Was ist ein papierloses System?
Ein papierloses System hat, wie das Wort „papierlos“ schon sagt, eine wörtliche Bedeutung und bezieht sich auf Systeme, die darauf abzielen, Papier zu reduzieren.
Zu diesen Systemen gehören Konferenzsysteme, Dokumentenmanagementsysteme, Online-Speicher, Tabellenkalkulationssoftware und Software für elektronische Verträge.
Traditionell wurde für einige Verträge und Verfahren Papier verwendet, aber die Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnologie und Maßnahmen zur Bewältigung von Umweltproblemen haben die Reduzierung von Papier gefördert.
In Japan wurden z. B. papierlose Systeme von Regierungen und anderen Unternehmen eingeführt. Das folgende papierlose Konferenzsystem ist ein Beispiel dafür.
Was ist ein papierloses Konferenzsystem?
Ein papierloses Konferenzsystem ist ein Konferenzsystem, das es ermöglicht, Dokumente auf einem PC oder Tablet zu betrachten und in Echtzeit zu überprüfen, indem Papier und andere Dokumente digitalisiert werden.
Dieses System bietet Vorteile wie einen geringeren Papierverbrauch, verbesserte Zeiteffizienz und weniger Informationsverluste.
Im Gegensatz zur E-Mail können selbst streng vertrauliche Dokumente im Voraus ausgetauscht werden, die Teilnehmer sind nicht an ihren Standort gebunden und die Dokumente können während der Sitzung überarbeitet werden.
Einführung eines papierlosen Systems
In den letzten Jahren hat die durch das neue Coronavirus verursachte Situation zu einer Diversifizierung der Arbeitsweisen und einer Zunahme elektronischer Transaktionen außerhalb des Büros geführt.
Daher ermöglicht die Einführung eines papierlosen Systems eine Arbeitsweise, die nicht an den Arbeitsplatz gebunden ist und auch den Umweltaspekten der Papierreduzierung Rechnung trägt.
Andererseits gibt es einige Dinge, die vor der Einführung geprüft werden müssen wie rechtliche Vorgaben z. B. im Hinblick auf die Speicherung von Dokumenten wie Verträge und Quittungen als elektronische Daten.
Und das Verständnis des Nutzers ist für die Einführung eines papierlosen Systems unerlässlich. So ist die Gesellschaft in den letzten Jahren immer älter geworden, und es ist notwendig, die Abneigung gegen IT-Werkzeuge abzubauen und den Menschen IT-Kenntnisse für den Umgang mit elektronischen Dokumenten zu vermitteln.
Es ist auch notwendig, die zu digitalisierenden Dokumente auszuwählen und zu entscheiden, welche Art von Verfahren angewandt werden soll.
Darüber hinaus müssen Sie sich auf die Aufbewahrungsfrist für elektronische Dokumente einigen und festlegen, wie diese in Ordnern gespeichert werden sollen.
Denn wenn Sie blindlings alle Dokumente scannen und digitalisieren, wird Ihr Server überlastet sein und Sie werden die benötigten Dokumente nicht finden können, wenn Sie keine klare Aufbewahrungsfrist und -methode haben.
Wenn Sie diese Punkte beachten, ist eine reibungslose Umsetzung gewährleistet.
Auswahl eines papierlosen Systems
Papierlose Systeme bieten viele Möglichkeiten papierlos zu arbeiten, z. B. Tools für die gemeinsame Nutzung von Informationen, Web-Konferenzsysteme und Software für elektronische Unterschriften.
Es ist daher wichtig, die Funktionen auszuwählen, die Sie benötigen, und sie entsprechend Ihren Zielen einzuführen.
So kann es beispielsweise zu Problemen kommen, wenn eine Software für elektronische Signaturen eingeführt wird, die keine Zeitstempelfunktion enthält oder wenn die Software nicht kompatibel ist.
Wichtig ist auch, dass das eingeführte papierlose System auf dem verwendeten Gerät genutzt werden kann. Wenn das System unterwegs genutzt werden soll, muss geprüft werden, ob es auch auf Tablets und Smartphones verwendet werden kann.
Auch die Bedienbarkeit, das Vorhandensein von Sicherheitsmaßnahmen und der Support nach der Einführung sind zu prüfen.
Vorteile
Zu den Vorteilen papierloser Systeme gehören die Verbesserung der betrieblichen Effizienz, die Senkung der Kosten, die Verringerung der Sicherheitsrisiken und die Vermeidung des Verfalls von Dokumenten.
Bei herkömmlichen papierbasierten Dokumenten treten im Laufe der Zeit Probleme auf, wie z. B. verminderte Lesbarkeit und Ausreißen von Dokumenten. Außerdem erhöhen sich die Sicherheitsrisiken, da sie von jedermann eingesehen werden können und die zunehmende Menge an Dokumenten belastet die Lagereinrichtungen.
Ein papierloses System löst diese Probleme und erleichtert das Auffinden der benötigten Dokumente aus einer großen Anzahl von Dokumenten.
Nachteile
Zu den Nachteilen von papierlosen Systemen gehören die Einführungskosten und Probleme, die durch Systemausfälle verursacht werden.
Zu den Einführungskosten gehören die Kosten für das System selbst, die Endgeräte und die Arbeitskosten. In manchen Fällen kommen noch die Kosten für den Server hinzu.
Zweitens gibt es das Problem des Systemausfalls: Wenn es ein Problem mit dem Server oder dem System selbst gibt, kann das Tool vorübergehend nicht verfügbar sein. Daher ist es wichtig, regelmäßig Sicherungskopien zu erstellen.
Funktionsweise des papierlosen Systems
Papierlose Systeme werden in der Regel als Online-Dienste oder -Anwendungen verkauft, bei denen die Informationen auf einem Server o. ä. gespeichert werden, indem die Informationen zur gemeinsamen Nutzung gesendet werden. Dies bedeutet, dass Informationen auch dann gemeinsam genutzt werden können, wenn sich die Benutzer mit Zugriffsrechten nicht am selben Ort befinden.
Darüber hinaus können herkömmliche Dokumente in ein papierloses System importiert werden, indem ein Scanner oder ein anderes Mittel zur Digitalisierung des Papiers verwendet wird.
Papierlose Systeme werden auch von Regierungen und lokalen Behörden eingesetzt, um den Zugang zu Verwaltungsdiensten über PCs und das Internet zu ermöglichen. Sie nutzen hauptsächlich papierlose Systeme für Verwaltungsdienstleistungen wie Verwaltungsverfahren, Steuerzahlungen und die Bestätigung von Verwaltungsinformationen.
Bisher mussten die Bürger, um Verwaltungsdienstleistungen in Anspruch nehmen zu können, Papierdokumente per Post verschicken oder einen Schalter aufsuchen, um die Verfahren abzuschließen. Zunehmend ist es nun jedoch möglich, elektronische Dokumente von zu Hause oder vom Arbeitsplatz aus einzureichen.