¿Qué son los Precintos Electrónicos?
Los precintos electrónicos son programas informáticos y herramientas para estampar datos electrónicos en lugar de firmas y sellos manuscritos tradicionales. Las firmas electrónicas están siendo reconocidas legalmente a medida que avanza la sociedad sin papel, y los sellos electrónicos se utilizan cada vez más en los contratos comerciales.
Por otro lado, los precintos electrónicos conllevan el riesgo de que hayan sido sellados por alguien que no sea el responsable de la toma de decisiones o las personas autorizadas por éste para sellar en su nombre, o que los propios datos electrónicos hayan sido manipulados. Por lo tanto, es necesario adoptar medidas de seguridad y antimanipulación a la hora de utilizar el sistema. Ejemplos de estas medidas son la función de autenticación cuando se utiliza un precinto electrónico, el registro de la información de identificación de la imagen sellada y la adición de un sello de tiempo. Para que un documento sellado con precintos electrónicos tenga validez oficial, debe ser sometido a un proceso que garantice su legitimidad, como la imposición de una marca de tiempo en un plazo de dos meses.
¿Cómo Crear Precintos Electrónicos?
Se puede crear un precinto electrónico para cada archivo de documento, como un archivo word o pdf, y dependiendo del tipo de archivo, se puede estampar un sello electrónico sin necesidad de un software especial.
Archivos Word
Los precintos electrónicos pueden crearse utilizando la herramienta de creación gráfica de Microsoft Office Word. Para ello, se crea un óvalo vertical, se deja sin rellenar y, a continuación, se inserta el nombre del vehículo de sellado en el centro. Aunque es muy fácil de crear, no se utiliza en situaciones públicas debido a una serie de problemas de seguridad, como el hecho de que puede crearlo cualquiera y, por tanto, puede ser fácilmente manipulado o sellado por alguien que no sea la persona que lo ha creado.
Archivos PDF
Adobe Acrobat Reader, que lee archivos PDF, tiene una función de precintos electrónicos. Esta función es más segura que los precintos electrónicos creados con herramientas gráficas para archivos Word, pero aún quedan cuestiones por resolver, como si pueden ser a prueba de manipulaciones.
Seguridad de los Precintos Electrónicos
Los precintos electrónicos plantean desafíos en términos de manipulación y uso no autorizado. Existe la preocupación de determinar si un precinto ha sido sellado por la persona adecuada o si ha sido falsificado. Incluso cuando un sello está estampado físicamente en papel, existe el riesgo de falsificación si alguien adquiere el mismo sello que el aprobado. Sin embargo, los sellos físicos en papel ya son ampliamente reconocidos y utilizados en todo el mundo.
Por otro lado, los precintos electrónicos son una introducción más reciente y aún no han sido completamente aceptados a nivel mundial. Por lo tanto, es fundamental que sean seguros y a prueba de manipulaciones.
Un ejemplo de esto son los precintos electrónicos creados utilizando herramientas gráficas para archivos de Word o mediante la digitalización de imágenes de precintos físicos. Estos métodos pueden ser fácilmente manipulados o utilizados por terceros. Para evitar la incertidumbre acerca de quién ha realizado el sellado del precinto, se ha desarrollado un método que incorpora una función de autenticación en los precintos electrónicos. Además, se utiliza un sistema que permite almacenar información de identificación para cada registro de sellado.
Al incorporar una función de autenticación y una identificación única en los precintos electrónicos, se logra registrar quién realizó el sellado y cuándo, lo que impide la suplantación de identidad. También se evita el uso de imágenes del sello mediante una función de protección contra copias. De esta manera, se garantiza la integridad y la autenticidad de los precintos electrónicos, asegurando que solo sean utilizados por las personas autorizadas y previniendo posibles manipulaciones.
Prevención de la Manipulación de los Precintos Electrónicos
Otra forma de evitar la manipulación de los precintos electrónicos es utilizar un sello de fecha y hora. Si al sellar un precinto electrónico también se registra una marca de tiempo, al menos es posible demostrar que los datos electrónicos existían realmente en el momento del sellado y que el contenido de los datos electrónicos existentes fue comprobado y sellado por el responsable de la toma de decisiones.
A veces también se exigen sellos de tiempo para garantizar legalmente la validez de un precinto electrónico. Por ejemplo, en virtud de la Ley de Contabilidad Electrónica, se requiere un sello de tiempo inferior a dos meses cuando se utiliza un precinto electrónico en un soporte que no conserva ningún historial para validar los datos electrónicos. Se espera que el uso de precintos electrónicos siga aumentando en consonancia con la tendencia a prescindir del papel, pero desde la perspectiva de la prevención de la manipulación, también se requerirán las funciones de autenticación, información de identificación y sellado de tiempo de los precintos electrónicos.