Umweltressource Papier geschont und die Kosten für Druck und Stempel können gesenkt werden. Unternehmen können ihre betriebliche Effizienz auch durch die Einführung elektronischer Formulare verbessern.
Durch die Umstellung der Formulare von Papier auf elektronische Daten sind die Unternehmen auch besser gegen das Risiko von Datenverlusten aufgrund von Naturkatastrophen gewappnet.
Anwendungen elektronischer Formulare
Elektronische Formulare dienen der Digitalisierung der Bücher, in denen die Geschäftsvorgänge eines Unternehmens aufgezeichnet werden, und der Belege, die diese Vorgänge objektiv bescheinigen, und ersetzen damit die Papierformulare.
Sie werden von vielen Unternehmen vor allem in der Buchhaltung eingesetzt und umfassen die folgenden Anwendungsfälle:
1. Erstellung und Verwaltung von Berichten
Außendienstberichte und Verkaufsberichte werden von Smartphones, Tablets und anderen Endgeräten aus eingegeben und versendet, um die Effizienz zu steigern und Informationen zu teilen.
2. Verwaltung von Bestellformularen
Es ist nicht ungewöhnlich, dass Einzelhändler mehrere hundert Bestellungen pro Tag per Fax erhalten. Die Faxe werden mit einem System für elektronische Formulare verbunden und elektronisch gespeichert, um Speicherplatz zu sparen und die Suche zu erleichtern.
3. Genehmigung und Verwaltung von Genehmigungsformularen
Nicht nur die Erstellung der Genehmigungsformulare wird digitalisiert, sondern auch der Genehmigungszyklus wird in einen Workflow eingebunden, so dass der Fortschritt überprüft werden kann. Die Informationen können auch leicht innerhalb des Unternehmens ausgetauscht werden.
Funktionsweise der elektronischen Formulare
Elektronische Formulare sind digitalisierte Versionen von zuvor papierbasierten Büchern und Belegen. Sie werden zum Beispiel in Formaten wie Excel, Word und PDF erstellt und gespeichert.
Eine andere Art elektronischer Formulare sind Daten aus Papierdokumenten, die gescannt und in PDF oder andere Bilddaten umgewandelt wurden. Zeitstempel werden verwendet, um Manipulationen zu verhindern und um zu beweisen, wann die Daten existierten.
Wenn ein elektronisches Formular zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einem Zeitstempel versehen wird, kann damit nachgewiesen werden, dass es seither nicht mehr geändert worden ist.
Auswahl eines Systems für elektronische Formulare
Bei der Auswahl eines Systems für elektronische Formulare sollten die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
1. Klärung des Arbeitsumfangs
Elektronische Formulare verfügen über Funktionen zur Erstellung, Verteilung, Speicherung und Verwaltung, aber nicht alle Funktionen sind verfügbar. Es ist wichtig, ein System mit den erforderlichen Funktionen entsprechend dem Umfang Ihres Unternehmens und Ihren Bedürfnissen auszuwählen.
2. Rücksicht auf die Belastung der Benutzer
Bei der Einführung eines Systems für elektronische Formulare ist es wünschenswert, die Belastung der (internen und externen) Benutzer so weit wie möglich zu reduzieren. Beispiele hierfür sind eine gut bedienbare und übersichtliche Schnittstelle sowie eine Ausgabemethode, die mit einer Vielzahl von Endgeräten und Formaten kompatibel ist.
3. Aspekte der Sicherheitsverwaltung
Da in elektronischen Formularen häufig persönliche und vertrauliche Informationen verarbeitet werden, sind Sicherheitsmaßnahmen unerlässlich. Neben grundlegenden Funktionen wie Datenverschlüsselung und Zugangsbeschränkungen ist es notwendig, ein System auszuwählen, das die Einhaltung von Rechtsvorschriften und internen Kontrollen berücksichtigt.
4. Umfang der Unterstützung
Elektronische Formulare können auch nach der Installation Wartung und Fehlerbehebung erfordern. Es ist daher wichtig, das Supportsystem und das Serviceniveau zu prüfen.
Weitere Informationen zu elektronischen Formularen
1. Hauptfunktionen von Systemen für elektronische Formulare
Formularvorbereitungsfunktion
Diese Funktion entwirft das Layout und die Positionen von Hauptbuchblättern. Mit Hilfe von Gestaltungswerkzeugen und Vorlagen können Sie Formulare frei erstellen.
Funktion zur Verteilung von Berichten
Diese Funktion dient der Verteilung von Formulardaten an andere Parteien. Die Formulare können als Dateien an E-Mails angehängt oder mit einer URL heruntergeladen werden.
Berichtsverwaltungsfunktion
Mit dieser Funktion werden Formulardaten zentral verwaltet. Es ist möglich, nach Schlüsselwörtern und Bedingungen zu suchen und den Browser- und Änderungsverlauf zu überprüfen.
Sicherheitsfunktionen
Funktionen zur Verhinderung von Fälschungen oder des Abflusses von Formulardaten. Es stehen Mechanismen wie Benutzerauthentifizierung, Sperren und Zeitstempel zur Verfügung.
2. Was sind Gesetze über die elektronische Buchführung?
Die Gesetze über die elektronische Buchführung sind ein Gesetz über die elektronische Aufbewahrung von Formularen. Zuvor mussten die nationalen Steuerunterlagen in Papierform aufbewahrt werden.
Die Gesetze über die elektronische Buchführung erlauben jedoch die Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form.
Es gibt viele weitere Dokumente, die unter die Gesetze über die elektronische Buchführung fallen, aber es ist zu beachten, dass Dokumente, die nicht unter die Gesetze über die elektronische Buchführung fallen, nicht elektronisch gespeichert werden können.